Vraag

Tips voor starten met module Documenten: mapstructuur en soort documenten


Reputatie 1
Badge +3
Ha collega's

na een succesvolle overgang naar Itask gaan we dit jaar de module IDocumenten en processen implementeren. (verpleeghuis).
Gelukkig hebben we maar een kleine 500 documenten die om moeten. Hiervoor hebben we de luxe dat we een adm. medewerker kunnen inzetten voor 24 uur/week max 6 maanden

We zijn nu op zoek naar tips, adviezen en ook voorbeelden van wat jullie gedaan hebben. Ik heb al gezocht in de community maar kan zo 1-2-3 niets vinden:
  1. Wat is handig qua mappenstructuur? Voorbeelden?
  2. Hoe hebben jullie de documenten omgezet? In HTML of vrije web of anders en waarom? en
  3. HTML of vrije web docs: wat zijn voor/nadelen van beiden?
  4. we denken zelf dat het niet nodig is om bij zo'n klein aantal documenten met portalen te gaan werken of zijn er toch argumenten om dit wel te doen?
  5. Zijn er nog andere zaken waar jullie van denken goed om te weten als je gaat implementeren?
alvast bedankt voor jullie reacties

Ineke

13 reacties

Reputatie 7
Hoi @ivanfelius , bedankt voor je topic en leuk dat je je vraag hier stelt!

@Silvia van Gils, @Andre , @b.werkman ,@Emile Korver ,@Jeske van Gassel :
Iemand van jullie die hun ervaring en kennis hier wil delen? 🙂
Reputatie 4
Badge +7
Hoi Ineke @ivanfelius ,

Ik zal proberen antwoord te geven op jouw vragen:

  1. Wij gebruiken de mappen structuur enkel voor het documentbeheer. Nu hebben wij rond de 12.000 documenten, hierdoor is het wel handig om een structuur te gebruiken. Wij hebben de mappen structuur op volgende wijze opgebouwd. Iedere VE (verantwoordelijke eenheid) heeft een hoofdmap en een bijlage map. Daarnaast hebben wij een 8 tal domeinen benoemd die organisatie breed zijn. Ook deze hebben eigen mappen. Per map kunnen verschillende beoordelingscycli ingesteld staan.
  2. Wij gebruiken hoofdzakelijk HTML documenten op basis van een sjabloon. Hierdoor heb je een uniforme opbouw van de documenten en weet je ook altijd dat de juiste zaken benoemd zijn in het document.
  3. Zoals bij 2 al aangegeven door een "gestructureerd" document te gebruiken zorg je voor uniformiteit en zorg je ervoor dat altijd de juiste zaken opgenomen worden in het document
  4. De keuze voor het inrichten van portalen is niet zozeer een van aantal documenten als meer een van hoe zorg ik dat de gebruiker de juiste informatie krijgt. Wij hebben per VE bepaald welke behoefte er is en gezorgt dat dit in verzamelingen omgezet wordt. Vervolgens kan je per VE een portaal inrichten met de voor de VE geschikte info. Hiermee kun je de eindgebruiker op gang helpen. Dit is echter wel een puzzel vooraf die je zeer goed moet leggen.
  5. Dit is afhankelijk hoe bekend de eindgebruikers zijn met iProva. In de basis heeft het gebruik van het protaal weinig uitleg nodig. Daar waar het het documentbeheer betreft. Hier moet je heel goed nadenken over op welke wijze je dit wil vormgeven. Centraal of decentraal beheer? Wij hebben biede varianten uitgeprobeerd, maar verzorgen nu centraal het documentbeheer.
Hopelijk kun je hier iets mee. Heb je nog vragen dan kun je altijd contact met mij opnemen.
Reputatie 1
Badge +3
Beste André

dank je wel voor je uitgebreide reactie! nog een aanvullende vraag: HTML documenten: is het voor de auteurs nodig om ze eerst een scholing te geven hoe ze document moeten maken of wijst het zich van zelf en kun je volstaan met korte uitleg on the job met een goede handleiding? wat zijn jullie ervaringen daarmee?

Ineke
Reputatie 4
Badge +7
De Editor waarmee je de HTML documenten bewerkt wijst zich redelijk vanzelf. Heeft een op WORD lijkende opzet.
Een korte uitleg on the job is in de meeste gevallen meer dan voldoende. Wel hebben we een korte instructie geschreven en deze via een hyperlink in de uitnodigingsmail beschikbaar gesteld.
Reputatie 1
Badge +3
ik hou me aanbevolen voor de instructie als voorbeeld. zou je die met me willen delen?
Reputatie 6
Badge +7
Ook vanuit het Radboudumc een reactie op jouw vragen:

  1. Wij werken met een mappenstructuur. Deze is onderverdeeld naar afdelingen en tevens hebben wij een map met ziekenhuisbrede documenten die weer is onderverdeeld naar aandachtsgebieden. Afdelingen verdelen de map soms zelf onder in specifieke submappen, bijvoorbeeld op pijlers. Wij hebben > 20.000 documenten dus een onderverdeling is noodzaak 🙂
  2. Wij hebben verschillende type documenten. In sommige sjablonen kun je meer afdwingen en andere zijn vrijer. Het ligt er dus erg aan wat je als organisatie wilt. Eenduidigheid kan prettig zijn voor de gebruiker, tegelijkertijd heb je soms enige diversiteit nodig om het passend te maken voor alle gebruikers.
  3. Zie de opmerking van @Andre
  4. Het ligt er aan wat precies je doelgroep is, hoe sterk je titels zijn en welke andere mogelijkheden ter filtering je hebt ingebouwd. Het gaat om de vindbaarheid. Behoort alles tot één verzamelijk of is een splitsing logischer voor gebruikers en zo ja welke dan? Het aantal documenten is niet altijd dé overweging om tot een portaal te komen.
  5. Denk goed na over hoe je het documentbeheer in richt en welke kennis en kunde je van de beheerders verwacht, zodat de kwaliteit van je documenten nu op orde is en op orde blijft.
Reputatie 5
Badge +8
  1. Wij werken met een achterliggende mappenstructuur om zowel de verzamelingen logisch op te bouwen alsook om de documenten volgens onderwerp te ordenen. We hebben 5 specifieke pijlers + één ziekenhuisbrede pijler waar documenten voor iedereen komen in te staan + één pijler waar alle documentatie die niet rechtstreeks in de zoekresultaten dienen te staan, worden bewaard (maar via link wel te raadplegen zijn via lijsten of procedures). Het zorgdepartement is één van de 5 pijlers. Daar is er terug een pijler voor algemene documentatie van het zorgdepartement, en daarna een opsplitsing volgens doelgroep (bv medische beeldvorming, paramedisch, apotheek, spoed/iz, …) Onder Spoed/IZ staat er pas de onderverdeling van chirurgisch/geriatrisch/internistisch. Op mapniveau stel je in wie toegang heeft tot de inhoud. (zo kun je voor elke verpleegeenheid een privémap instellen onder je structuur) Op deze manier kun je heel simpel je verzamelingen opbouwen.
  2. Wij werken met één vast sjabloon voor alle procedures. Het type document bepalen we via een apart veld (procedure/checklist/Lijst/brochure/….)
  3. zoals reeds vermeld
  4. bij ons is het documentbeheersysteem ook gegroeid vanuit het zorgdepartement, maar intussen zitten bijna alle diensten met hun documentatie binnen iprova. Hou rekening dat dit wellicht ook zo bij jullie kan groeien, en een goeie doordachte start kan later heel wat werk besparen.
  5. Stel vanaf de start goeie zoekvelden op en definieer goed wat tot wat mag behoren. We zijn nu bv intern heel wat metadata aan het herzien omdat sommige te breed zijn voor interpretatie en andere verkeerd gebruikt zijn.
Reputatie 4
Badge +3
Ook vanuit het Radboudumc een reactie op jouw vragen:

  1. Wij werken met een mappenstructuur. Deze is onderverdeeld naar afdelingen en tevens hebben wij een map met ziekenhuisbrede documenten die weer is onderverdeeld naar aandachtsgebieden. Afdelingen verdelen de map soms zelf onder in specifieke submappen, bijvoorbeeld op pijlers. Wij hebben > 20.000 documenten dus een onderverdeling is noodzaak 🙂
  2. Wij hebben verschillende type documenten. In sommige sjablonen kun je meer afdwingen en andere zijn vrijer. Het ligt er dus erg aan wat je als organisatie wilt. Eenduidigheid kan prettig zijn voor de gebruiker, tegelijkertijd heb je soms enige diversiteit nodig om het passend te maken voor alle gebruikers.
  3. Zie de opmerking van @Andre
  4. Het ligt er aan wat precies je doelgroep is, hoe sterk je titels zijn en welke andere mogelijkheden ter filtering je hebt ingebouwd. Het gaat om de vindbaarheid. Behoort alles tot één verzamelijk of is een splitsing logischer voor gebruikers en zo ja welke dan? Het aantal documenten is niet altijd dé overweging om tot een portaal te komen.
  5. Denk goed na over hoe je het documentbeheer in richt en welke kennis en kunde je van de beheerders verwacht, zodat de kwaliteit van je documenten nu op orde is en op orde blijft.
Reputatie 4
Badge +3
Voor gebruikers hebben we een filmpjes beschikbaar gesteld van 2.30 minuten waarin het zoeken in het portaal wordt uitgelegd. Vanuit het portaal wordt met een link verwezen naar het filmje dat in de learning space staat. Dit filmpjes is verplicht voor alle nieuwe medewerkers, dit wordt toegelicht tijdens de algemene introductie van nieuwe medewerkers.
Reputatie 3
Badge +4
Beste @Ineke van Felius ,

Kijk ook eens bij de volgende Topics:


Wellicht haal je hier ook nog nuttige tips uit
Reputatie 1
Badge +3
ha collega's

Dank jullie wel voor alle reacties! Na mijn vakantie die donderdag aanstaande begint en tot 25 juni duurt ga ik alles eens goed doornemen! en gaan we aan de slag hier met het project.
Reputatie 1
Badge +1

Deze topic is al van een paar jaar geleden, maar ik denk bij veel organisatie nog steeds actueel. Hopelijk kunnen jullie mij ook helpen @Silvia van Gils , @Peter Derksen @Andrei Hollevoet , @Andre .

Jullie geven allemaal aan dat bij de inrichting van de portalen en verzamelingen goed geluisterd moet worden naar de behoeften van de gebruikers. Hoe gaan jullie om met veranderde behoeften? Hebben jullie hier ook organisatie-breed afspraken over gemaakt zodat je niet te maken krijgt met 1001 wensen?

 

Hoe hebben jullie verwijdering van documenten na archivering ingericht? Hoe maken jullie onderscheidt tussen documenten die na bijvoorbeeld 10 jaar verwijderd mogen worden uit het archief en andere documenten die levenslang bewaard dienen te worden? In mijn organisatie is onder andere op die indeling de mappenstructuur ingericht. 

 

Alvast bedankt voor jullie reactie. 

Reputatie 6
Badge +7

Deze topic is al van een paar jaar geleden, maar ik denk bij veel organisatie nog steeds actueel. Hopelijk kunnen jullie mij ook helpen @Silvia van Gils , @Peter Derksen @Andrei Hollevoet , @Andre .

Jullie geven allemaal aan dat bij de inrichting van de portalen en verzamelingen goed geluisterd moet worden naar de behoeften van de gebruikers. Hoe gaan jullie om met veranderde behoeften? Hebben jullie hier ook organisatie-breed afspraken over gemaakt zodat je niet te maken krijgt met 1001 wensen?

…...

Alvast bedankt voor jullie reactie. 

Wij hebben de uitgangspunten van de portalen (waarvoor wel/niet een portaal) destijds bij start van iProva vastgelegd binnen het project als ziekenhuisbeleid. Wij hebben een expertgroep Zenya die specifiek gaat over optimalisatie en doorontwikkeling. Wij geven als expertgroep advies aan de proceseigenaar en systeemeigenaar, gevraagd en ongevraagd. Bij wijzigingen in bijvoorbeeld de organisatie of structuren in huis zullen wij hier advies over geven.

Daarnaast mogen collega's dingen aanvragen. Of dit nu over een portaal gaat of de behoefte aan een extra filter, verzameling, metaveld etc. Wij hebben afgesproken welke zaken die aangevraagd worden meteen uitgevoerd kunnen worden (al dan niet met advies of verder onderzoek naar de ‘waarom’-vraag door inhoudelijke en functionele gebruikersondersteuning) en welke zaken wij als expertgroep bespreken.

De wens voor een nieuw portaal wordt altijd besproken in onze expertgroep. Waarbij we afwegen wat de vraag is, hoe dit past bij de uitgangspunten die wij hanteren en wat eventuele alternatieven zijn.

Zo proberen we  flexibel met de veranderende organisatie en behoefte mee te bewegen (al dan niet pro-actief) maar ook de uitgangspunten te hanteren om het doel wat we met de kwaliteitssuite hebben te blijven bereiken. 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring