Best @Alex van Baar,

Wellicht een te late reactie maar ik zag deze vraag nu pas.

Wij draaien elke avond een bulkexport van alle documenten. Het gemaakt (alleen lezen)  bestand wordt dmv van Robocopy gekopieerd naar de C schijven van zo'n 70 noodpc's (tevens gewone pc's) die dag en nacht aanstaan.

De pc's zijn op de noodstroom aangesloten. Bij een calamiteit dat netwerk en/of stroom uitgevallen is kunnen de documenten geraadpleegd worden die staan op de C schijf.

Bij een calamiteit dat het netwerk niet beschikbaar is wordt er binnen 1 uur overgeschakeld naar een noodnetwerk om ons EPD te waarborgen. Via het noodnetwerk kan het alleen lezen bestand ook geraadpleegd worden via een snelkoppeling naar onze domain controler.

Amsterdam UMC is bezig met het inrichten van de Search app van Infoland, maar er zijn meerdere haken en ogen voordat de documenten op een mobiel apparaat beschikbaar en leesbaar zijn voor gebruikers. Te denken valt aan Tiqr en MobileIron voor het inloggen vanwege de beveiliging van het Amsterdam UMC netwerk. Verder zijn Word, Excel en PDF documenten zijn niet leesbaar via de searchapp tot de bijbehorende programma's gedownload staan op het mobiel device zelf. Ook moet de Search app op het mobile device minimaal 1x per maand via Wifi van het Amsterdam UMC gekoppeld worden om de documenten te verversen gezien deze geüpload worden in het geheugen van het mobile device zelf. 

Daarom hebben wij gekozen voor een hybride noodprocedure.

Afdelingen downloaden zelf een bulkexport op de afdelingsschijf en functioneel beheer onderhoudt een SharePoint pagina.

Op deze SharePoint pagina staan hyperlinks naar de kritische webshares en dezelfde bestanden staan uitgepakt in een aparte folder, zie afbeelding.

Afdelingen geven via een verplicht metaveld aan dat het een zorg kritisch document betreft of niet. Deze komt dan op een speciale bulkexport en webshare. 

De noodprocedure wordt regelmatig gecommuniceerd met de afdelingen en de ICT afdeling is ook op de hoogte gesteld. 

.

Voordelen:

• SharePoint is beschikbaar voor mobile devices en past scherm lay-out hierop aan.
• Past het document automatisch aan op het schermformaat.
• Microsoft documenttypen openen in SharePoint zelf.
• Webshare beschikbaar bij stroom-, netwerk-, en WIfi uitval.
• Uitgepakte bulkexport beschikbaar bij uitval Infoland SAAS, stroom-, netwerk-, en WIfi uitval.

Nadelen:

• Vanwege beveiligingsredenen inloggen met Amsterdam UMC gebruikersnaam en wachtwoord + Tiqr
  • Tiqr moet van tevoren geïnstalleerd staan op mobiele devices
• Voor het openen van een PDF bestand moet nog wel een Acrobat reader gedownload worden.
• 1x per maand handmatig de bulkexport uitpakken en op SharePoint plaatsen. 

EPD staat op EPIC en is via stand alone computers altijd bereikbaar bij netwerk en stroomuitval, iProva/Zenya is via webshares gekoppeld met EPIC. 

Ik hoop dat bovenstaande kan helpen bij het inrichten van jullie noodprocedure en ik ontvang graag tips om onze procedure te verbeteren. 

Wij werken met een bulk export (dagelijks) van alle documenten ( want te veel documenten waren inmiddels urgent geworden), die automatisch wordt weggezet op nood pc s en ook altijd onder het start menu (heet dat nog zo?) beschikbaar is ( met een pop up die de beperkte zoekfunctioniliteit uitlegt).

Randvoorwaarde is dat men moeten weten in welke map te zoeken… en daar gaat t regelmatig mis.

k herken dus het probleem van de beperkte zoekfunctionaliteit in de Bulk export.

Afgelopen weekend weer gebleken.

Heeft iemand daar inmiddels een goed alternatief voor?

Bij Treant maken we gebruik van de bulkexport type website. Deze bulk export wordt vervolgens weggeschreven naar meerdere stand-alone noodpc's. Bij uitval van het netwerk kunnen de documenten op deze pc's worden geraadpleegd via de website die is aangemaakt door de bulkexport.

Echter ook wij lopen aan tegen een tweetal zaken die voor verbetering vatbaar zijn:

• Groot nadeel is dat in de website niet gezocht kan worden.
• Bij het maken van de selectie van documenten kan er niet gekozen worden voor de optie Alle documenten die voldoen aan een filter (zoals wel aanwezig is bij de bulkexport optie losse bestanden). Je kunt dan geen gebruik maken van bijvoorbeeld de optie om documenten te selecteren obv een waarde in een metaveld (metaveld 07.Kritisch document waarbij de beheerder kan aangeven of het een kritisch document is)

Voor deze 2 verbeterpunten heb ik een idee aangemaakt:

Graag jullie stem hiervoor!

Bij VieCuri maken we ook een export naar een stand alone pc, deze wordt iedere nacht geupdate. Bij uitval kan iedereen die een document nodig heeft met het crisisteam contact opnemen, hier zit nl. iemand van ICT voor het verstrekken van benodigde documenten.

Hallo collega's,

We zijn inmiddels 3 jaar verder nadat ik de onderstaande vraag had gesteld aan jullie.

Op welke wijze worden binnen jullie organisatie Zenya documenten zoals noodprocedures en kritieke afdelingsprotocollen getoond bij uitval van het netwerk? Denk aan standalone PC of de Zenya search app van Infoland, bulkexport, Sharepoint omgevingen. Welke organisatie heeft hier ervaring mee en kan ons hierin adviseren en/of heeft goede voorbeelden van een noodprocedure?

Nu we weer wat verder in de tijd zijn met nieuwe mogelijkheden en nu wij als Isala en vast vele van jullie over zijn naar SaaS en we de BulkExportDownloadtool werkend hebben zijn we nog steeds op zoek naar de beste manier om de gebruiker op een gebruiksvriendelijke manier de Zenya documenten offline te laten raadplegen.

Hebben jullie nu de ideale tools ontdekt en in gebruik genomen met een ideale inrichting voor de documenten die je offline kunt raadplegen als gebruiker van Zenya dan zijn wij en mogelijk vele andere community leden geïnteresseerd hierin. 

Zou jij je ideeën en ervaring (opnieuw) willen delen met ons als jij denkt dat je de oplossing hebt gevonden m.b.t. het offline raadplegen van de Zenya documenten tijdens de uitval van Zenya SaaS of uitval eigen netwerk. Hoe hebben jullie anno 2023 je noodprocedure ingericht en welke middelen en tools heb je ingezet? 

Hallo @Alex van Baar,

Ik heb even alle berichten in dit topic gelezen en zie nu dat jij recent weer hebt gevraagd hoe het bij instellingen ervoor staat met de noodoplossingen voor het offline raadplegen van de Zenya documenten.

Ook wij zijn op zoek/geïnteresseerd naar deze informatie aangezien wij ook over zijn naar de Saas en willen kijken naar de opties om de search app hiervoor te gebruiken.

Op dit moment hebben wij twee laptops op centrale punten staan waarop de bulkexport staat, maar willen we ook nog de search app aan gaan bieden. Echter, hebben we hier ook wat vragen over wat nu de beste manier is.

Wellicht is het een keer interessant om met een aantal geïnteresseerden ideeën uit te wisselen?

Ik hoor het graag!

Groetjes,

Mila  

@Annemarie Aaldering 

Ik heb recent contact gehad met jullie ICT over dit onderwerp.
Misschien dat jullie hier een bijdrage willen doen? 

Beste Chaim,

Ook wij maken elke nacht een bulkexport vanuit de SaaS en deze kopiëren we naar onze stand alone pc's (4). Dez pc's zijn aangesloten op noodstroom.

@Chaim Leunissen of bedoel je iets anders?

Annemarie

Als ik me goed herinner heeft jullie ICT die vier standalone PC's als een webserver met een noodprocedure website ingericht.
En dat betekent dat je die website beschikbaar zou kunnen maken aan medewerkers met mobile devices.
Dit is handig als Zenya zelf niet bereikbaar is, maar mogelijk een uitdaging bij stroomuitval (er is dan ook iets van WiFi of een ander netwerk nodig waar de telefoons verbinding mee kunnen maken).

Ik schat in dat de Search App daarin net zo goed of beter werkt, mits medewerkers de inhoud van de Search App downloaden naar het mobile device.
Je zou een aantal tablets kunnen inrichten met de Search App en die permanent opgeladen kunnen houden.
Vervolgens deel je die tablets pas uit als er stroomuitval is.