Binnen onze organisatie zijn we bezig met het verbeteren van ons documentbeheer in Zenya. Op dit moment merken we dat dit zowel aan de voor- als achterkant nog niet optimaal is ingericht.
Om hier een goede slag in te maken, willen we graag een totaaloverzicht krijgen van alle documenten (bijvoorbeeld concepten, gepubliceerde documenten en verlopen documenten). Deze overzichten kunnen we op dit moment al afzonderlijk uitdraaien.
Waar we tegenaan lopen, is dat we hierin niet kunnen terugzien wanneer een document voor het laatst is goedgekeurd. Juist deze informatie is voor ons belangrijk om goed inzicht te krijgen in de actualiteit van documenten.
Daarnaast merken we dat in sommige gevallen de oorspronkelijke documentschrijvers niet meer werkzaam zijn binnen de organisatie. Hierdoor is het lastig om goed inzicht te krijgen in de huidige status en het eigenaarschap van documenten, terwijl deze wel in Zenya blijven staan.
Onze vraag is daarom:
Is het mogelijk om in Zenya een overzicht of rapportage te genereren waarin zowel de documentstatus (concept, gepubliceerd, verlopen) als de datum van laatste goedkeuring zichtbaar is?
Of is er een andere manier om deze informatie efficiënt te verkrijgen?
Dit omdat het handmatig controleren per document niet werkbaar is (het gaat om meer dan 1.000 documenten).
Alvast bedankt voor het meedenken!
