Beantwoord

Volgorde van documenten in zoekresultaten mede laten bepalen door het documenttype i.p.v. alleen de relevantie ten opzichte van de zoekterm

  • 19 April 2023
  • 6 reacties
  • 120 Bekeken

Badge +1

Ik begrijp dat bij het ingeven van een zoekterm, de documenten worden getoond volgens voorkomen van de zoekterm:

  1. in de titel 
  2. het aantal keren dat de zoekterm voorkomt in de inhoud van het document

Wij hebben alle documenten ook ingedeeld met volgend kenmerk:

Document type: proces, procedure, werkinstructie, formulier

Dit documenttype is reeds toegevoegd als filter aan de linkerzijde. Dus men kan aan de hand hiervan de documentenlijst beperken tot enkel processen, of enkel procedures, …

Echter, onze organisatie heeft me volgende vraag gesteld: 

Is er een mogelijkheid om bij het ingeven van de zoekterm, en het tonen van de lijst van documenten ook rekening te houden met dit documenttype, zonder de filter te gebruiken? M.a.w. kunnen we ervoor zorgen dat in de lijst de processen dan bovenaan worden getoond, met daaronder de procedures, enz., zonder de filter aan de linkerzijde te gebruiken? De redenering is dat de documenten dan getoond worden volgens belangrijkheid: Processen zijn belangrijker dan procedures, enz. Dus zou men, onafhankelijk van het aantal keren dat het kernwoord voorkomt in de tekst, bovenaan de processen willen zien, met daaronder de procedures enz.

 

icon

Antwoord op het topic Chaim Leunissen 19 April 2023, 17:43

Bekijk origineel

6 reacties

Reputatie 5
Badge +5

@Karen Reynders 

Het is op dit moment niet mogelijk om de volgorde van de zoekresultaten te laten bepalen door het documenttype.
Tegelijk realiseer ik me dat processen vaak de kapstok zijn waar werkinstructies en procedures aan gehangen worden via verwijzingen.

Als gebruikers dit ook weten, dan is dit een oplossing die direct in de handen van de medewerker gelegd kan worden: zoek naar documenten en filter vervolgens op documenttype "Proces”.

Het is tevens goed om te weten dat de relevantie van de zoekresultanten op basis van inhoud van een document wordt bepaald door de relatieve frequentie van het zoekwoord ten opzichte van het totaal aantal woorden in de inhoud.

(Visio) Procesdocumenten bevat in de regel minder tekst dan een MS Word of HTML document. Dat betekent dat de relatieve frequentie van een proces vrij eenvoudig omhoog kan.
Bijvoorbeeld door een (tekst)veld aan te maken dat alleen ingevuld kan worden voor processen. Dit veld gebruikt u dan om relevante termen toe te voegen aan processen, zodat de relevantie van die processen toeneemt.
Zie Velden toevoegen aan documenten en processen voor aanwijzingen.
Het is daarbij van belang dat dit veld wordt ingesteld als "Doorzoekbaar vanuit het portaal”.

Andere optie is wellicht het aanmaken van "Aanbevolen links”: per relevante zoekterm kunt u een of meer aanbevolen links naar  processen of documenten instellen, zie Hoe kan ik een link naar een website of een bepaald document koppelen aan een zoekterm en bovenin de zoekresultaten plaatsen?

 

  

Badge +1

@ Chaim,

dank u voor je reaktie. Het gebruik van snelkoppeling is inderdaad ook handig en wordt meer en meer toegepast. Het gebruik van velden, gekoppeld aan document wordt ook toegepast. Het gaat hem in bovenstaande vnl. over zoektermen die heel uiteenlopend kunnen zijn. Spijtig dat een bepaalde hierarchie hier niet verder kan gekoppeld worden. Ik geef onze organisatie daarbij voornamelijk de raad om de zoekterm in combinatie met de filters aan de linkerzijde te gebruiken.

Nu hebben we daarbij vastgesteld dat als eerst één of meerdere filters worden toegepast en daarna een zoekterm wordt ingegeven, dat de geselecteerde filters weer teniet worden gedaan. Dit kan toch niet de bedoeling zijn, toch?

Omgekeerd is het geen probleem: eerst zoekterm en daarna de lijst verder reduceren a.d.h.v. de filters. 

Zou dit kunnen aangepast worden zodat geselecteerde filters behouden blijven nadat er een zoekterm wordt ingevuld?

Reputatie 5
Badge +5

@ Chaim,

Nu hebben we daarbij vastgesteld dat als eerst één of meerdere filters worden toegepast en daarna een zoekterm wordt ingegeven, dat de geselecteerde filters weer teniet worden gedaan. Dit kan toch niet de bedoeling zijn, toch?

Zou dit kunnen aangepast worden zodat geselecteerde filters behouden blijven nadat er een zoekterm wordt ingevuld?

In de huidige opzet verwachten we dat het invoeren van een (andere) zoekterm een geheel nieuwe zoekactie inluidt en dat is de aanleiding waarom de filters niet vastgehouden worden.
Als de ingestelde filters wel vastgehouden worden, dan is dat in andere situaties weer suboptimaal.

Wellicht is dit een inzicht dat helpend is: als u vanuit "Raadplegen” een verzameling of verzamelingengroep aanklikt en dan zoekt, dan wordt er alleen in die verzameling of verzamelingengroep gezocht en die selectie van de verzameling(engroep) wordt ook vastgehouden als u direct daarna een andere zoekterm toepast.

 

Badge +1

@Chaim,

het selecteren van een verzameling of verzamelingengroep en daarna het toepassen van een zoekterm werkt inderdaad. Echter, wij maken ook gebruiken van een filters o.b.v. velden (zie onderstaande printscreen). Een selectie in één of meerdere van die filters wordt teniet gedaan van zodra er een zoekterm wordt ingegeven. (Eerst de zoekterm ingeven en dan bijkomend een filter toepassen werkt wel, maar is niet altijd de logische werkwijze)

-Kunnen we dit dan enkel laten werken door de in onderstaand voorbeeld aangeven filters als een verzameling te tonen? 

-Waarom wordt er een onderscheid gemaakt tussen deze filters/velden en de verzamelingen?

-Waarom wordt het aantal documenten in een bepaalde verzameling niet getoond, zoals nu wel het geval is bij de filters/velden?

Alvast dank u voor de verduidelijking!

Hoi Karen,

Je zou inderdaad ook verzamelingen kunnen maken op basis van het filterveld. Verzamelingen zijn bedoeld als een logische indeling van je documenten waardoor lezers gemakkelijk een document kunnen vinden, met name via ‘Bladeren'.

Filters zijn vooral bedoeld om je zoekresultaten te verfijnen, vandaar dat je bij de filters ook kunt zien hoeveel resultaten het filter gaat opleveren.

 

Badge

Allen,

 

Wij hebben een gelijkaardige vraag voor sortering van documenten:

 

mvg,

Jan

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring