Twee documentbeheerders gekoppeld aan dezelfde documenten: hoe omgaan met notificaties?

  • 22 April 2021
  • 9 reacties
  • 149 Bekeken

Badge

Bij Viva!Zorggroep zijn soms meerdere documentbeheerders gekoppeld aan dezelfde documenten. Voor hen is het werken met de notificaties en meldingen lastig. Zij krijgen dezelfde taken/meldingen. Als de één een taak afhandelt en/of verwijdert blijft deze taak nog wel bij de andere documentbeheerder staan. Heeft iemand tips voor onze documentbeheerders om dit op een handige manier aan te pakken.

Bedankt! Groeten Maaike


9 reacties

Reputatie 5
Badge +5

Misschien kun je zeggen dat er 2 uitersten zijn in werkwijzen:

  1. Medewerkers die uitsluitend vanuit het Zenya takenoverzicht werken en alle mailbezorging uit Zenya uitschakelen. Zij maken dan gebruik van het gegeven dat het takenoverzicht alles bij elkaar zet en ze hun mail niet hoeven te scheiden. Zodra een taak is uitgevoerd, verdwijnt deze uit het overzicht.
  2. Medewerkers die volledig vanuit de mailbox werken omdat ze graag alles in 1 overzicht hebben en van daaruit prioriteren en taken opvolgen.

Het punt van mails is dat ze blijven staan totdat je ze verwijdert.
Dat is wellicht geen onoverkomelijk probleem: als je een mail hebt ontvangen over een taak en je klikt op de link die naar de taak leidt, dan zie je meteen dat de taak reeds is uitgevoerd.
Voorbeeld:
 

"Document controleren” is uitgegrijsd, omdat de taak al is uitgevoerd

 

Badge +1

Hoi allen,

Ook in ETZ adviseer ik eigenlijk juist NIET 2 documentbeheerders aan te vinken, omdat het lastig is wie wat dan doet...bovenstaande geeft wel wat opheldering. Het ligt er eigenlijk maar aan of je met de taken werkt of met de mails (notificaties) Op een ICU afdeling bij ons hebben we twee beheerders, die ook alleen met mails werken. Een beheerder is dus niet aangevinkt als 'documentbeheerder’ in de eigenschappen, maar heeft wel de rol als ‘key-user’. 
De een krijgt dus alle mailtjes en zij verplaatst die mailtjes naar een gezamenlijk emailadres, zodat ze beide taken kunnen oppakken via mail. Dit blijft natuurlijk wel kwetsbaar als de documentbeheerder ineens uitvalt. In de vakantie kan je wel regels in Outlook maken alle mails tijdelijk door te sturen naar de ander. Degene die niet aangevinkt staat kan met geavanceerde zoekopdrachten en goed instellen van de kolommen  (8 in totaal) toch dagelijks een overzicht behouden.
iedereen (decentraal beheerders) werkt hier met de geavanceerde zoekopdrachten naast mails en/of taken.

groet Hélène van Dun

Reputatie 5
Badge +5

@Jos Heijnen

Als je een controletaak delegeert aan een schrijver of auteur, dan verdwijnt deze taak bij alle documentbeheerders.
Het is belangrijk om te weten dat je een document maar aan één persoon kunt delegeren.

Zodra de controle is gedelegeerd dan wordt er een alert getoond bij het document in documentbeheer, zie:

 

Merk op dat je als documentbeheerder nog steeds de mogelijkheid hebt om het document te controleren, maar de taak staat niet meer in het takenoverzicht van de documentbeheerders!

Het bewaken van de gedelegeerde controletaak verloopt dan via een combinatie van de velden "Aandacht vereist” en "Gedelegeerde document controleur”. In onderstaand voorbeeld heeft de gedelegeerde controleur de controledatum laten verlopen:

 

De gedelegeerde document controleur krijgt de volgende keuzelijst te zien als hij/zij het document controleert:

 

Het mag duidelijk zijn dat het herschrijven pas gaat plaatsvinden als er gekozen wordt voor een van de opties dat het document gewijzigd dient te worden.
In dat geval wordt er automatisch een concept aangemaakt en dient de document controleur ook een deadline op te geven waarin men verwacht dat de nieuwe versie gepubliceerd zal zijn.

Als voorbeeld:

 

Let op het onderscheid tussen de deadline op het inleveren van de conceptversie en de (omkaderde) deadline ten aanzien van de publicatie van de nieuwe versie!

Ik ben benieuwd naar je ervaringen als je deze werkwijze uitprobeert.

Reputatie 2
Badge +6

Hallo @Inge Kuijpers

We zoeken een modus waarin we met 3 documentbeheerders centraal alle documenten kunnen beheren. De daaruit vloeiende taken mogen naar alle 3. Zodra 1 van de 3 een taak oppakt zou deze taak bij de overige 2 moeten verdwijnen.

 

Als documentbeheerder kunnen we onmogelijk van elk document weten in hoeverre deze actueel en accuraat is. Normaliter vragen we dit na bij de betreffende auteur/schrijver. Dit is echter een proces dat meestal niet in een paar uur bekeken is. Vooral als er herschreven moet worden kan dit een proces van weken zijn. In die tussentijd zou de betreffende taak niet voor alle documentbeheerders open moeten blijven staan. 

 

Op zich lijkt ons de in deze vraag beschreven werkwijze wel iets maar….je geeft hier als antwoord dat een taak verdwijnt als een van de beheerders deze heeft afgehandeld. Wat gebeurt er echter als een van de beheerders de taak oppakt en bijvoorbeeld een auteur vraagt om het document op actualiteit te beoordelen? Blijft deze taak dan zichtbaar voor alle beheerders? 

 

Hoi Jos, bedoel je hier het delegeren van een controletaak naar een auteur?

Reputatie 2
Badge +6

Hallo @Inge Kuijpers ,

 

Wij zijn ook op zoek naar een modus om met meerdere documentbeheerders zich te houden op wie, wat, wanneer heeft gedaan/moet doen.

In het verleden hadden we een gebruiker ‘documentbeheer’ van waaruit we met 2 beheerders het beheer uitvoerden. Om iets te kunnen doen moest er echter altijd ingelogd worden als gebruiker ‘documentbeheer’ en was het lastig te achterhalen wie, wat in een document had gedaan. Op advies van Infoland hebben we dat bij de invoer van SaaS gewijzigd naar een verdeling  van de documenten tussen de 2 documentbeheerders. Toen 1 van beide beheerders langdurig uitviel kwamen we er achter dat dit ook redelijk kwetsbaar is. Alle notificaties, opmerkingen, etc. kwamen terecht in de mailbox van de uitgevallen beheerder.

Nu we ons team uitbreiden met een derde beheerder moeten we naar een nieuwe werkwijze. Herverdelen van de documenten lost hierbij de kwetsbaarheid niet op. De voorgestelde werkwijze in de topic waar jij naar verwijst lijkt ons bijzonder arbeidsintensief.

Op zich lijkt ons de in deze vraag beschreven werkwijze wel iets maar….je geeft hier als antwoord dat een taak verdwijnt als een van de beheerders deze heeft afgehandeld. Wat gebeurt er echter als een van de beheerders de taak oppakt en bijvoorbeeld een auteur vraagt om het document op actualiteit te beoordelen? Blijft deze taak dan zichtbaar voor alle beheerders? 

Zie ook dit topic:

 

Badge

Dankjewel @Inge Kuijpers !

Hoi @Maaike Kwantes,

Als het dezelfde taak betreft die bij beide beheerders wordt uitgezet, verdwijnt de taak als één van de beheerders deze heeft afgehandeld.

Wanneer het een bericht is over bijvoorbeeld een opmerking die is geplaatst, dien je dat bericht zelf te verwijderen. Berichten die niet bij een taak horen, worden niet automatisch verwijderd.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring