Hoi @Verschaeren Jan 

De kan als volgt zichtbaar gemaakt worden aan portaalbezoekers:

• Vanuit de map eigenschappen dient u het veld in te stellen als "tonen via web”
• Aansluitend kan een gebruiker via de optie "Details openen” boven een document het veld en de bijlage openen

Daarnaast dienen uw documentbeheerder en beoordelaars ook de bijlage te betrekken in de beoordeling van het document. Daarvoor raad ik aan om ook de optie "Tonen bij beoordeling” in te schakelen.

Wellicht is het prettiger om het document als document op te nemen in Zenya DOC en er dan vanuit de tekst naartoe te verwijzen?

 Dank voor dit antwoord.

Dit had ik inderdaad nodig.

In tegenstelling tot wat je vermoedt vinden we dit toevoegen van een bijlage via veld het proberen waard: in ons vorige systeem konden we ook bijlagen toevoegen aan een document zonder een extra document te moeten laden.  Dat werkt veel sneller en geeft minder ballast.

Na de import uit het vorige systeem hadden we naast 3000 echte documenten plots ook 9000 bijlagen… omdat we gedwongen waren te werken zoals jij voorstelt.

Enige nadeel van het veld bijlage is dat er geen nieuwe versie getriggerd wordt indien je een bijlage aanpast of verwijdert en er ook geen archivering is bij vorige versie.  Je moet wel een opmerking toevoegen tijdens verwijderen maar verder is het document onheroepelijk weg eens verwijderd.  Dus niet echt traceerbaar.

We vroegen via onze contactpersoon (OD) bij Infoland toch eens te bekijken bij development om bij aanpassingen van het veld bijlage een versie aanpassing te veroorzaken.

Nog iets wat we hadden in het vorige systeem was dat voetnota automatisch bron document vermeldde bij openen van zo een bijlage uit veld.  Zou ook nog een nice to have zijn...

@Chaim Leunissen Is er een manier om een bijlage als document aan te maken, zonder dat deze verschijnt in de zoekresultaten? 

Wens: we zouden het liefst een overzichtelijk aantal beleidsdocumenten laten verschijnen in de zoekresultaten, en daarin eventueel naar een “bijlage” verwijzen via een link IN dat beleidsdocument.

Maar dus zonder dat die bijlage ook als losstaand document kan worden gezocht en gevonden.

Hoor graag!

@Chaim Leunissen Nog een vraag over het Veld Bijlage dat collega Jan Verschaeren hierboven gebruikt:

1. Kan je naast een PDF of Word document, via Bijlage ook een in Zenya-format gemaakt document, als Bijlage toevoegen?
2. Kan je ook meerdere Bijlagen toevoegen?
3. Hoe voegen wij het Veld Bijlage toe? Moeten wij hiervoor bij onze applicatiebeheerder zijn en als ja: is het Veld Bijlage een door Infoland ontworpen, beschikbaar Veld?

Groet Lucia.

Er is geen mogelijkheid om vanuit een document te verwijzen naar een bestand in een Bijlage-veld.
Het Bijlage-veld is bedoeld als "achtervoegsel”, niet als een op zichzelf staand document.

@Verschaeren Jan en @lsnoei
Suggestie: misschien is het mogelijk om uw hoofddocument als Interactief document op te stellen en dan de inhoud van de bijlage in een blok van het type “Uitklappaneel” of "Meer informatie” te zetten?

In mijn beleving sluit dat op de volgende fronten aan:

• De inhoud van de bijlage zit in het hoofddocument en wordt dus impliciet meegenomen in de onderhoudscyclus
• De bijlage is makkelijker te vinden voor lezers - het is namelijk een soort "paragraaf” in het Interactieve document
• De bijlage is niet als los document op te vragen
• De bijlage leidt initieel niet af van de hoofdtekst - een gebruiker dient de Bijlage-sectie actief open te klikken 

@lsnoei (en @Verschaeren Jan)

Alternatief

Ik denk dat ik een nog betere suggestie heb.
Als je bijlage-documenten wel publiceert, maar niet in een verzameling zet, dan ligt de oplossing van je probleemstelling mijns inziens volledig in je bereik:

• De bijlagen kunnen dan niet gevonden worden, omdat ze niet in een verzameling zitten
• De bijlagen zijn dan wel onderhavig aan de onderhoudscyclus
• Je kunt er vanuit de hoofddocumenten wel verwijzingen aanbrengen naar de bijlagen

Kortom: je kunt de bijlagen dan alleen vinden en openen als je eerst het hoofddocument opent.

Tip: maak gebruik van Documenten die bij elkaar horen aan elkaar koppelen | Infoland Community om in beeld te krijgen welke hoofddocumenten en bijlagen bij elkaar horen

Antwoord op vervolgvragen

Daarnaast ga ik ook in op deze vervolgvragen:
 

Ad 1 - kunnen er ook Zenya-documenten toegevoegd worden aan het Bijlage-veld?
Nee, dat lijkt mij niet raadzaam, vanwege een aantal redenen:

• Dubbel onderhoud: je dient dan je Zenya-format document te exporteren en vervolgens in het Bijlage-veld te stoppen. Effectief kopieer je dan het document. Als er een nieuwe versie van de bijlage in omloop gebracht wordt, dien je dat op 2 plekken bij te werken
• Geen traceerbaarheid 1: Er is geen onderhoudscyclus op bestanden in een Bijlage-veld. Geen versiebeheer of publicatiehistorie
• Geen traceerbaarheid 2: Als je een bestand verwijdert uit het Bijlage-veld, dan is het bestand direct definitief weg; er is dan geen gearchiveerde versie
• Onpraktisch: je kunt een geëxporteerd Zenya-document niet openen, ook niet via een Bijlage-veld

Ad 2 - kunnen er meerdere bestanden in 1 Bijlage-veld?

Ja, dat kan.

Ad 3 - Hoe voeg je een Bijlage-veld toe?

Het Bijlage-veld is een veldtype, dat je naar eigen inzicht mag toevoegen aan je omgeving.
Zie Velden toevoegen aan documenten en processen | Infoland Community hoe je een veld beschikbaar maakt.

Chaim schreef:
Ik denk dat ik een nog betere suggestie heb.
Als je bijlage-documenten wel publiceert, maar niet in een verzameling zet, dan ligt de oplossing van je probleemstelling mijns inziens volledig in je bereik:

• De bijlagen kunnen dan niet gevonden worden, omdat ze niet in een verzameling zitten
• De bijlagen zijn dan wel onderhavig aan de onderhoudscyclus
• Je kunt er vanuit de hoofddocumenten wel verwijzingen aanbrengen naar de bijlagen

Kortom: je kunt de bijlagen dan alleen vinden en openen als je eerst het hoofddocument opent.

Tip: maak gebruik van Documenten die bij elkaar horen aan elkaar koppelen | Infoland Community om in beeld te krijgen welke hoofddocumenten en bijlagen bij elkaar horen

@Chaim Leunissen: Dank voor je uitgebreide antwoorden weer. Begrijp ik het goed? Een gepubliceerd document dat niet aan een verzameling is gekoppeld, verschijnt wel voor de gebruikers zodra zij hier via een URL naartoe gezonden worden?!

@lsnoei

Dat klopt!

Maar je dient dan wel heel goed naar de definitie van je verzamelingen te kijken.
Sommige organisaties hebben bijvoorbeeld een verzameling aangemaakt waar alle documenten inzitten…

Je dient de bijlagen dus heel secuur uit te sluiten van al je verzamelingen.
Ik bekijk dat vooral positief: het is sowieso raadzaam om op gezette tijden de inrichting na te lopen en waar nodig bij te werken.

Paar tips hierbij:

• Zorg ervoor dat de leesrechten op de bijlagen exact overeenkomen met de leesrechten op de hoofddocumenten, anders zal de link niet werken
• Zet de bijlage documenten in een separate map(penstructuur) in het documentbeheer - dat maakt het mogelijk om de bijlagen buiten verzamelingen te houden die gebaseerd zijn op de mappenstructuur
• Schakel in de eigenschappen van de documentmap alle velden uit die gebruikt worden in de definitie van verzamelingen om te voorkomen dat de bijlagen alsnog in een verzameling komen op grond van labeling

@Chaim Leunissen , dank je wel. Wij hebben de structuur gelukkig gedegen opgezet. Aan de achterkant hebben we: Eigenaar (hoofdmap) > Afdeling(en) (submap) > Thema (submap). De themamappen aan de achterkant 1 op 1 met Verzamelingen aan de gebruikerskant. Dus je oplossing kan ik goed doorvoeren. Ik zal onder elke hoofdmap een submap aanmaken met de naam ** Bijlagen buiten zoekresultaat **, en daar kunnen onze documentbeheerders dan hun documenten in kwijt die ze wel via een URL beschikbaar willen maken, maar niet terug willen laten komen in een Verzameling/ Zoekresultaat.