Namens mijn collega de volgende vraag: we werken veelvuldig met opmerkingen bij documenten. Zij is beheerder van een groot aantal documenten en zou graag (beter) inzicht krijgen in de geplaatste opmerkingen en met name de bijbehorende statussen (nieuw vs geaccepteerd), zodat ze deze beter kan beheersen.
We hebben al flink zitten zoeken en brainstormen maar kunnen niet echt iets vinden waardoor zij in één oogopslag kan zien bij welke documenten bijvoorbeeld een nieuwe opmerking geplaatst is.
In de kolomopties worden nieuw & geaccepteerd onder een noemer geplaatst en dat geeft niet het gewenste overzicht. In een geavanceerde zoekvraag krijgen we het onderscheid ook niet naar boven. Een rapport is mogelijk, maar dat is statisch en daar kun je natuurlijk ook niet op doorklikken.
Zijn er mensen die daar wel iets slims voor hebben bedacht?
Alvast veel dank!
Beantwoord
Rapportage voor het beheersen opmerkingen bij documenten
Antwoord op het topic Els Lowette
Beste Saskia
Voor het nazien van openstaande gebruikersopmerkingen maak ik gebruik van de rapportage in iProva.
Via het rapport “Lijst van opmerkingen per document” iProva kan je bij Stap 3 “Opmerkingen” via de opmerkingenfilter instellen dat je enkel de opmerkingen met Status “Nieuw” wenst te filteren.
Je kan het rapport na uitvoeren downloaden in Word-versie wat het makkelijk maakt om verder mee te werken.
Groeten
Els
Voor het nazien van openstaande gebruikersopmerkingen maak ik gebruik van de rapportage in iProva.
Via het rapport “Lijst van opmerkingen per document” iProva kan je bij Stap 3 “Opmerkingen” via de opmerkingenfilter instellen dat je enkel de opmerkingen met Status “Nieuw” wenst te filteren.
Je kan het rapport na uitvoeren downloaden in Word-versie wat het makkelijk maakt om verder mee te werken.
Groeten
Els
- Zenya Product Owner
- 801 reacties
Hoi Saskia, welkom op de community!
Als documentbeheerder krijg je nu wel een notificatie wanneer er een lezersopmerking op een document is geplaatst. Die notificaties moet je zelf opruimen, dus met wat discipline kun je je takenlijst synchroon houden met het werk dat je te doen hebt mbt de opmerkingen. Wanneer je in je 'mijn taken' scherm zoekt op 'gebruikersopmerking' zie je alle opmerkingen die zijn geplaatst op je documenten.
Het is wat meer werk dan een geavaceerde zoekvraag, en het vergt meer discipline, maar dat zou je nu wellicht al kunnen helpen. Denk je collega hier al wat mee geholpen is? Je hebt helaas geen onderscheid tussen nieuw en geaccepteerd op deze manier, maar er is al wel overzicht mbt al het werk wat er nog ligt.
Als documentbeheerder krijg je nu wel een notificatie wanneer er een lezersopmerking op een document is geplaatst. Die notificaties moet je zelf opruimen, dus met wat discipline kun je je takenlijst synchroon houden met het werk dat je te doen hebt mbt de opmerkingen. Wanneer je in je 'mijn taken' scherm zoekt op 'gebruikersopmerking' zie je alle opmerkingen die zijn geplaatst op je documenten.
Het is wat meer werk dan een geavaceerde zoekvraag, en het vergt meer discipline, maar dat zou je nu wellicht al kunnen helpen. Denk je collega hier al wat mee geholpen is? Je hebt helaas geen onderscheid tussen nieuw en geaccepteerd op deze manier, maar er is al wel overzicht mbt al het werk wat er nog ligt.
+7Beste Saskia
Voor het nazien van openstaande gebruikersopmerkingen maak ik gebruik van de rapportage in iProva.
Via het rapport “Lijst van opmerkingen per document” iProva kan je bij Stap 3 “Opmerkingen” via de opmerkingenfilter instellen dat je enkel de opmerkingen met Status “Nieuw” wenst te filteren.
Je kan het rapport na uitvoeren downloaden in Word-versie wat het makkelijk maakt om verder mee te werken.
Groeten
Els
Voor het nazien van openstaande gebruikersopmerkingen maak ik gebruik van de rapportage in iProva.
Via het rapport “Lijst van opmerkingen per document” iProva kan je bij Stap 3 “Opmerkingen” via de opmerkingenfilter instellen dat je enkel de opmerkingen met Status “Nieuw” wenst te filteren.
Je kan het rapport na uitvoeren downloaden in Word-versie wat het makkelijk maakt om verder mee te werken.
Groeten
Els
- Zenya Product Owner
- 801 reacties
Bedankt Els. Zo zie je dat zelfs een product owner nog iets kan leren 🙂
+2welke filterregels voeg je dan toe? soms is dat erg ingewikkeld en krijg ik niet wat ik wil, heb je een voorbeeld?
- Zenya Product Owner
- 801 reacties
Hoi
Het hangt af van waar je op wilt rapporteren. Ik geloof dat je op map & periode wil filteren toch?
+7Hallo Arleen
Graag even de wijze waarop ik de filters van het rapport heb ingesteld.
Zelf zet ik er naast de filter Map ook de filter Pad bij omdat de naam van de map (submap) misschien meer dan eens voorkomt in je documentstructuur.
Het resultaat is een rapport dat gesorteerd is op
(1) Datum aangemaakt (lezersopmerking)
(2) Map
Wanneer download in Word voltooid is kan je dit nog via copy/paste omzetten in Excel, dit vind ik zelf handiger om notities bij te maken.
Je kan ook bij “Filterregels instellen bij het bekijken van dit rapport” kiezen voor “map” zodat je voor het uitvoeren van het rapport de map kiest waarop je het rapport wil laten draaien. Dit geeft als voordeel dat je dan per map een overzicht kan downloaden.
Hopelijk helpt dit u al wat verder.
Succes!
@Infoland : ook hier zou het handig zou zijn moest het rapport in Excel kunnen gedownload worden zodat we in het Excel rapport kunnen filteren op map, datum, …
Sluit aan bij een vraag die reeds elders in het Community Platform lopende is.
Hallo,
Ik krijg bij het maken van dit rapport ook opmerkingen die wel al behandeld zijn. Ik kan niet vinden waar ik deze kan uitfilteren. Ik heb alleen ‘Nieuw’ aangeklikt.
Hieronder 1 voorbeeld. Ik wil alleen de onderste, maar ik krijg de bovenste 2 ook. Deze staan alleen in een oudere versie en kunnen we dus ook niets meer mee.
Weet iemand wat ik fout doe?
+5- Zenya medewerker
- 909 reacties
+5- Zenya medewerker
- 909 reacties
Ik heb de vraag naar een Excel export afgesplitst naar een Idee, zie Lijst van opmerkingen rapport exporteren naar Excel | Infoland Community
Hoi
kun jij mij helpen bij bovenstaande vraag? of moet ik mij hiervoor richten tot de service desk?
Alvast bedankt!
- Zenya Product Specialist
- 3273 reacties
Hoi Annette,
Wanneer je aan het rapport een filterregel toevoegt voor de versie van het document. is het rapport dan wel zoals je zou het zou willen hebben?
Hoi Inge,
ik had dit in de tussentijd ook gemeld op de service desk, daar hebben ze dit nader onderzocht en geregistreerd als vermoedelijke bug.
Ik heb jou voorstel ook nog even geprobeerd, maar ook dan haalt hij de opmerking op versie 19 binnen terwijl versie 23 gepubliceerd is. Dit is dus geen oplossing
- Zenya Product Specialist
- 3273 reacties
De mogelijkheid om schrijversopmerkingen van oudere versies van een document weg te laten in het rapport met opmerkingen per document is nooit gemaakt. Ik ga deze vraag daarom omzetten naar een idee voor een doorontwikkeling.
Is hetgeen hierboven ook te realiseren via een geavanceerde zoekvraag of kunnen opmerkingen enkel via de rapportage tool en je taken beheerst worden? Dat men de inhoud van een opmerking of status van een opmerking via een geavanceerde zoekvraag in DOC ook kan draaien?
We zouden graag zoekwoorden gebruiken om te kijken of daar opmerkingen over geplaatst zijn in huis. De functie van zoeken binnen een opmerking werkt niet. Bij het kiezen van Opmerking bevat ‘gekozen woord’ dan wordt niets getoond, terwijl er opmerkingen zijn met die tekst in de inhoud. Hebben jullie hier ideeën voor?
Hoor het graag. Alvast bedankt.
- Zenya Product Specialist
- 3273 reacties
Is hetgeen hierboven ook te realiseren via een geavanceerde zoekvraag of kunnen opmerkingen enkel via de rapportage tool en je taken beheerst worden? Dat men de inhoud van een opmerking of status van een opmerking via een geavanceerde zoekvraag in DOC ook kan draaien?
We zouden graag zoekwoorden gebruiken om te kijken of daar opmerkingen over geplaatst zijn in huis. De functie van zoeken binnen een opmerking werkt niet. Bij het kiezen van Opmerking bevat ‘gekozen woord’ dan wordt niets getoond, terwijl er opmerkingen zijn met die tekst in de inhoud. Hebben jullie hier ideeën voor?
Hoor het graag. Alvast bedankt.
Dat kan alleen via het rapport en niet via een geavanceerde zoekvraag.
Is hetgeen hierboven ook te realiseren via een geavanceerde zoekvraag of kunnen opmerkingen enkel via de rapportage tool en je taken beheerst worden? Dat men de inhoud van een opmerking of status van een opmerking via een geavanceerde zoekvraag in DOC ook kan draaien?
We zouden graag zoekwoorden gebruiken om te kijken of daar opmerkingen over geplaatst zijn in huis. De functie van zoeken binnen een opmerking werkt niet. Bij het kiezen van Opmerking bevat ‘gekozen woord’ dan wordt niets getoond, terwijl er opmerkingen zijn met die tekst in de inhoud. Hebben jullie hier ideeën voor?
Hoor het graag. Alvast bedankt.
Dat kan alleen via het rapport en niet via een geavanceerde zoekvraag.
Bedankt voor je reactie. Je kan via een rapport op opmerkingen wel zoeken, maar ben er nog niet achtergekomen hoe je daarin dan op inhoud kan zoeken. Welk veld voeg je daar voor toe?
- Zenya Product Specialist
- 131 reacties
Hallo
Wanneer je de rapportage open hebt in je browser of opent in word kan je hiervoor klikken op CTRL + F hier kan je vervolgens in het document zoeken.
Hallo
Wanneer je de rapportage open hebt in je browser of opent in word kan je hiervoor klikken op CTRL + F hier kan je vervolgens in het document zoeken.
Bedankt voor de tip. Die was ons al wel bekend. Hadden gehoopt met een filter dit te kunnen verwezenlijken.
Word lid van de Zenya Community
Heb je al een account? Log in
Welkom!
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Inloggen met sociaal netwerk
Inloggen met Facebook Inloggen met LinkedInof
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.