Vraag

Template publiceren zonder document nummer

  • 21 March 2022
  • 4 reacties
  • 34 Bekeken

Badge +4

is het mogelijk om een document zonder doc.nr te publiceren?

Wij willen templates in Zenya zetten maar deze krijgen zodra ze gedownload worden hun eigen nummer dit kan dus wisselen, vandaar.

Of moet er altijd iets staan: ook al is het maar een punt of spatie zou dit dan ook werken?


4 reacties

Reputatie 4
Badge +5

@SaskiaVK 

Het is belangrijk om te weten dat je per map in het documentbeheer kunt bepalen welke velden er ingevuld mogen/moeten worden per document, zie Velden toevoegen aan documenten en processen
Je kunt er dus voor kiezen om 1 map aan te maken waarvoor het document ID veld niet van toepassing is...

Je kunt de sjablonen m.i. beter klaarzetten vanuit het applicatiebeheer, zie de reactie bij Nieuw WORD document maken op basis van sjabloon

 

Reputatie 4

Het is mij zo niet duidelijk over welk nummer je het hebt. Gaat het om een autonummer veld? In dat geval krijgt ieder document door het systeem namelijk een nummer toebedeeld dat je zelf niet kunt wijzigen.

Kun je aub toelichten waar het probleem zit, liefst voorzien van afbeelding(en)?

Badge +4
gaat dus om het Doc ID nummer, deze vullen wij zelf in maar de vraag is dus kunnen wij publiceren zonder deze ingevuld te hebben of moet deze altijd wat hebben staan.
Ik zou zelf ipv een nummer gewoon een streepje zetten, als de mensen die hiermee moeten werken en dit document willen downloaden dan kunnen zij in dit document een eigen per project gerelateerde doc. nummer invullen. Ze gebruiken dus dezelfde templates maar de nummers wisselen ivm welk project (dus ook projectnummer) er gebruikt wordt.

 

Reputatie 4

Zonder jullie inrichting te kennen is het onmogelijk hier met zekerheid antwoord op te geven. Toch wat aanwijzingen:

  • het documentID veld is meestal een autonummer veld of de snelcode. Deze zijn niet aanpasbaar
  • je kunt een ander veld als document id veld instellen, zelfs een tekstveld, maar:
  • het is wel verstandig om te zorgen dat de waarde uniek is, ook over afdelingen heen, anders krijg je verwarring. Dit risico wordt extra groot bij reorganisaties.

NB: het is niet gebruikelijk om een sjabloon als document in een documentbeheersysteem te zetten. Je kunt in Zenya wel sjablonen per documenttype definiëren, maar die gaan over de standaard inhoud van het document en niet over de metadatering.

Is het niet eerder een oplossing om het projectnummer als veld beschikbaar te stellen?

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring