Skip to main content

Voor de meeste documenten gebruiken we een standaard beoordelingssjabloon. In dit beoordelingssjabloon hebben we twee beoordelingsronden in gebruik: inhoudelijke beoordeling door één of meerdere beoordelaars en formele goedkeuring ter publicatie door één autorisator. De beoordeling in twee ronden zouden we graag behouden, omdat dit in de meeste gevallen goed werkt.

Nu lopen we er wel tegen aan dat schrijvers bij het indienen van een nieuwe conceptversie regelmatig aangeven dat zij geen wijzigingen hebben aangebracht in het document. Van beoordelaars krijgen we dan vaak te horen dat ze geen meerwaarde zien in het alsnog beoordelen van het document, omdat hier niets in is gewijzigd. Hierbij zou het ons inziens fijn zijn als de documentbeheerder kan aangeven dat een van de beoordelingsronden (ons inziens de eerste, inhoudelijke beoordeling) overgeslagen mag worden. Je behoudt hiermee nog steeds de dubbelcheck (schrijver & autorisator), maar collega's worden zo veel mogelijk ontzien. 

Dit zou ook een oplossing bieden voor beoordelaars die voor enige tijd afwezig zijn (verlof of ziekte) en geen vervanging hebben. Dan blijven deze documenten niet liggen.

Hoe denken andere organisaties hier over? Zou dit een mooi idee zijn voor doorontwikkeling of zien jullie juist knelpunten?

Hoi Lieke

Ik vraag me 2 dingen af bij dit voorstel:

  1.  wat is de reden om een nieuwe concept versie aan te maken, als het document niet aangepast hoeft te worden? ;
  2. heeft de autorisator voldoende inhoudelijke kennis om te beoordelen of het document up-to-date is?

Kan je dit niet oplossen door in het beoordelingssjabloon de ronde op niet verplicht te zetten?

 

Met vriendelijke groet

Jolanda van den Bosch

Hoi Jolanda,

Bedankt voor je snelle reactie!

We maken vaak een nieuwe conceptversie aan als een gebruikersopmerking is geplaatst bij het document die wij als centrale documentbeheerders niet kunnen beantwoorden. We nodigen de schrijver dan uit om het document te bewerken zodat hij/zij eventueel een aanpassing kan doorvoeren in het document. Wordt er géén aanpassing doorgevoerd in het document, willen we eigenlijk wel dat er ten minste nog één persoon ‘meekijkt’ of dit terecht is. Bij ons zijn de autorisators ook inhoudsdeskundig en zou voldoende kennis moeten hebben om deze inschatting te maken. 

Ik zie nu inderdaad ook dat je de beoordelingsronde op ‘niet verplicht’ kan zetten en dat het hiermee mogelijk wordt om de beoordelaar te verwijderen (en die persoon dus over te slaan). Ik ga deze mogelijkheid bij ons intern even bespreken, bedankt voor de tip!

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring