Rapport draaien op basis van een verzamelingengroep

Zo'n rapport hebben we helaas niet, in dit topic vind je nog wel wat tips.

Goedemorgen,

Zou dit wellicht een idee kunnen zijn? Ons ziekenhuis zou ook graag op een verzameling een rapportage  wensen. Om zo bijvoorbeeld snel te inventariseren of risico protocollen veel bekeken worden en/of allemaal nog up-to-date zijn. Wij hebben bijvoorbeeld verzamelingen van documenten die beheerd worden door verschillende afdelingen en decentraal beheerders. De tips die aangedragen worden zijn zeer beperkend. Een lijstje met titels van een verzameling is handig, alleen heb je geen linkjes erachter hangen. Dus deze moeten afzonderlijk worden opgezocht. 

Hoor graag hoe anderen hier naar kijken of ook een zelfde wens hebben?

Mvg, Charissa
Centraal Documentbeheer - St. Antonius ziekenhuis

@Charissa6889 

Ik zie in het aangehaalde topic een tip die mijns inziens precies aansluit op je (vervolg)vraag, zie deze quote:

Als je toch graag een overzicht wilt hebben van alle recent gepubliceerde documenten, dan kun je daar een verzameling voor maken. Je maakt dan een verzameling van documenten op basis van een filterregel, in de filterregel neem je dan de publicatiedatum op (gerelateerd aan de huidige datum).

Deze verzameling kun je dan aanbieden op je portaal of je kunt een verwijzing naar deze verzameling maken en die bijvoorbeeld in je 'belangrijke documenten'-paneel plaatsen of in een nieuwsbrief opnemen.

Het mooie van een dergelijke verzameling is dat je vanuit het overzicht direct naar een document kunt klikken (op voorwaarde dat degene die erop klikt ook op Zenya kan aanmelden).

Je hebt dan in elk geval deze filterregel nodig in de definitie van je verzameling:

Vervolgens kun je daar nog filterregels aan toevoegen, zodat je een specifieke groep van documenten kunt aanbieden, denk aan de afdeling/vestiging, het thema, de map of het type document.

Zo wordt de lijst ook weer niet te lang en kun je per portaal de belangrijkste nieuwe documenten voor dat portaal aanbieden.

@Charissa6889

Ik zie in het aangehaalde topic een tip die mijns inziens precies aansluit op je (vervolg)vraag, zie deze quote:

 

Als je toch graag een overzicht wilt hebben van alle recent gepubliceerde documenten, dan kun je daar een verzameling voor maken. Je maakt dan een verzameling van documenten op basis van een filterregel, in de filterregel neem je dan de publicatiedatum op (gerelateerd aan de huidige datum).

Deze verzameling kun je dan aanbieden op je portaal of je kunt een verwijzing naar deze verzameling maken en die bijvoorbeeld in je 'belangrijke documenten'-paneel plaatsen of in een nieuwsbrief opnemen.

Het mooie van een dergelijke verzameling is dat je vanuit het overzicht direct naar een document kunt klikken (op voorwaarde dat degene die erop klikt ook op Zenya kan aanmelden).

Je hebt dan in elk geval deze filterregel nodig in de definitie van je verzameling:

Vervolgens kun je daar nog filterregels aan toevoegen, zodat je een specifieke groep van documenten kunt aanbieden, denk aan de afdeling/vestiging, het thema, de map of het type document.

Zo wordt de lijst ook weer niet te lang en kun je per portaal de belangrijkste nieuwe documenten voor dat portaal aanbieden.

 

 

 

Dank voor ons beheer ook interessant zo te monitoren.

Echter is onze vraag m.b.t. rapporteren van verzamelingen toch net iets anders, bovenstaand voorbeeld gaat enkel om gepubliceerde documenten welk je kan specificeren. Wij zouden graag een overzicht van één of meer verzamelingen wensen. Deze hangen bij ons onder de ziekenhuisbrede verzamelgroepen die weer een onderverdeling heeft verschillende verzamelingen. Deze verzamelgroep is op elk portaal binnen onze organisatie zichtbaar. Daarin zouden we dan graag net als bij een rapport van Documenten het overzicht wensen van die specifieke documenten binnen die verzameling. Waar we dan bijvoorbeeld kenmerken als, aantal hits, status, te controleren voor datum,  auteur(s), beoordelaar(s), autorisator, document eigenaar etc. aan kunnen toevoegen.

Het is goed om onderscheid te maken in 2 situaties:

1. Een overzicht van nieuwe en gewijzigde lezers van documenten - die behoefte is volgens mij volledig af te dekken door een verzameling aan te maken op basis van de publicatiedatum, zie hierboven
2. Overzicht voor documentbeheerders op bepaalde groepen van documenten

Voor die tweede behoefte attendeer ik je op Vind de documenten die je zoekt met de 'geavanceerde zoekvraag' | Infoland Community (vanuit het perspectief van Overzicht houden op documenten in het beheer | Infoland Community)

Als je een zoekvraag opstelt die alle definities van alle verzamelingen onder 1 verzamelingengroep bevat en de gewenste kolommen instelt, dan heb je een totaaloverzicht van alle documenten.
Vanuit dit overzicht kun je doorklikken naar ieder document in de lijst en de gewenste actie uitvoeren bij ieder document.

Hier past nog een opmerking en een bijbehorende tip bij:

• Opmerking: dit overzicht laat alleen de documenten zien waarvoor de gebruiker beheerrechten heeft
• Tip: als je de geavanceerde zoekvraag opslaat, dan kun je die importeren als filterregels in rapporten zoals "Lijst van documenten”. Dat rapport kun je dan delen met medewerkers die geen beheertoegang hebben, maar wel behoefte hebben aan een overzicht.