Sjablonen Office importeren in 'Documenten'

Hoi @Els Voogt, 

Kan je ons laten weten wat je precies met sjablonen bedoeld? Zijn dit bijvoorbeeld de sjablonen voor een gestructureerd web document?

Als het gaat om de web documenten kun je een Microsoft Word document eenvoudig omzetten naar het gestructureerde web document, zie ook onderstaande training. Als je het document hebt omgezet kun je deze daarna voortaan bewerken vanuit Zenya.

Hoi Dennis,

In het verleden konden we de gestructureerde documenten als sjabloon aanbieden in Office en eenvoudig importeren in iDocument. Met de aangegeven methode moeten we alsnog de tekst onder ieder kopje afzonderlijk van links naar rechts verplaatsen.

Hoi @Els Voogt, 

Het aanbieden van de structuur van gestructuurde web documenten in Office is iets wat niet ondersteund wordt. 

Het omzetten van een Microsoft Word document naar een gestructureerd document, zoals beschreven in de eerder genoemde training, hoeft ook maar een keer gedaan te worden. Daarna kan het document vanuit Zenya bewerkt worden. Als er een nieuwe conceptversie van het document wordt gemaakt kun je eenvoudig collega's uitnodigen als schrijver, zodat zij het document kunnen updaten. Hoe je dit wordt in onderstaande training uitgelegd:

Wat op dit moment wel mogelijk is voor gestructureerde web documenten is om deze op te slaan als Microsoft Word document (zie onderstaande afbeelding). 

Als je dit doet wordt inderdaad de structuur van het gestructureerde web document omgezet naar Microsoft Word en kan het daar bewerkt worden. Dit kun je dan vervolgens als nieuw document weer toevoegen aan jullie omgeving. Echter volgens mij is dat geen wenselijke situatie, want op dat moment wordt het als nieuw document toegevoegd. Daarmee heeft het nieuwe document geen connectie met de reeds bestaande versie en dat is volgens mij niet wat je wilt. Het beheer van documenten wordt daarmee ook lastig omdat het volgens mij onduidelijk wordt welke versie de juiste versie is.
Ons advies zou dan ook zijn om de werkwijze van het systeem voor concepten te gaan gebruiken. Als een conceptversie van een document wordt gebruikt, wordt een schrijver uitgenodigd (zoals toegelicht in de training hierboven). Deze schrijver kan vervolgens in Zenya haar aanpassingen doen. Als de conceptversie helemaal compleet is kan deze vervolgens worden gepubliceerd. Daarmee blijft er altijd een connectie tussen eerdere versies van een document en heb je meer grip op je documentbeheer. 

Dan moet het inderdaad maar zo. Dank voor het meedenken! Els