Dag, 
Op de mapniveau kun je jouw beoordelingsflow kiezen die je gedefinieerd hebt. Als je voor een flow hebt gekozen zonder autorisator dan heb je waarschijnlijk een 1-mans beoordelingsflow. 

Beoordelaar heeft bij ons een rol: inhoudelijk vakkennis, die het document kan beoordelen.
Autorisator heeft bij ons een rol: eindverantwoordelijk (zoals managers/leidinggevenden/opdrachtgever). 

Ter kennisgeving: verplicht lezen voor de betrokkenen als het document gepubliceerd is.

Beste,

Hoe kan ik in mijn flows inbouwen dat een “autorisator” een document moet goedkeuren. Ik kan mijn beoordelingssjabloon enkel beoordelaars opnemen. Maar ik zou ook autorisatoren moeten kunnen aanduiden. 

Alvast bedankt,

Vriendelijke groet,

Peter

Applicatiebeheer:

En vervolgens kan je zelf je sjabloon maken of een van de andere kiezen.

Voorbeeld:

Als je klaar bent met je sjabloon. Dan moet je het nog toevoegen onder map-eigenschap (Zenya DOC)

Ter verfijning van het antwoord van Khar-Cheong:

Klap de hieronder aangeduide uitklaplijst open en selecteer de beoordelingsronde die je als autorisatie ronde wil gebruiken:

• Iedere beoordelaar die deze beoordelaarsronde uitvoert wordt vervolgens automatisch als 'autorisator’ aangeduid bij een document dat via deze ronde is beoordeeld.

Beste,

Dank je voor jullie antwoorden. 

Ik kan in de sjablonen van de beoordelinsronden niet “autorisatie” selecteren. 

Klopt het dan dat ik in de ‘beoordeling’ een autorisatie moet bouwen? 

Hoe ik het nu ingericht heb Ik heb voor een aantal documenten in het tabblad eigenschappen een “autorisator” geselecteerd (zie onderstaande scherm afdruk). Maar het lukt mij niet om deze persoon op te nemen in een autorisatieronde. 

Vriendelijke groeten,

Peter

@Peter Cosemans 

Je maakt eerst de beoordelingsronde aan. In dit geval zijn dit er twee. De ene noem je beoordeling en de andere noem je autorisatie. 

Vervolgens kies je welke beoordelingsronde de autorisatieronde is. In mijn voorbeeld is dit beoordelingsronde “Autorisatie”.

Vervolgens moet je de beoordelingsronde ook toekennen aan je documenten. Dit doe je dus bij de eigenschappen van de mappen waar je dit wilt toepassen en hier ken je ook de personen toe die beoordelaars kunnen zijn (beoordelaarspoool)

Beste @Khar-Cheong ,

Dank je wel voor je hulp en verduidelijking. Ik ga het ook zo moeten inrichten. 

Kan je me ook verduidelijken wat de rol en meerwaarde is van “autorisator” is in het tabblad “eigenschappen”?

Vriendelijke groeten,

Peter

@Peter Cosemans

Voor ons is dit de verantwoordelijke die (medische) inhoudelijk kennis heeft van het document. De autorisator is de laatste persoon die het document beoordeelt. Dit is een select groepje bij ons.

Meerwaarde is omdat autorisator onder document eigenschap valt kan je dit makkelijker eruit halen/gebruiken bij rapportage’s/statistieken/BI. Er had net zo goed beoordelaar(s) kunnen staan. Of beoordelaar en vervolgens autorisator (dit zou een idee kunnen zijn).

Achter de schermen(database technisch) valt autorisator onder beoordelaars. Je hebt dan een extra veld nodig om dit te kunnen splitsen om te kijken wie de echte “Beoordelaar” is en wie de echte “Autorisator” is.

Het veld beoordelaars splitsen in beoordelaars: beoordelingsronde en beoordelaars: autorisatieronde | Infoland Community

Document beoordelen | Infoland Community

Toch een kleine aanvulling  : Het is mogelijk om de autorisator bij het “tabblad eigenschappen” te wijzigen en dat heb ik altijd als een misser in het KMS-systeem ervaren want volgens mij : 

Moet je de autorisator niet op die plek en in dat tabblad “eigenschappen” kunnen wijzigen want de degene die daar staat is en blijft (tot er een nieuwe versie komt) degene die het document daadwerkelijk heeft geautoriseerd.

