Hoi Sofie,

Wanneer je vanuit de taak gaat controleren, wordt een nieuwe interface gebruikt. Aan de beheerkant zie je nog de ‘oude’ versie die verder wel dezelfde functionaliteit heeft. Het is de bedoeling dat we aan de beheerkant de oude interface ook nog door de nieuwe gaan vervangen.

Vanuit de taak is het verplicht om een deadline in te vullen voor schrijvers. Is het ook mogelijk om deze deadline niet verplicht te stellen? Voor nu gaan ze nl naar de beheerkant zodat ze er geen deadline aan hoeven te geven. 

Hallo ​@Renata 

Als ik via de beheerzijde de documentcontrole uitvoer en kies dat het document dient aangepast te worden door een schrijver dan is bij mij ook daar de deadline voor schrijvers om het concept in te leveren verplicht.
Zou je hier een schermafdruk kunnen posten waarbij zichtbaar is dat de deadline aan beheerzijde niet verplicht is?

Hoi Cindy,

Je hebt helemaal gelijk. Ik vermoed dat ze het document controleren aan de beheerkant zodat er een concept wordt aangemaakt en direct daarna nodigen ze een schrijver uit. Dan is nl een deadline niet verplicht. Waarschijnlijk omdat deze niet aan een controletaak meer hangt.

Hoi Cindy,

Toch nog even wat geprobeerd.

Zodra je een document aan de beheerkant controleert en zegt dat deze aangepast moet worden kom je in het veld dat je schrijvers kunt uitnodigen. Dan is het veld ‘Deadline voor schrijvers...’ verplicht. Als ik een nieuwe schrijver toevoeg,  in dit voorbeeld Hester, dan verdwijnt het verplichte veld.

Hoi Renata,

Dat lijkt inderdaad niet te kloppen. We willen de controle vanuit de beheerkant nog gelijk maken aan die vanuit de taak, dan nemen we dit ook mee.

Graag voeg ik een opmerking aan deze topic toe. 
Als een documentbeheerder vanuit “de taak” een document controleert en een schrijver uitnodigt “document moet worden aangepast door de schrijvers” dan verdwijnt de controletaak uit de takenlijst van de documentbeheerder wat niet wenselijk is. 
Vandaag hebben de schrijverstaak ingetrokken en wachten af of de taak terug in de takenlijst komt. 

Herkennen jullie dit? 
Groeten Silvia Scholten. 

​@sscholten 

De controletaak is afgerond, zodra een uitkomst vastlegt. In jouw voorbeeld is de uitkomst dat er een nieuwe versie nodig is. Dat betekent dat je naar de volgende stap in het beheerproces gaat en dat houdt de volgende verantwoordelijkheden in:

• de schrijver krijgt een taak om het document te wijzigen
• de documentbeheerder bewaakt de voortgang daarvan en wordt daarbij ondersteund via de deadline datum die is ingevuld bij "Deadline voor nieuwe versie”. Dat is namelijk de streefdatum waarop je de nieuwe versie gepubliceerd wil hebben. Deze datum wordt standaard gevuld met de controledatum van de gepubliceerde versie!
  Daarnaast kan de documentbeheerder het opvolgen van de schrijftaak o.a. bewaken o.b.v. de deadline in de uitnodiging aan de schrijver en het abonnement "schrijver levert conceptversie in” (wat dan aanleiding is om het document in beoordeling te zetten).

Als het gaat om concepten die zijn aangemaakt naar aanleiding van de controle uitkomst "Document moet worden aangepast”, dan keert de controletaak weer terug als je een dergelijk concept in zijn geheel verwijdert.

Als je alleen de uitnodiging aan de schrijver intrekt, dan staat er een concept zonder taak en deadline in je documentbeheer. Dit betekent in feite dat de documentbeheerder besluit om het document alsnog zelf te schrijven - daar is die mogelijkheid namelijk voor bedoeld.
Ik vind het in mijn rol als documentbeheerder dan vaak handig om mezelf uit te nodigen bij wijze van reminder aan mezelf.

Je kunt op verschillende manieren nagaan of er concepten zonder schrijversuitnodiging bestaan, b.v.:

1. Vind de documenten die je zoekt met de 'geavanceerde zoekvraag' | Zenya Community : combineer filterregels als "Veld ‘status’ = concept” met "Veld ‘uitgenodigde schrijvers’ is leeg”
2. Dashboard - Document inzichten | Zenya Community - we zijn bezig om meer dynamische overzichten m.b.t. het documentbeheer beschikbaar te maken.

Ad 1: deze categorie kan verder onderverdeeld worden in 2 groepen. Namelijk (1) documenten waarvoor je de uitnodiging aan de schrijver hebt ingetrokken of, in het geval van een tussentijds aangemaakt concept, nog geen schrijver hebt uitgenodigd of (2) documenten die zijn afgekeurd. Die tweede categorie kun je identificeren door deze extra filterregel toe te voegen aan je geavanceerde zoekvraag: "Veld 'aantal onbehandelde opmerkingen’ is ongelijk aan 0’”. Beoordelaars moeten namelijk tenminste 1 opmerking toevoegen om een document af te mogen keuren.