@Eveline Janssen - Op 't Eijnde  Waarom vindt je leesbevesting na publicatie te laat? De kern lijkt me zo snel mogelijk iedereen de kans te geven zich op de hoogte te stellen van de nieuwe werkwijzen. Daarbij is het zaak zo snel mogelijk te publiceren, als het document is goedgekeurd. Extra beoordelingsronde misbruiken om medewerkers te informeren lijkt mij contraproductief.

@Job Kramer , Als het document gepubliceerd is, is de nieuwe afspraak meteen live. Iedereen die het dan nog niet weet werkt dan officieel niet volgens de laatste afspraken. Deze weten ze pas wanneer ze het document gelezen hebben en dat is nooit meteen na de publicatie en voor de eerst volgende werkdag. Bij inspecties hebben we hier opmerkingen over gekregen; dat ons personeel dus eigenlijk enige tijd niet volgens de laatste afspraken werkt. We zoeken dus een manier om wel medewerkers op de hoogte te stellen van de aankomende aanpassing zonder dit buiten Zenya om te doen door het document uit te printen, door iedereen te laten lezen en ondertekenen en dan pas publiceren. Hiervoor waren we nu juist zo blij met de leesbevestiging in Zenya, maar kennelijk is dat eigenlijk te laat.

1. Als de medewerkers het document openen als er een nieuwe versie is zullen ze zien dat ze moeten leesbevestigen. Ze kunnen dan meteen kijken wat er gewijzigd is
2. Ik snap de inspectie in deze niet. Als het alternatief is dat het langer duurt voor de nieuwe versie gepubliceerd is, ben je mijns inziens geen steek beter af.
3. Stel dat je wel al eerder de wijzigingen laat lezen leidt dit mijns inziens alleen maar tot verwarring. Je hebt dan een periode waarin nieuwe werkwijzen bekend zijn bij sommige medewerkers, maar de oude werkwijzen gevolgd moeten worden. Een recept dat tot fouten zal leiden.

Ik ben het met je eens, maar veranderd niets aan onze zoektocht naar een manier waarop we in Zenya ervoor kunnen zorgen dat medewerkers bepaalde documenten lezen voordat deze gepubliceerd worden. 

Hoi @Eveline Janssen - Op 't Eijnde 

Als je medewerkers de procedures altijd opzoeken via het systeem, dan lezen ze altijd per direct de meest actuele versie zodra deze gepubliceerd is.
Het is echter denkbaar dat een procedure 's ochtends geopend wordt en de nieuwe versie 's middags gepubliceerd wordt. In dat geval kan het inderdaad zo zijn dat een medewerker niet de nieuwste versie gebruikt.
In dat geval is het wellicht handig om het volgende te doen:

• Geef bij de start van de beoordeling een publicatie startdatum in de (verre) toekomst op
• Wijzig de publicatie startdatum naar morgen zodra het document is goedgekeurd (het document bevindt zich dan in de status "Wacht op publicatie”)
• De nieuwe versie zal dan in de aankomende nacht om 00:00u gepubliceerd worden
• Medewerkers openen mogen dan automatisch de nieuwe versie

Daarnaast ben ik benieuwd naar reacties van Functioneel Beheerders van andere organisaties.

Hoi @Chaim Leunissen 

Daar kan ik wel wat mee denk ik. Ik had er nog niet aan gedacht om met die publicatie startdatum te schuiven. 

Bedankt!

Hoi, 

Ik heb toch nog een vraag: 

Krijgt men dan ook al een leesbevestiging opdracht? Of is dat pas na de werkelijke publicatie? 

Als er bij ons grote wijzigingen zijn in procedures en de procedure moet nog gepubliceerd worden in een nieuwe versie, dan vermelden we dit steeds op voorhand in onze wekelijkse vergadering met de laboranten. Zodat iedereen op de hoogte is vanaf wanneer de wijziging ingaat. Dit komt mee in het vergaderverslag dat opgeladen is in Zenya en hier hangt ook een leesbevestiging aan. Dus bij het lezen van het verslag in Zenya ben je dus op hoogte, ook al is er nog geen nieuwe versie.

Misschien is zoiets ook mogelijk bij jullie?

Hoi @Sara Moons 

Mijn vraag is ondertussen een kleine project geworden bij onze organisaties en ik neem jou voorstel zeker ook mee. Wat we dan jammer vinden is dat het op de hoogte brengen van de nieuwe procedure dan buiten het automatisch proces van Zenya gaat. Maar vooralsnog lijkt het er wel op dat we daar misschien niet omheen kunnen.

Bedankt dus, misschien is het een idee dat we wijzigingen in procuderes aankondigen in Zenya met leesbevestiging en daarna pas de daarbij horende procedure officieel aanpassen. Beetje dubbel werk dan, maar misschien de beste oplossing.  

De wens is eigenlijk om medewerkers via leesbevestiging te laten weten dat een procudere is aangepast voordat deze officieel gepubliceerd worden.

Ik hoor het graag als iemand nog een idee heeft. 

Alvast heel erg bedankt voor het meedenken. 

Eveline 

Een documentversie komt pas op de leeslijst als die versie gepubliceerd is - als een documentversie niet gepubliceerd is, dan kan een lezer daar ook niet bij!