Wanneer je daar dus een andere naam als autorisator vermeldt dan is dat iemand die het document nooit echt via KMS geautoriseerd heeft !

Beoordelaars en Autorisatoren moet je m.i. alleen kunnen wijzigen in het “tabblad Beoordeling” zodat de “oude/echte” autorisator blijft staan bij de gepubliceerde versie totdat er een nieuwe concept-versie komt die een eventueel ingevoerde nieuwe autorisator dan kan autoriseren. 

ik ben wel benieuwd of ik dit goed zie en wat Infoland daar zelf van vindt ? 

groet, Simone 

Dit is wel iets wat alleen de administrator kan. D.w.z. je kunt dit voor documentbeheerders onmogelijk maken, zodat inderdaad altijd de historische waarde bewaard blijft. Dit stel je onder Applicatiebeheer in bij Documenten - gebruikersrollen.

Dank je wel voor je reactie, Michel, ik ga het bespreken met functioneel beheerder van KMS. 

Peter Cosemans?  Van in de medisch-sociale wetenschappen 2001-2004 in Leuven? ;-) 

De autorisatie is toch onderdeel van de beoordelingsronde (beoordeling en autorisatie) en kan een document goedkeuren en afkeuren o.v.v. reden dus de autorisator is m.i. zeker wel betrokken bij het beoordelingsproces en is ook op de hoogte van een nieuw document of nieuwe versie want zonder goedkeuring van de autorisator (als deze tenminste als ronde verplicht staat ingesteld) kan er geen nieuw document of nieuwe versie van een document op KMS worden gepubliceerd. 

Deze stappen en uitleg zijn echt wel heel moeilijk te volgen of te begrijpen...

Hi Anne-Sophie,

Waar loop je precies op vast? Je kunt contact opnemen met de servicedesk van Infoland als je vast loopt.
 

De verschillende rollen van autorisator en beoordelaar.  Ik begrijp nog steeds niet wat de verschillen zijn.  Is dit te vergelijken met schrijver en auteur?  Een schrijver schrijft en een auteur leest enkel mee maar schrijft niet.  Een beoordelaar keurt goed of af en kan opmerkingen nalaten.  Een autorisator niet en leest enkel mee?

Hallo @Anne-Sophie 

De autorisator is eigenlijk ook een beoordelaar. Zowel de beoordelaars als de autorisator keuren goed of af en kunnen opmerkingen plaatsen tijdens het beoordelen. De autorisator voert altijd de laatste / finale beoordeling uit.

Dag Cindy.

Dat is wat ik bedoel met “dat het moeilijk is om te begrijpen”.

De autorisator is gewoon de eindbeslisser.  De beoordelaar komt een stap ervoor.  Is dat alles dan? 

Zie hieronder: onze stappen beginnen bij de apotheek (beoordelaar MFC), lopen door naar 1 of meerdere artsen (beoordelaars) en de eindbeslissers is dan de directie (autorisator directie).  Klopt dit?  

De benamingen vind ik gewoon soms moeilijk.  Zou het niet beter zijn om er beoordeling stap 1, beoordeling stap 2, beoordeling stap 3 van te maken? ipv te goochelen met beoordelaar, autorisator, autorisator directie?

Hoi Anne-Sophie,

Je hebt het zo goed begrepen. De namen van de beoordelingsrondes kun je zelf aanpassen. De term ‘autorisator’ lijkt ons een duidelijke benaming voor wat deze rol betekend.

Anne-Sophie
Ik verdwaal ook regelmatig in de namen van rollen en omdat het bij ons ook nog in het Engels is, zitten daar ook wat vertaal-verwarringen in (zo heb ik writers & authors ...)
Voordeel is wel dat de autorisator in de beoordelingsronde Final Approver heet - da’s tenminste duidelijk. Of dit de standaard Engelse term is of lokaal zo is ingeregeld weet ik niet