Beantwoord

Rapportage voor het beheersen opmerkingen bij documenten

  • 6 September 2018
  • 14 reacties
  • 609 Bekeken
saskiavandeven
Namens mijn collega de volgende vraag: we werken veelvuldig met opmerkingen bij documenten. Zij is beheerder van een groot aantal documenten en zou graag (beter) inzicht krijgen in de geplaatste opmerkingen en met name de bijbehorende statussen (nieuw vs geaccepteerd), zodat ze deze beter kan beheersen.

We hebben al flink zitten zoeken en brainstormen maar kunnen niet echt iets vinden waardoor zij in één oogopslag kan zien bij welke documenten bijvoorbeeld een nieuwe opmerking geplaatst is.

In de kolomopties worden nieuw & geaccepteerd onder een noemer geplaatst en dat geeft niet het gewenste overzicht. In een geavanceerde zoekvraag krijgen we het onderscheid ook niet naar boven. Een rapport is mogelijk, maar dat is statisch en daar kun je natuurlijk ook niet op doorklikken.

Zijn er mensen die daar wel iets slims voor hebben bedacht?
Alvast veel dank!
icon

Antwoord op het topic Els Lowette 12 September 2018, 10:24

Bekijk origineel

14 reacties

Koen Sterken
Reputatie 6
Hoi Saskia, welkom op de community!

Als documentbeheerder krijg je nu wel een notificatie wanneer er een lezersopmerking op een document is geplaatst. Die notificaties moet je zelf opruimen, dus met wat discipline kun je je takenlijst synchroon houden met het werk dat je te doen hebt mbt de opmerkingen. Wanneer je in je 'mijn taken' scherm zoekt op 'gebruikersopmerking' zie je alle opmerkingen die zijn geplaatst op je documenten.

Het is wat meer werk dan een geavaceerde zoekvraag, en het vergt meer discipline, maar dat zou je nu wellicht al kunnen helpen. Denk je collega hier al wat mee geholpen is? Je hebt helaas geen onderscheid tussen nieuw en geaccepteerd op deze manier, maar er is al wel overzicht mbt al het werk wat er nog ligt.
Els Lowette
Reputatie 5
Badge +6
Beste Saskia

Voor het nazien van openstaande gebruikersopmerkingen maak ik gebruik van de rapportage in iProva.



Via het rapport “Lijst van opmerkingen per document” iProva kan je bij Stap 3 “Opmerkingen” via de opmerkingenfilter instellen dat je enkel de opmerkingen met Status “Nieuw” wenst te filteren.



Je kan het rapport na uitvoeren downloaden in Word-versie wat het makkelijk maakt om verder mee te werken.



Groeten
Els
Koen Sterken
Reputatie 6
Bedankt Els. Zo zie je dat zelfs een product owner nog iets kan leren 🙂
A
Badge +2

welke filterregels voeg je dan toe? soms is dat erg ingewikkeld en krijg ik niet wat ik wil, heb je een voorbeeld?

 

Koen Sterken
Reputatie 6

Hoi @Arleen Oomes,

Het hangt af van waar je op wilt rapporteren. Ik geloof dat je op map & periode wil filteren toch?

A
Badge +2

Ja inderdaad op periode en map samen

Els Lowette
Reputatie 5
Badge +6

Hallo Arleen

Graag even de wijze waarop  ik de filters van het rapport heb ingesteld.

Zelf zet ik er naast de filter Map ook de filter Pad bij omdat de naam van de map (submap) misschien meer dan eens voorkomt in je documentstructuur.  

 

Bij “Eerst sorteren op” kan je dan nog instellen of je eerst op map of datum aangemaakt wil sorteren en op- of aflopend.
In dit scherm stel je in dat je enkel “nieuwe lezersopmerkingen” wil opnemen in het rapport.

Het resultaat is een rapport dat gesorteerd is op

(1) Datum aangemaakt (lezersopmerking)

(2) Map

PDF-formaat of kiezen voor Download in Word.

Wanneer download in Word voltooid is kan je dit nog via copy/paste omzetten in Excel, dit vind ik zelf handiger om notities bij te maken. 

Je kan ook bij “Filterregels instellen bij het bekijken van dit rapport” kiezen voor “map” zodat je voor het uitvoeren van het rapport de map kiest waarop je het rapport wil laten draaien.  Dit geeft als voordeel dat je dan per map een overzicht kan downloaden.

 

Hopelijk helpt dit u al wat verder.

Succes!

 

 @Infoland : ook hier zou het handig zou zijn moest het rapport in Excel kunnen gedownload worden zodat we in het Excel rapport kunnen filteren op map, datum, …

Sluit aan bij een vraag die reeds elders in het Community Platform lopende is.

