Beantwoord

Versienummer van document in Word en Excel


Reputatie 1
Badge +6

In iDocument was het zo dat als je in de voettekst van een Word of Excel-document het Pad zette (veld: filename), dan nam iDocument na uploaden dat veld over als zijnde het versienummer van het document.

Als je het document vervolgens als PDF-lezen laat verschijnen of afdrukt staat mooi het versienummer op het document. Prachtig.

Nu in Zenja werkt dit niet meer. Is er een reden dat dit is uitgezet? Nu kun je niet meer zien met welke versie je werkt (alleen nog digitaal).

Is er een andere manier om het versienummer zichtbaar te maken?

 

Hebben andere gebruikers hier ook last van?

icon

Antwoord op het topic Khar-Cheong 14 July 2021, 16:07

Bekijk origineel

23 reacties

Badge +1

@J.Roosen

weergave veldcode ALT+F9

Geavanceerde veldeigenschap

 

Ik kan nergens in Zenya een vinkje vinden die te maken heeft met dit.

 

Overig informatie:

Dit staat onder bestand → info → eigenschappen → geavanceerde eigenschappen → aangepast

Cookies: [{"Name":"ASP.NET_SessionId","Value":"umbiep1xzugacoqoac3kgggw","Path":"/","Domain":"labmicta.iprova.nl"}]

 

 

 

 

Via de eigenschap “invulbaar formulier” en de instellingen zoals hierboven weergegeven lukt het bij ons nu ook bij de nodige documenten :grinning:  

Dankjewel! 

Reputatie 4
Badge +5

Bij ons werkt het zo:

  • Ik maak een document aan met documenttype WORD en kies ik een sjabloon waarin het veld “FILENAME” al verwerkt is, document is geen invulbaar formulier (eigenschap in Zenya). Titel is Test versienummer.

     

Zo wordt het direct getoond (Zenya) na aanmaken van een nieuw document. 

  • Vervolgens klik op bewerken en het document wordt geopend via plugin. Omdat ik een sjabloon heb gebruikt neemt hij als versie 1 de titel van het sjabloon over. In dit geval heet ons word-sjabloon “WORD overig”. 
  • Volgende stap is veld bijwerken. 
  • Document opslaan en afsluiten via Zenya tab. En zo wordt het vervolgens getoond (Zenya).

 

In al onze WORD/Excel sjablonen (invulbaar/niet invulbaar) is het veld “FILENAME” verwerkt in de voettekst. Als PDF wordt het goed getoond en als invulbaar formulier wordt het ook goed getoond.

 

Bij downloaden heb je geen directe koppeling met Zenya, dus er zal geen update plaatsvinden. Want je download het document en dit wordt lokaal opgeslagen op een schijf. Als het goed is zie je Zenya tab ook niet. Dus het klopt dat je geen update ziet.

 

 

 

 

Reputatie 4
Badge +5

@J.Roosen 

Haha, daar is de community voor :grinning:

We gebruiken hier Microsoft Edge versie 95.0.1020.44 (64bit)

Reputatie 3
Badge +3

Hallo allemaal,

We hebben dit verder onderzocht bij @J.Roosen.
Er wordt gebruik  gemaakt van het "FILENAME"-veld van Microsoft Word, om de bestandsnaam van het document in de voettekst te verwerken. Vervolgens wordt via een "Expression" de overbodige tekst er af geknipt, zodat alleen het versienummer over blijft.

Het probleem wat hierbij op treedt, is dat de bestandsnaam kan wijzigen, afhankelijk van de actie die wordt uitgevoerd op het document zelf. Vanuit onze Software proberen wij een zo generiek mogelijke wijze aan te houden, echter wij kunnen niet garanderen dat de bestandsnaam altijd dezelfde structuur zal hebben. Het bekijken van een document en het bewerken van een document, volgen beide een andere route wat invloed heeft op de bestandsnaam van het document op het moment dat deze wordt aangesproken.

Dit kan resulteren dat in de ene situatie document een bestandsnaam heeft in de vorm van "[DocumentTitle] (versie [Version]).[FileExtension]" en in een andere situatie een "[Version].[Revision].[FileExtension]"-bestandsnaam wordt gehanteerd. Bij het opslaan van het document / bewerken van de velden die in het document staan, kan de waarde van het "FILENAME"-veld veranderen. Zelfs bij het afdrukken van een documenten vanuit Zenya, wordt er een actie uitgezet om de veldwaarden van een document bij te werken (bv de inhoudsopgave van het document), zodat deze altijd de actuele waarde heeft voordat het Document wordt omgezet naar PDF.
 

Vanuit de standaard functionaliteit beschikken wij alleen over de volgende twee opties, namelijk:

  • Het afdrukken van het document, waarbij een Afdruksjabloon wordt gebruikt waarin het "Versienummer" veld ("@@13_Versie_fieldLabelAndValue_printfilled@@") is opgenomen. Zodra het document wordt afgedrukt, zal de actuele versie van het document in de afdruk worden vermeld.
  • Bij het bewerken van het document zou een statische waarde van de Versie in het document kunnen worden opgenomen. Dit vereist wel van de document beheerder / schrijver dat hij / zij handmatig het versienummer wijzigt, alvorens de nieuwe concept versie wordt gepubliceerd.

Het advies wat wij aan j.roosen hebben meegegeven is om voor deze functionaliteit een Idee op de Infoland Community te plaatsen waarin wordt beschreven dat de mogelijkheden om "metagegevens" (zoals het versienummer) in een document op worden genomen. Aan de hand van de feedback die wij ontvangen / kunnen verzamelen middels deze Ideeën, kan onze ontwikkelafdeling nader onderzoeken in hoeverre dit in de doorontwikkeling van onze software zou kunnen worden gerealiseerd.

Reputatie 1
Badge +6

Hoi @Khar-Cheong​​​​ en @StefanieDS,

 

Ik draai dezelfde Zenya versie als jij.

Word = Microsoft Office professional plus 2016. versie 16.0.5188.1000

 

De instellingen in Word staan ook gelijk aan die van jou.

Ik denk dat er dan in ZENYA bij jou een vinkje aan staat, die bij mij uit staat.

 

Nu nog ff vinden wel vinkje dat is.

 

@Inge Kuijpers: Top dat jullie er naar gaan kijken, wellicht dat bovengenoemde van Khar-Cheong en en mij kan helpen bij het zoeken naar het juiste vinkje.

 

Alvast bedankt, want dit gaat ons en anderen enorm helpen bij het voldoen aan de ISO15189.

 

Jeroen

Reputatie 4
Badge +5

@J.Roosen Dat is mooi!  :thumbsup:

Reputatie 4
Badge +5

@IlseJanssen 

De titel aanpassingen die je doet in Zenya heeft niet direct betrekking op je WORD document (geen directe koppeling/verbinding). Koppeling begint pas te werken als WORD wordt opgestart (door op bewerken te klikken). Aangezien je de titel aangepast hebt moet je het veld FILENAME eigenlijk *updaten*. Je kan dit doen door rechtermuisknop te klikken op het veld en dan “veld bijwerken” of het veld FILENAME verwijderen en opnieuw toevoegen.

 

@StefanieDS mooi dat het gelukt is!

Badge +1

Hallo, 

Ik heb tevens bovenstaande instructies gevolgd (waarvoor dank!).

Indien ik de titel in Zenya aanpas en het vervolgens het document terug open of bewerk, lijkt het veld in het word-bestand echter deze nieuwe info niet op te pikken (de oude titel blijft behouden). 

Bij mij geeft het veld ‘FileName’ ook effectief de titel weer en niet het versienummer. 

Iemand een idee waar het misloopt?  

 

 

 

Bij de documenten waar ik deze workaround nodig heb, heb ik aangeduid als “invulbaar formulier” bij de documenteigenschappen. Op deze manier kon er ook vanuit Word geprint worden (bv bij SQL opdracht) en had ik toch de versie en naam vanuit Zenya mee… 

Misschien werkt dit voor jou ook op deze manier?  

Reputatie 1
Badge +6

Hoi @StefanieDS en @Khar-Cheong,

cc: @Inge Kuijpers 

 

Het Word-document met als titel TEST Versienummer is nu geüpload en gepubliceerd in Zenya als ‘invuldocument’.

In Zenya is de tekst van de voettekst onzichtbaar. (is dat bij jullie ook zo?)

 

Als ik het Word-document, vervolgens download staat er in de voettekst:

TEST Versienummer (dat is de titel van het document)

Het versienummer wordt niet getoond, behalve als in de voettekst ‘veld bewerken’ wordt gedaan of als het document afgedrukt wordt. In beide gevallen doet Word een update en staat er bv;

TEST Versienummer (Versie 6) (dat is wat we willen)

Dit werkt niet als het document, na downloaden, ergens wordt opgeslagen (dan doet Word geen update) (is dat bij jullie ook zo?)

In de iProva omgeving ging dit automatisch en was het wel zichtbaar binnen iProva.

Deze stap zou automatisch moeten verlopen, want dat gaan de medewerkers niet doen. Daar denken ze niet aan.

 

2e punt is dat in iProva dit ook opging voor Word-documenten die als PDF werden getoond. Daar was het versienummer ook zichtbaar in iProva.

Het lijkt of Zenya dus anders omgaat met het uploaden van de documenten

 

Hoe gaat dat nu bij jullie?

Moeten jullie in het gedownloade bestand ook de voettekst eerst updaten? of afdrukken

Of werken jullie op een andere manier?

 

Hoe doen jullie dat met niet invulbare Word-documenten (dus PDF-getoonde documenten)?

Hoe zorgen jullie er daar voor dat er een versienummer op komt te staan?

 

Excel heb ik nog niet getest, dat doe ik z.s.m.

 

Groeten Jeroen

Reputatie 1
Badge +6

@Khar-Cheong,

Cc: @Inge Kuijpers 

 

Precies. Zo werkte het bij ons exact hetzelfde in iProva.

Maar nu dus niet meer in Zenya. Ik vind het zo apart.

 

Er moet toch ergens een instelling anders staan in Zenya t.o.v. iProva.

( @Karen van Vliet kunnen we een vergelijk doen met de instellingen iProva en Zenya?  )

Reputatie 1
Badge +6

@Khar-Cheong @StefanieDS ,

 

We zijn lekker bezig, haha.

Mag ik jullie nog vragen welke browser jullie gebruiken voor Zenya? wellicht dat hier nog een verschil in zit?

 

 

Wij gaan in ieder geval door de instellingen van Zenya heen, misschien dat we daar nog iets kunnen vinden wat niet aan staat.

 

@Inge Kuijpers : heb jij een idee welke instelling te maken heeft hiermee?

Het is toch gek dat het nu bij iedereen hierboven wel lukt, maar bij ons nog steeds niet

Reputatie 4

In iDocument was het zo dat als je in de voettekst van een Word of Excel-document het Pad zette (veld: filename), dan nam iDocument na uploaden dat veld over als zijnde het versienummer van het document.

Dit snap ik niet. Zoals het er staat kan ik me niet voorstellen dat het klopt. Hoe kan het pad het versienummer worden? Kan het zijn dat het versienummer in het afdruksjabloon staat en dat daar iets mee aan de hand is? Graag meer toelichting.

Reputatie 1
Badge +6

Het is toch echt zo.

We werkten voorheen met iDocument en hebben in de voettekst de volgende tekst staan:

 

Versie:

 

Vervolgens ga je naar de opmaak van de voettest en voeg je het veld 'Filename' er achter toe.(in Word)

In Excel ziet dat eruit als @bestand.

 

Als je vervolgens het document terugstuurt naar iDocument of upload als nieuw bestand, dan maakt iDocument daar het huidige versienummer van.

 

Zenja maakt deze tekst leeg. Het versienummer of het pad is dus niet meer zichtbaar.

 

Ik zal morgen voorbeelden uploaden. Ik heb nu nog de beschikking over iDocument en Zenja door een overgangsfase

 

Wordt vervolgd

 

Reputatie 1
Badge +6

Hoi Job en anderen,

 

Ik heb een bijlage aan deze reactie toegevoegd met diverse printscreens van wat je ziet in iDocument en in Zenya bij zowel Word als Excel-bestanden. Tevens heb ik uitgelegd hoe wij het hebben ingericht.

 

Wij werken al jaren op deze manier met versienummers in Word en Excel in iDocument.

 

Wat ik zie is dat het niet meer werkt in Zenya. Het zou dan ook mooi zijn als jullie (Infoland) kunnen nagaan waarom het wel in iDocument werkt en niet in Zenya.

Het zou voor ons een achteruitgang zijn als we niet meer kunnen zien (of traceerbaar kunnen maken) met welk versienummer van formulieren en sjablonen we aan het werk zijn.

Zoals ik lees in de Community (waar ik overigens sinds kort lid van ben) is hier wel echt vraag naar en hadden jullie het voor elkaar zonder dat je het wist. :wink:  :thumbsup_tone2:.

Hopelijk is iets in de iDocument-programmatuur terug te vinden over hoe het werkt en kan het in Zenya ingebouwd worden. :fingers_crossed_tone2:

 

Met vriendelijke groet

Jeroen Roosen
Adviseur Kwaliteit OLVG Lab BV
j.roosen@olvg.nl

Reputatie 4
Badge +5

Bij ons wordt het wel goed getoond. 

In WORD:

Voorkant als PDF:

 

Reputatie 1
Badge +6

En jij doet dat op dezelfde manier zoals ik beschreven heb, via filename in de voettekst?

 

Nog een vraagje, werkt jullie Zenya ook in de SaaS omgeving of doet Zenya dat zo wie zo?

Reputatie 4
Badge +5

Yes, op de zelfde manier zoals jij hebt het beschreven in het WORD-bestandje. 

 

Het is inderdaad SaaS. Jij zou kunnen kijken bij mijn.infoland.nl  en dan naar mijn producten gaan

Badge +1

@J.Roosen 

Wij zijn recent overgeschakeld naar Zenya als nieuw documentbeheersysteem en botsen ook tegen het probleem dat de versie niet wordt weergegeven vanuit een Word of Excel file… 

In bepaalde gevallen (zoals bij een SQL opdracht) kunnen we echter niet anders dan vanuit Word printen. 

 

Ik vroeg mij af of jij ondertussen de oplossing hebt gevonden? 

 

Mvg, 

Stefanie 

Reputatie 1
Badge +6

Hoi @StefanieDS 

 

Nee ik heb geen oplossing, wel vanalles nog geprobeerd, maar helaas.

Bij @Khar-Cheong schijnt het wel te werken, bij ons helaas niet

 

Jeroen

Hoi @J.Roosen,

We gaan hier op de servicedesk verder naar kijken.

Reputatie 4
Badge +5

@J.Roosen @StefanieDS 

Wellicht verkeerde versie of ontbrekende opties? 

 

Wij gebruiken hier:

Zenya versie 6.1.3.1

Microsoft Office professional 2010, versie 14.07268.5000 (32-bits)

 

Reputatie 4
Badge +5

@J.Roosen

weergave veldcode ALT+F9

Geavanceerde veldeigenschap

 

Ik kan nergens in Zenya een vinkje vinden die te maken heeft met dit.

 

Overig informatie:

Dit staat onder bestand → info → eigenschappen → geavanceerde eigenschappen → aangepast

Cookies: [{"Name":"ASP.NET_SessionId","Value":"umbiep1xzugacoqoac3kgggw","Path":"/","Domain":"labmicta.iprova.nl"}]

 

 

 

Badge +1

Hallo, 

Ik heb tevens bovenstaande instructies gevolgd (waarvoor dank!).

Indien ik de titel in Zenya aanpas en het vervolgens het document terug open of bewerk, lijkt het veld in het word-bestand echter deze nieuwe info niet op te pikken (de oude titel blijft behouden). 

Bij mij geeft het veld ‘FileName’ ook effectief de titel weer en niet het versienummer. 

Iemand een idee waar het misloopt?  

 

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring