Beste @Wilma ,

Het hele proces van aanmaken en schrijven van een document valt onder de conceptfase van een document. Hierin zijn velden nog niet verplicht, vaak worden ze gedurende het schrijfproces gevuld.

Pas als een document wordt gepubliceerd ‘bestaat’ het voor iedereen en moeten alle verplichte velden ook zijn gevuld.

Vergelijk het met een e-mail, de ontvanger weet pas dat je een e-mail naar hem/haar stuurt op het moment dat je op ‘Verzenden’ klikt.

Tot die tijd staat de e-mail bij jou in concept en bestaat deze niet voor de ontvanger.

Beste,

Wij hebben dit verwerkt in onze verzoek “aanmaak document procedure”. Ze moeten bepaalde gegevens aanleveren waaronder ook de verplichte velden. Documentbeheerder weet natuurlijk niet wat voor soort document het is en om elke keer weer achteraan te gaan kost te veel tijd.

Een andere optie is als om die velden vooraf in te laten vullen op mapniveau (standaardwaarde instellen). Dit kan alleen als je weet dat het een en dezelfde soort document is.

Inmiddels hebben we het verwerkt in een FLOW. We zijn tevreden hierover.

Als documentbeheerder moet je al veel informatie ontvangen van de schrijver. Wat is de titel, welk format wil je hebben, wie gaat het beoordelen, in welke map moet het komen. Daarbij weet ik als documentbeheerder heel goed wat voor documentsoort het gaat worden. Dus de antwoorden die hierboven zijn gegeven zijn voor mij niet van toepassing. 

Hoi Wilma,

Helaas is het niet zo dat je als documentbeheerder altijd alle velden al direct bij het aanmaken van een document kunt vullen. Er zijn ook scenario's waarbij schrijvers de velden vullen. Het kan dan zelfs nog zo zijn dat er meerdere schrijvers zijn en iedere schrijver zijn ‘eigen’ velden invult. Zie bijvoorbeeld ook dit idee: