Volgorde van (sub)mappen documenten in Zenya DOC

​@Rob van der Kamp 

Allereerst: welkom bij de Community!

Je situatieschets is ietwat onduidelijk. Zou je je vraag kunnen verduidelijken met schermafdrukken als onderstaand antwoord niet aansluit?

In documentbeheer is er een mappenstructuur, die ten eerste hiërarchisch verdeeld is en waarbij de mappen op hetzelfde hiërarchische niveau op alfabetische volgorde staan.
In onderstaand voorbeeld staan de mappen "Addendums”, "Manuals” en "Zenya” op een hetzelfde hiërarchisch niveau en op hun niveau alfabetisch geordend. De mappen daarboven zijn ook weer alfabetisch geordend. Daar kun je niet van afwijken.
Dit is de zogeheten mappenstructuur waarin documentbeheerders documenten beheren.

Paar kleine tips:

• Het is mogelijk om de map "Quality management” dicht te klappen.
• Daarnaast zou je mappen naar een ander niveau kunnen verplaatsen of mappen kunnen samenvoegen als dat beter past.

Als je op een map klikt, dan wordt de inhoud rechts van de mappenstructuur getoond. In het overzicht van documenten van een map kun je op alle ingestelde kolommen sorteren. In bovenstaand voorbeeld zijn de documenten gesorteerd op de kolom "Attention required” en niet op titel.

Daarnaast is het belangrijk om te weten dat je de zogeheten verzamelingen in je portalen heel anders kunt noemen en ordenen, vergelijk de namen van de "mappen” in onderstaand voorbeeld maar eens met de namen van de mappen in bovenstaande schermafdruk.

Ik hoop tevens dat het opvalt dat de volgorde van de portaal verzamelingen manueel gesorteerd zijn door de portaalbeheerder!

Onze mappenstructuur ziet er als volgt uit:

Binnen de map QESH hebben wij de volgende sub-mappen:

We hebben in deze map 1-5 moeten toevoegen om de mappen in de gewenste volgorde te tonen. Dit hadden we graag zonder 1-5 gewild (dus zelf de volgorde kunnen instellen).

Binnen de map, bv “General” staan een viertal documenten op dit moment. Ook deze zouden we graag in een zelf gekozen volgorde willen tonen en niet persé op alfabetische volgorde. 

Welke mogelijkheden zijn er voor zowel de volgorde van de mappen als de volgorde van bestanden binnen een map?

Hoi ​@Rob van der Kamp 

Voor de volgorde van de mappen op hetzelfde hiërarchische niveau (in het documentbeheer) heb je een andere beschikbare oplossing gevonden.
Tip: gebruik een voorloopnul zodra je meer dan 9 submappen aanmaakt. 

Voor het overzicht van documenten geldt dat het overzicht zich gedraagt als een Excel lijst:

• Klik op een kolomnaam om de sortering op die kolom te sorteren. Klik 2x om omgekeerd te sorteren
• Wijs een kolomnaam aan en klik vervolgens op het trechtertje naast de kolomnaam om te filteren of een zoekactie uit te voeren. Je ziet een filteroptie als de kolom gebaseerd is op een keuzelijst (zoals de status van een document) of een zoekoptie als het om tekst gaat (zoals de titel) 

Het is belangrijk om te weten dat je zelf mag kiezen welke kolommen je wil gebruiken voor je overzicht, zie Overzicht houden op documenten in het beheer | Zenya Community

De genoemde training geeft ook aanwijzingen hoe je de standaard sortering van documenten instelt naar persoonlijke voorkeur, zodat je niet telkens op een kolomnaam hoeft te klikken. Je zou in navolging van mijn eerdere voorbeeld documenten standaard kunnen sorteren op de kolom "Aandacht vereist”, ter ondersteuning van effectief documentbeheer.

Tot slot merk ik op dat al de informatie in deze reactie alleen relevant zijn voor de personen die documenten beheren - deze instellingen hebben geen invloed op de wijze waarop de documenten via het Zenya portaal worden aangeboden.