Documenten

Als documentbeheerder kun je voortaan notities voor de documentbeheerder(s) maken bij het document

In het documentbeheer kun je als documentbeheerder opmerkingen voor schrijvers en/of beoordelaars maken bij de (gepubliceerde of concept) versie van het document. Steeds vaker horen wij van documentbeheerders dat zij behoefte hebben aan een mogelijkheid om notities bij het document te maken; Notities die alleen beschikbaar zijn voor documentbeheerders en waarin belangrijke bijzonderheden of afspraken m.b.t. het document vastgelegd kunnen worden. Deze moeten gescheiden blijven van de opmerkingen voor schrijvers en/of beoordelaars, zodat er overzicht blijft. Dit kunnen notities zijn zoals:

• Aantekeningen m.b.t. punten die niet vergeten moeten worden (hoeven niet direct aangepast worden, maar moeten meegenomen worden in de volgende controle)
• Wijziging in de beoordelaars van een document, vanwege bijvoorbeeld verlof
• Notities ter informatie voor een nieuwe documentbeheerder.

Bij het opmerkingen paneel (aan documentbeheerzijde) is voor de documentbeheerders een optie toegevoegd om notities bij het document te kunnen vastleggen. Deze notities worden gemaakt bij het document en blijven onafhankelijk van de versie van het document beschikbaar (t.o.v. opmerkingen voor schrijvers en/of beoordelaars, dit zijn opmerkingen bij een specifieke versie van het document). → Neem aan dat dit Document note is
Heb je bijvoorbeeld schrijvers uitgenodigd, dan zullen zij alleen de opmerkingen met betrekking tot de versie die zij moeten schrijven zien (en dus niet de notities bij het document). → Neem aan dat dit Comment for this version is

Het komt regelmatig voor dat meerdere mensen documentbeheerder zijn. Je kunt daarom ook reageren op notities zodat documentbeheerders elkaar kunnen aanvullen. Daarnaast is het mogelijk om notities te verwijderen, als ze bijvoorbeeld toch niet van toepassing zijn of verwerkt en niet meer relevant zijn.

Dit haal ik uit de release notes: Zenya 6.2.0 – Infoland Update