Vraag

Rechten documentbeheer wijzigen op honderden mappen - Tips?

  • 16 April 2024
  • 1 reactie
  • 68 Bekeken

Reputatie 5
Badge +8

We zijn als organisatie momenteel bezig met het afronden van een reorganisatie.

Dat betekend dat een groot aantal afdelingen nu onder andere structuren vallen. Lees; alle mappen zijn verplaatst naar een nieuwe boomstructuur in DOC.

Waar we voorheen document beheer verdeelde in poliklinisch en kliniek, verdelen we ze nu als “beschouwend”, “snijdend” etc.

We hadden al voor veel mappen rechten verschoven van “op naam” naar gebruikersgroepen zoals geadviseerd. Dan is toekennen en intrekken van rechten een stuk sneller uit te voeren.

Mijn probleem is nu alleen dat ik voor een 3e keer een behoorlijk aantal mappen andere rechten moet geven.

Zo is er b.v. onder “ondersteunend” een 28 tal mappen met daarin 2-5 submappen. Die moet ik dan vervolgens op het hoofdniveau naar de juist nieuwe beheerdersgroepen omzetten, dezelfde 3 tot 5 vinkjes geven en opslaan. En dan bij de submappen aanzetten dat ze overerven van de map erboven.

Maar is hier nu geen snellere manier voor? Het zou heel erg veel tijd en clicks besparen als de rechten instellingen te kopiëren waren. Nu moet ik alle 91 submappen één voor één openen om de twee bolletjes “gelijkhouden aan map erboven” aan te klikken.

Heeft iemand iets vergelijkbaars meegemaakt? Heeft iemand een suggestie hoe dit gedaan kan worden zonder 700 resterende mappen open te klikken?


1 reactie

Reputatie 1
Badge +2

Beste Jesse, 

Het is mogelijk de gebruikersgroepen van mappen laten overerven op sub-mappen door de volgende stappen te zetten. Dit is mogelijk vanaf elk niveau in de mappen hiërarchie die je organisatie heeft opgesteld maar hoe hoger in de structuur je dit afspreekt hoe overzichtelijker dit is voor toekomstig beheer.

Open de map eigenschappen, dit kan door de map te selecteren en op de rechtermuisknop te klikken en in het drop down menu te kiezen voor ‘Open eigenschappen’, of door onder de tab ‘MAP’ op de knop ‘Eigenschappen openen’ te klikken.

 

Klik op de tab ‘Instellingen vastzetten voor submappen’. Klik vervolgens op ‘Wijzigen’

 

Hier kan je aanvinken welke instellingen je wilt laten overerven. Let op: dit heeft wel consequenties, als je op een sub map deze instellingen wilt wijzigen moet je de vastgezette instellingen voor deze map eerst uitzetten. Uitzonderingen maken beheer in de toekomst lastiger, tip noteer de uitzonderingen in een werkomschrijving. 

Klik op OK om je instellingen op te slaan. 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring