Beantwoord

Titel document al in gebruik

  • 23 March 2021
  • 3 reacties
  • 25 Bekeken

Badge

Documentbeheerder maakt een nieuw document / titel aan en krijgt de melding. In de map waar de documentbeheerder in het aan het werk is, staat inderdaad een document met dezelfde titel.
In een ander documentgebied is echter al wel een document gepubliceerd met dezelfde titel. Kan door applicatiebeheerder ingesteld worden dat melding niet alleen gegeven wordt voor documenten uit betreffende map maar voor het hele systeem?

icon

Antwoord op het topic Job Kramer 23 March 2021, 16:33

Bekijk origineel

3 reacties

Reputatie 4

Nee, dat kan niet worden ingesteld. Reden is dat we rekening houden met afdelingen die niets met elkaar te maken hebben en in aparte portalen werken. Als je dan een documenttitel niet mag gebruiken, omdat deze elders in het systeem al gebruikt wordt, dan zou dat bijzonder onhandig zijn.

Ik heb de vraag ook nog niet eerder gehoord, dus deze ontwerpkeuze lijkt vooralsnog verantwoord.

Badge

Beste Job, wij redeneren anders en hadden gedacht dat deze functionaliteit ons zou helpen om dubbele documenten (verder) te voorkomen. Ik leg het je graag uit aan de hand van een voorbeeld.
Wij hebben een portaal “zoek in alles” en portalen voor afdelingen b.v. kliniek, polikliniek, paramedisch etc.
Voorbeeld: er is een document gepubliceerd met de titel “lumbaalpunctie, assisteren bij". Dit document staat in het documentgebied van de kliniek. Als je de keuze zou hebben om de functionaliteit "titel al in gebruik" voor het hele systeem in te kunnen stellen dan voorkom je dat als een documentbeheerder wederom een document "lumbaalpunctie, assisteren bij" wil maken dat ze het bericht ontvangen dat de titel al bestaat. Ze hebben dan keuze om contact op te nemen met de documentbeheerder van dat documenten en kunnen samen overleggen of ze aansluiten en/of iets missen.
We zouden het heel graag gebruiken om dubbele documenten helpen te voorkomen. Wat vinden jullie daarvan? Groeten SIlvia
 

Reputatie 6

We experimenteren sinds vorig jaar met voorkomen van dubbele documenten. Als je nu naar een document gaat, en dan naar de eigenschappen, zie je een paneel met documenten die erg overeenkomen. Dit experiment willen we in de toekomst verder doorvoeren.

Een suggestie bij een titel maken kan daarin een oplossing zijn, maar dat moeten we dan wel slimmer maken dan exacte titels matchen; als iemand de komma vergeet, of typt ‘assisteren bij lumbaalpunctie’ valt het document al buiten de boot bij dubbelen-detectie.

Derhalve zou ik niet zomaar voor die specifieke oplossing pleiten. Als workaround zou ik voor jullie nu kiezen om voor het aanmaken eventjes te zoeken of je al een document hebt van dergelijke strekking. Dat is handwerk, maar voor nu de enige oplossing. 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring