Hoi Rosa, bij ons worden documenten decentraal en centraal beheerd. Een werkafspraak is dat de documentbeheerder voordat ze een nieuw document aanmaken, controleren of er al een documenten over het onderwerp is gepubliceerd.
Een werkafspraak t.a.v. de titel is: begin de titel niet met leesteken, lidwoord, cijfer (tenzij het niet ander kan b.v. 1.01. MRI schedel). De titel omvat waar het document over gaat met vermelding van eventueel afdeling b.v. implanon verwijderen, assisteren bij, polikliniek gynaecologie
Het is een lange adem geweest maar waar ik 13 jaar geleden mee ben begonnen is maandelijks te bekijken welke documenten er zijn gepubliceerd. Vakinhoudelijk bekijk ik ze niet maar wel of ze conform onze werkafspraken documentbeheer zijn opgesteld en of er wellicht sprake is van een dubbel document en wat de “nut noodzaak” van het document is. Dit werkt voor ons goed! Het aantal documenten (nut en noodzaak) is aanzienlijk gereduceerd. Ik weet dat er ook ziekenhuizen zijn die Zenya FLOW gebruiken om door middel van een aanvraagformulier een verzoek voor een nieuw document in te dienen.
Hartelijke groet, Silvia Scholten.
Hoi Rosa, bij ons worden documenten decentraal en centraal beheerd. Een werkafspraak is dat de documentbeheerder voordat ze een nieuw document aanmaken, controleren of er al een documenten over het onderwerp is gepubliceerd.
Een werkafspraak t.a.v. de titel is: begin de titel niet met leesteken, lidwoord, cijfer (tenzij het niet ander kan b.v. 1.01. MRI schedel). De titel omvat waar het document over gaat met vermelding van eventueel afdeling b.v. implanon verwijderen, assisteren bij, polikliniek gynaecologie
Het is een lange adem geweest maar waar ik 13 jaar geleden mee ben begonnen is maandelijks te bekijken welke documenten er zijn gepubliceerd. Vakinhoudelijk bekijk ik ze niet maar wel of ze conform onze werkafspraken documentbeheer zijn opgesteld en of er wellicht sprake is van een dubbel document en wat de “nut noodzaak” van het document is. Dit werkt voor ons goed! Het aantal documenten (nut en noodzaak) is aanzienlijk gereduceerd. Ik weet dat er ook ziekenhuizen zijn die Zenya FLOW gebruiken om door middel van een aanvraagformulier een verzoek voor een nieuw document in te dienen.
Hartelijke groet, Silvia Scholten.
Hi Silvia,
Bedankt voor je reactie. Ik heb ook nagedacht om FLOW te gaan gebruiken, maar dan zal een centrale documentbeheerder dit op moeten pakken en die hebben we niet. Ook heb ik gekeken naar de documenten die nieuw aangemaakt worden en dat zijn er veel en dan zal het controleren ook veel werk zijn.
Groet,
Rosa
Dag @Rosa Brouwers,
Als consultant raden wij klanten inderdaad steeds aan om aan hun decentrale documentbeheerders te vragen om steeds te controleren of er al geen (soort)gelijke documenten in Zenya staan vooraleer men een nieuw document aanmaakt.
Een andere mogelijkheid is natuurlijk om te werken met een meldingstype ‘Aanvraag nieuw document’ dat ook al in veel organisaties gebruikt wordt, om hier controle op te houden.
Daarnaast wil je centraal de wildgroei van documenten in jullie organisatie tegengaan door o.a. goede instructies op te stellen voor de titels van documenten, de synoniemenlijst steeds actueel en correct te houden, aanbevolen links correct in te stellen, rechten voor medewerkers goed in te stellen (voor documenten en portalen),…
Mochten er organisaties zijn die beschikken over instructies m.b.t. de opmaak van documenten voor hun documentbeheerders, dan mogen zij deze steeds delen op deze community.
Veel succes!
Groetjes, Ellen
