Wat bedoel je met ‘ongeldige documentbeheerders’?

Wij krijgen onderstaand type e-mails binnen. Omdat het er veel zijn, ontvangen we per document een e-mail en dit wekelijks. Welliswaar in de spam folder maar daarin komen ook nog andere belangrijke meldingen dus wij houden dit toch in de gaten.

Van: iProva <iProva_noreply@azvesalius.be>
Verzonden: maandag 30 maart 2020 4:38
Aan: Onderwerp: iDocument - Voor document 'Schoonmaakprogramma 06 - schoonmaak verblijven dokters op C-01' zijn ongeldige documentbeheerders geconstateerd.

Documenten zonder documentbeheerder kun je eenvoudig opsporen met een rapport of geavanceerde zoekvraag met alle document waarbij documentbeheerder niet gevuld is.

Voor documentbeheerders die geen rechten hebben heb ik geen paskklare oplossing. Wellicht kun je aan een document waar het speelt zien wat deze situatie heeft veroorzaakt (is een gebruiker verwijderd, zijn de rechten aangepast, oid) en op basis daarvan bepalen waar het nog meer kan spelen. Ook is het wellicht mogelijk de oorzaak aan te passen, bijvoorbeeld door altijd eerst verantwoordelijkheden toe te wijzen aan andere gebruiker voordat je een gebruiker verwijdert.

Ik heb hetzelfde probleem voor.

De laatste tijd krijg ik redelijk wat meldingen binnen dat er documentbeheerders niet staan aangeduid.  Als je in de kolom documentbeheerder gaat kijken dan staat er iemand aangeduid.  Echter als je het document open klikt, dan zie je een naam staan in het lichtgrijs.  Als je dan verder klikt dan is deze blanco.  Hoe kan dit?  En hoe kan ik makkelijk deze blanco’s opzoeken?  Ik heb nu een geavanceerde zoekopdracht opgemaakt met ‘documentbeheerders is niet ingevuld’.  Maar ik vind 0 documenten.

Met vriendelijke groetjes,

Anne-Sophie

Hallo @Anne-Sophie 

Als je bij de documentenmap aan het overzicht de kolom “Documentbeheerders” toevoegt en vervolgens filtering op kolom aanzet, dan zou je moeten kunnen filteren op de uitgegrijsde gebruiker.

Als je de naam van de uitgegrijsde gebruiker kent dan zou je een rapport “lijst van documenten” kunnen toevoegen waarbij je filtert op “documentbeheerder = enaam uitgegrijsde gebruiker]

Dag Cindy 

Bedankt voor je antwoord.

Kan dit via een geavanceerde zoekvraag?  Ik zou dit willen nazien voor al onze documenten en dat zijn er 8000.

Dank je,

Anne-Sophie

Hoi Anne-Sophie,

Je kunt een zoekvraag maken die alle documenten als resultaat heeft, bijvoorbeeld ‘Datum aangemaakt’ is gevuld.

Daarna kun je dan een filter de kolom ‘Documentbeheerders’ toepassen in de lijst, daar kun je dan de grijze gebruikers kiezen.

Beste Inge

Dank voor uw antwoord.  Deze dekt echter niet volledig de lading.

Ik vind met uw voorgestelde zoekopdracht slechts enkele ‘grijze poppetjes’ terug maw documentbeheerders die niet meer actief zijn in ons ziekenhuis.  Mijn zoekresultaat is slechts 23  van de 8000 documenten.  Dit lijkt me weinig.

Daarenboven had ik de vraag gesteld om te weten te komen of ik de ‘ongeldige documentbeheerders’ kan filteren, de niet ingevulde documentbeheerders als het ware, zoals hierboven omschreven: “Als je in de kolom documentbeheerder gaat kijken dan staat er iemand aangeduid.  Echter als je het document open klikt, dan zie je een naam staan in het lichtgrijs.  Als je dan verder klikt dan is deze blanco.  Hoe kan dit?  En hoe kan ik makkelijk deze blanco’s opzoeken?  Ik heb nu een geavanceerde zoekopdracht opgemaakt met ‘documentbeheerders is niet ingevuld’.  Maar ik vind 0 documenten.”

Alvast dank,

Mvg

Anne-Sophie

Hoi Anne-Sophie,

Blanco's opsporen gaat niet omdat de gebruiker dan niet meer is ingevuld en je daar dus ook niet meer op kunt selecteren.

Wanneer er een grijze gebruikers is ingesteld bij een document als documentbeheerder en je gaat de documentbeheerders wijzigen, dan wordt deze ongeldige beheerder automatisch weggehaald. Dat is bewust zo gemaakt.

Wordt er vanuit Zenya ook een melding verstuurd aan de gatekeeper wanneer er iemand documentbeheerder is van een document maar deze rechten zijn verwijderd op de map?

De gatekeeper geeft namelijk aan dat deze niet worden verstuurd, maar ik weet ook niet waar ik dit zou kunnen terug vinden. 

Kan ik ergens e-mails die vanuit Zenya worden verstuurd terug zien?

​@svdwal 

De gatekeeper krijgt pas mail als er geen enkele geldige documentbeheerder meer is ingesteld op een document. Dus als er 2 documentbeheerders op een document staan en 1 ervan wordt verwijderd uit de rechtenstructuur (of het account wordt volledig verwijderd), dan krijgt de gatekeeper geen mail.

En nee, Zenya heeft geen Verzonden e-mail overzicht.
Tegelijk merk ik op dat het bericht aan de gatekeeper niet afhankelijk is van abonnement instellingen van de gatekeeper.
Wat tevens een punt van aandacht kan zijn: is er een mailadres ingesteld bij het gatekeeper account en zo ja, wie heeft toegang tot die mailbox? Ik zie wel eens dat er een algemeen gatekeeper account met een gedeelde mailbox wordt gebruikt.