 

E
Reputatie 1
Badge +3

Hallo, 

Ik krijg bij het maken van dit rapport ook opmerkingen die wel al behandeld zijn. Ik kan niet vinden waar ik deze kan uitfilteren. Ik heb alleen ‘Nieuw’ aangeklikt. 

Hieronder 1 voorbeeld. Ik wil alleen de onderste, maar ik krijg de bovenste 2 ook. Deze staan alleen in een oudere versie en kunnen we dus ook niets meer mee. 

Weet iemand wat ik fout doe? 

 

Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

@Eveline Janssen - Op 't Eijnde Zou je deze constatering via je Functioneel Beheerder willen doorspelen naar onze Servicedesk? Dan kunnen we dit nader onderzoeken en tot een duidelijk oordeel komen….

Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

@Els Lowette  en @Anja Versteegden 

Ik heb de vraag naar een Excel export afgesplitst naar een Idee, zie Lijst van opmerkingen rapport exporteren naar Excel | Infoland Community

A
Reputatie 1
Badge +6

Hoi @Chaim Leunissen,

 

ik wilde nog een vervolg vraag stellen op de opmerking van Eveline. De opmerkingen zonder status zijn dus schrijversopmerkingen (al dan niet op gearchiveerde versies). Ik wil de schrijversopmerkingen op de gepubliceerde of concept versie wel zien (we hebben een review ronde gehad op concept documenten, dit hebben we gedaan door de reviewers als schrijvers uit te nodigen, dus hun opmerkingen zijn schrijversopmerkingen), maar de schrijversopmerkingen op de gearchiveerde versies wil ik niet zien. Deze zijn al opgepakt en zouden dus de status verwerkt oid moeten kunnen hebben.

Is er een mogelijkheid tot alleen het tonen van opmerkingen die gemaakt zijn op de huidige gepubliceerde of concept versie, maar die van gearchiveerde versies niet te tonen?

 

en een 2e vraag in het verlengde ervan, is er een mogelijkheid om die schrijversopmerkingen die gemaakt zijn op gearchiveerde versie te bewerken of te verwijderen? Want stel je komt in de ideale (fictieve) situatie dat alle gepubliceerde documenten perfect zijn en er geen enkele opmerking meer voorkomt, dan is dit rapport nog steeds gevuld met de “openstaande” schrijvers opmerkingen, terwijl die al afgehandeld zijn.

Inge Kuijpers

Voor de zichtbaarheid van opmerkingen geldt het volgende:

Gearchiveerde versie: Er worden geen opmerkingen getoond.

Gepubliceerde versie:

  • Niet afgehandelde oude opmerkingen

  • Lezersopmerkingen bij deze versie

  • Schrijversopmerkingen bij deze versie

Document in beoordeling:

  • Niet afgehandelde oude opmerkingen

  • Lezersopmerkingen bij de vorige versie

  • Beoordelaarsopmerkingen bij deze versie

  • Schrijversopmerkingen bij deze versie

Concept:

  • Niet afgehandelde oude opmerkingen

  • Lezersopmerkingen bij de vorige versie

  • Beoordelaarsopmerkingen bij deze versie

  • Schrijversopmerkingen bij deze versie

Naast Opmerkingen kun je ook Notities toevoegen, deze zijn onafhankelijk van de versie.

A
Reputatie 1
Badge +6

Hoi Inge,

 

ik begrijp niet zo goed wat “Niet afgehandelde oude opmerkingen” zijn.

 

Ter illustratie van mijn probleem, dit zijn 2 voorbeelden van wat ik in het rapport zie:

Ik heb het rapport gedraaid en hier zouden alle Lezersopmerkingen, Beoordelaarsopmerkingen (status nieuw of geaccepteerd), schrijvers opmerkingen voor schrijvers en schrijversopmerkingen voor beoordelaars vermeld moeten worden.

Zoals je kunt zien worden hier 2 opmerkingen getoond, 1 die behoort bij versie 19 (van het document dat nu versie 23 gepubliceerd is), en voor het andere document een opmerking bij versie 2 waar versie 4 gepubliceerd is. 

Deze opmerkingen zijn niet meer zichtbaar bij het document in de DOCS module, en worden alleen vermeld in het tabblad Opmerkingen bij het document, maar daar kan ik niks bewerken. 

 

Dus de vraag is, hoe kom ik van deze opmerkingen af? Kan ik die ergens sluiten ofzo? Want deze vervuilen mijn rapportage.

Alvast bedankt!

A
Reputatie 1
Badge +6

Hoi @Inge Kuijpers ,

 

kun jij mij helpen bij bovenstaande vraag? of moet ik mij hiervoor richten tot de service desk?

 

Alvast bedankt!

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring