Voorbeelden van noodprocedure Zenya bij uitval netwerk

  • 23 August 2018
  • 16 reacties
  • 1093 Bekeken

Reputatie 3
Badge +7
Op welke wijze worden binnen jullie organisatie iProva documenten zoals noodprocedures en kritieke afdelingsprotocollen getoond bij uitval van het netwerk? Denk aan seen tandalone PC of de search app van Infoland. Welke organisatie heeft hier ervaring mee en kan ons hierin adviseren en/of heeft goede voorbeelden van een noodprocedure?

16 reacties

Reputatie 6
Badge +7
Wij werken met een speciale (alleen lezen) uitwijkomgeving die beschikbaar is als iProva uitvalt. Deze wordt nachtelijk gesynchroniseerd. Dit werkt nu goed. Naast uitval van iProva gebruiken we deze omgeving ook tijdens bijvoorbeeld updates van het systeem.

Over wat te doen als het hele netwerk uitvalt zijn we nog met elkaar in discussie.
Bij bulkexport merken we (ook in het verleden toen we de noodpc's inderdaad voorzagen van deze export) dat het dan al snel gaat om een te grote hoeveelheid bestanden waarin je niet makkelijk kunt zoeken als medewerker. Dus heeft dit meerwaarde?

We hebben ook gekeken of de searchsapp een optie is, zeker als we in de toekomst naar SaaS-oplossing gaan. Om bijvoorbeeld alle documenten die het metaveld 'zorg - acuut' hebben hierin op te nemen. Omdat we nu in de 'gaan we naar de SaaS'-fase zitten wachten we even op deze besluitvorming om tot een definitief noodscenario te komen.

Ook is de vraag wat je doet als bijvoorbeeld én het netwerk én de stroom uitvalt én de noodgenerators uitvallen die de nood-pc's voorzien, wat doe je dan? En is het in dit soort gevallen de verwachting dat mensen ergens protocollen op gaan zoeken of zijn medewerkers dan echt met andere dingen bezig? Iis de eerste voorziening in de continuïteitstsscenario's die in de noodklappers aan de muur op de afdelingen hangt voldoende?

Wij zijn benieuwd hoe ver de noodscenario's bij jullie gaan. Trek je ergens een grens waarbij je geen noodvoorziening meer regelt en zo ja waar?
Wij hebben ook een constructie met kritische documenten ingezet en synchroniseren die naar een daarvoor aangemaakte webshare. In het ergste geval kan men dan met eigen mobieltjes de kritische documenten op de webshare inzien. Niet ideaal, want webshare is niet geoptimaliseerd voor mobiele devices.

We hopen dan ook spoedig met de iProva search app te kunnen werken zodat men via de app deze kritische documenten kan bekijken. Daar hoeven we dan niet veel meer voor in te regelen.
Reputatie 1
Badge +4

Bij VieCuri maken we ook een export naar een stand alone pc, deze wordt iedere nacht geupdate. Bij uitval kan iedereen die een document nodig heeft met het crisisteam contact opnemen, hier zit nl. iemand van ICT voor het verstrekken van benodigde documenten.

Badge +3

Bij Treant maken we gebruik van de bulkexport type website. Deze bulk export wordt vervolgens weggeschreven naar meerdere stand-alone noodpc's. Bij uitval van het netwerk kunnen de documenten op deze pc's worden geraadpleegd via de website die is aangemaakt door de bulkexport.

Echter ook wij lopen aan tegen een tweetal zaken die voor verbetering vatbaar zijn:

  • Groot nadeel is dat in de website niet gezocht kan worden.
  • Bij het maken van de selectie van documenten kan er niet gekozen worden voor de optie Alle documenten die voldoen aan een filter (zoals wel aanwezig is bij de bulkexport optie losse bestanden). Je kunt dan geen gebruik maken van bijvoorbeeld de optie om documenten te selecteren obv een waarde in een metaveld (metaveld 07.Kritisch document waarbij de beheerder kan aangeven of het een kritisch document is)

Voor deze 2 verbeterpunten heb ik een idee aangemaakt:

Graag jullie stem hiervoor!

Beste Alex,
Wij hebben een metaveld 07.Kritisch document waarbij de beheerder kan aangeven of het een kritisch document is. Kritisch, wil zeggen dat het document beschikbaar moet zijn op het moment dat het systeem uitvalt. Van de alle documenten die als kritisch zijn aangemerkt wordt dagelijks een backup gemaakt. Dit zijn we nu aan het inregelen.
Alex, we zijn nog niet zover dat we dit helemaal hebben ingeregeld.
Reputatie 3
Badge +7
Aan Jan Poppema en anderen,

Zijn er inmiddels al organisaties die hun noodprocedure op orde hebben mbt iProva - uitval netwerk?
Reputatie 1
Badge +1

Amsterdam UMC is bezig met het inrichten van de Search app van Infoland, maar er zijn meerdere haken en ogen voordat de documenten op een mobiel apparaat beschikbaar en leesbaar zijn voor gebruikers. Te denken valt aan Tiqr en MobileIron voor het inloggen vanwege de beveiliging van het Amsterdam UMC netwerk. Verder zijn Word, Excel en PDF documenten zijn niet leesbaar via de searchapp tot de bijbehorende programma's gedownload staan op het mobiel device zelf. Ook moet de Search app op het mobile device minimaal 1x per maand via Wifi van het Amsterdam UMC gekoppeld worden om de documenten te verversen gezien deze geüpload worden in het geheugen van het mobile device zelf. 

Daarom hebben wij gekozen voor een hybride noodprocedure.

Afdelingen downloaden zelf een bulkexport op de afdelingsschijf en functioneel beheer onderhoudt een SharePoint pagina.

Op deze SharePoint pagina staan hyperlinks naar de kritische webshares en dezelfde bestanden staan uitgepakt in een aparte folder, zie afbeelding.

Afdelingen geven via een verplicht metaveld aan dat het een zorg kritisch document betreft of niet. Deze komt dan op een speciale bulkexport en webshare. 

De noodprocedure wordt regelmatig gecommuniceerd met de afdelingen en de ICT afdeling is ook op de hoogte gesteld. 

K2 noodprocedure SharePoint

.

Voordelen:

  • SharePoint is beschikbaar voor mobile devices en past scherm lay-out hierop aan.
  • Past het document automatisch aan op het schermformaat.
  • Microsoft documenttypen openen in SharePoint zelf.
  • Webshare beschikbaar bij stroom-, netwerk-, en WIfi uitval.
  • Uitgepakte bulkexport beschikbaar bij uitval Infoland SAAS, stroom-, netwerk-, en WIfi uitval.

Nadelen:

  • Vanwege beveiligingsredenen inloggen met Amsterdam UMC gebruikersnaam en wachtwoord + Tiqr
    • Tiqr moet van tevoren geïnstalleerd staan op mobiele devices
  • Voor het openen van een PDF bestand moet nog wel een Acrobat reader gedownload worden.
  • 1x per maand handmatig de bulkexport uitpakken en op SharePoint plaatsen. 

EPD staat op EPIC en is via stand alone computers altijd bereikbaar bij netwerk en stroomuitval, iProva/Zenya is via webshares gekoppeld met EPIC. 

Ik hoop dat bovenstaande kan helpen bij het inrichten van jullie noodprocedure en ik ontvang graag tips om onze procedure te verbeteren. 

 

 

 

Reputatie 2
Badge +6
Voor uitval iprova;
Wij maken voor iDocument gebruik van de optie; Bulkexport.
Hierin kun je zelf aangeven welke mappen er wel of niet zichtbaar moeten zijn.
De gebruiker kan dan in de mappen zoeken naar het document.
Onze ICMT afdeling heeft er voor gezorgd dat dit vervolgens inzichtelijk is onder de windowsknop.

Niet ideaal maar wel altijd en voor iedereen beschikbaar.

Bij uitval netwerk; ook nog geen procedure
Reputatie 5
Badge +6
Ook wij werken bij uitval iProva met een Bulkexport voor iDocument.
Tijdens een (langere) periode van uitval iProva is bij ons voorzien dat er voor de gebruiker een link gezet wordt op de Intranet pagina van waaruit medewerkers terechtkomen op de offline omgeving van iProva (Bulkexport bestanden iProva).
De Intranet pagina is bij ons iets meer gekend dan werken via de Windows-knop.
Badge +1
Hebben jullie middels criteria bepaald welke protocollen kritisch zijn en hoe vaak updaten jullie deze lijst? en dan bedoel ik dus: er komen altijd protocollen bij, wie bepaald dat iets kritisch is? Het lijkt me bijvoorbeeld niet wenselijk ivm zoeken om een te grote lijst met documenten te hebben? Kan ik eens met een van jullie sparren?

Gr Andrea
088-9793141
Badge +1
In onze organisatie draait elke week een script die de bulkexport (type export is Website) wegschrijft naar verschillende stand-alone noodpc's. Indien het netwerk niet beschikbaar is kunnen de documenten op deze pc's worden geraadpleegd. iProva-beheer krijgt bericht of de backup wel of niet goed is gegaan.
Reputatie 3
Badge +7
Hallo Silvia,

Kun je ons wat meer vertellen over die speciale (alleen lezen) uitwijkomgeving? Is dat een iProva acceptatieomgeving en een kopie van de productieomgeving of is dit een totaal anders ingerichte server?
Reputatie 2
Badge +4

Wij werken met een bulk export (dagelijks) van alle documenten ( want te veel documenten waren inmiddels urgent geworden), die automatisch wordt weggezet op nood pc s en ook altijd onder het start menu (heet dat nog zo?) beschikbaar is ( met een pop up die de beperkte zoekfunctioniliteit uitlegt).

Randvoorwaarde is dat men moeten weten in welke map te zoeken… en daar gaat t regelmatig mis.

 

 

k herken dus het probleem van de beperkte zoekfunctionaliteit in de Bulk export.

Afgelopen weekend weer gebleken.

Heeft iemand daar inmiddels een goed alternatief voor?

Badge

Best @Alex van Baar,

Wellicht een te late reactie maar ik zag deze vraag nu pas.

Wij draaien elke avond een bulkexport van alle documenten. Het gemaakt (alleen lezen)  bestand wordt dmv van Robocopy gekopieerd naar de C schijven van zo'n 70 noodpc's (tevens gewone pc's) die dag en nacht aanstaan.

De pc's zijn op de noodstroom aangesloten. Bij een calamiteit dat netwerk en/of stroom uitgevallen is kunnen de documenten geraadpleegd worden die staan op de C schijf.

Bij een calamiteit dat het netwerk niet beschikbaar is wordt er binnen 1 uur overgeschakeld naar een noodnetwerk om ons EPD te waarborgen. Via het noodnetwerk kan het alleen lezen bestand ook geraadpleegd worden via een snelkoppeling naar onze domain controler.

 

Reputatie 3
Badge +7
Dank voor je snelle raectie. Maar wie kunnen bij deze documenten komen en op wat voor een manier. Heeft elke afdeling een stand-alone PC / tablet waar ze de kritische documenten kunnen raadplegen?

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring