Zenya SaaS: Je kan geen rapportage draaien over gearchiveerde documenten.  Enige wat ik me bedenk is dat je in de activiteitenlog kan kijken en zoeken op trefwoorden archivering. 

Of je moet gebruik maken van on-premise (database waar je zelf bij kunt). Daarin kun je gewoon data uittrekken en voorwaarden stellen etc om zo je vergelijking te maken. 

Rapportage over gearchiveerde documenten | Infoland Community

Wij krijgen momenteel dezelfde vraag binnen onze organisatie. Ik ging op zoek naar een mogelijke oplossing binnen de mogelijkheden van het systeem.

Wat je zou kunnen doen, is een document dat definitief verwijderd wordt eerst deactiveren in de documenteigenschappen en dan pas verwijderen. Dan kan je in de module Gearchiveerde documenten de metadatakolom ‘Actief’ toevoegen aan het overzicht en krijgen de gearchiveerde versies van nog actieve documenten het label ‘Ja’ en definitief verwijderde documenten het label ‘Nee’.

Dit werkt natuurlijk enkel wanneer de functie activeren/deactiveren van documenten niet voor andere doeleinden gebruikt en wanneer alle documentbeheerders die afspraak ook volgen.

Een mogelijke oplossing met enkele ‘maar’s’ dus.

@Jules De Doncker je zou ook een eigen veld voor dit doeleinde kunnen maken en daar dan op filteren.

En allen: zie ook dit idee:

Je kunt hier op stemmen en een opmerking toevoegen dat je dan ook graag een filter wilt om enkel documenten te kunnen tonen waar geen nieuwe gepubliceerde versie meer van is.

@Inge Kuijpers : Nog een bijkomende vraag hierbij. Stel dat we één van de bovenstaande oplossingen implementeren: Het bestaande veld ‘Actief’ gebruiken of een nieuw metadataveld creëren. Is het dan mogelijk om dat veld ook nog te gaan invullen voor documenten die al eerder gearchiveerd werden?

Hallo @Jules De Doncker 

Je stelde volgende bijkomende vraag: Stel dat we één van de bovenstaande oplossingen implementeren: Het bestaande veld ‘Actief’ gebruiken of een nieuw metadataveld creëren. Is het dan mogelijk om dat veld ook nog te gaan invullen voor documenten die al eerder gearchiveerd werden?

Met terugwerkende kracht extra velden vullen bij gearchiveerde documenten is niet mogelijk. In het archief kun je alleen lezen, niets wijzigen. Dan zou je een nieuw concept van het archief document aan moeten maken om het veld te kunnen vullen.

Helemaal duidelijk. Bedankt voor de info!