Beste, 

Bij Officedocumenten (tonen als PDF) hebben wij in de voettekst versie nummer gezet en voor de rest blijft en is het cultuur aspect binnen de organisatie. Niet uitprinten tenzij het echt noodzakelijk is. Wij doen vaak looprondes doen om geprinte documentatie te controleren en bij afwijking een melding maken en terug laten komen bij een (werk)overleg. 

Beste @Khar-Cheong,

Bedankt voor je reactie.  We zijn een behoorlijke grote organisatie en ondanks instructie komen we tijdens audits nog formulieren tegen die niet op de correcte manier zijn uitgeprint.  Ik had gehoopt dat er inmiddels al een betere oplossing beschikbaar zou zijn. 

Wij zaten ook met dit probleem en hebben het voor nu zo opgelost:

als men een document geprint wilt hebben. Dan moeten ze een verzoek indienen bij de documentbeheerders. Zij printen die documenten in speciaal sjabloon papier waarin staat dat het een beheerd geprint document is. De documentbeheerders houden een excel bij waar het document ligt en hoevaak het geprint is en aan wie het gegeven is. Ook hebben we een veld toegevoegd bij de documenten om te kunnen zien waar het document geprint is.

Uiteindelijk willen we dit overzetten in een kaartenbak “Geprint Document” 

Bedankt voor de aanvulling. Ik ben wel benieuwd hoe je dan borgt dat gebruikers dit ook werkelijk doen en niet zelf een document gaan uitprinten? 

1. Wij doen maandelijks een loop ronde met een rapportage met daarin het veld “geprinte document locatie”, versie X, etc etc. (Dit is verwerkt in een checklist/taken van de documentbeheerders).
2. Als er op de afdeling op dat moment andere documentatie ligt dan wat in de rapportage staat, dan melden we dit. 
   1. Geaccepteerd sjabloon 1: uitgeprint document door de gebruiker met THT: 24 uur, versie, door wie uitgeprint
   2. Geaccepteers sjabloon 2: Officiële geprinte document sjabloon en hiermee dus ook een beheerd document. THT oneindig totdat er een nieuwe versie komt. 
3. Als we geprinte zenya documenten vinden die niet voldoen aan punt 2, dan wordt er een (tel)melding gemaakt (afhankelijk van soort document).

We hebben dit neergelegd bij de documentbeheerders. Het is wel een actie die uitgevoerd moet worden en het is actie dat veel tijd kost. Maarja…zoals we hier het altijd zeggen “Kwaliteit kost tijd” ;)

Beste Khar-Cheong,

Hoe zet je het versienummer in de voettekst van de Officedocumenten? Het is mij niet gelukt!

Paola