Vraag

Wanneer zet je een document op niet-actief?

  • 8 april 2021
  • 2 reacties
  • 24 Bekeken

Reputatie 1
Badge +2
  • Conversator
  • 18 reacties

Hallo allemaal,

Het is mogelijk om een document op niet-actief te zetten, het gaat dan niet naar het archief, maar het wordt ook niet meer gevonden bij zoeken.

Op verzoek van auteur of coördinator zetten wij wel eens documenten op niet-actief. Nu merken wij op dat dit soms niet gecommuniceerd wordt en gebruikers opeens bepaalde documenten niet meer kunnen vinden.

Graag zouden wij hier iets over vastleggen en we waren geïnteresseerd in het gebruik van deze optie in andere ziekenhuizen.

In welke gevallen zetten jullie een document op niet-actief? Zelf zaten we te denken aan situaties waarbij er echt foutieve informatie in een document staat of als het document gaat over een werkwijze die op het moment (bv. door COVID) niet van toepassing is. We twijfelen echter of we dit ook moeten doen bij documenten die verlopen zijn en pas op langere termijn worden gereviseerd, wil je dit soort documenten wel op niet-actief zetten?

Kortom, we zijn benieuwd naar jullie ideeën/richtlijnen hierover!

Groetjes,

Mila


2 reacties

Reputatie 4

Ben inderdaad benieuwd hoe deze functie gebruikt wordt.

De mogelijkheid om document op inactief te kunnen zetten is ooit bedacht omdat een document soms tijdelijk niet geldig is, bijvoorbeeld een handleiding bij een apparaat dat, omdat het in onderhoud is, tijdelijk vervangen is door een ander model of zo.

Het voorbeeld van een werkwijze die tijdelijk niet geldig is vanwege COVID past hier heel goed in. Zodra de situatie weer verandert kan het document snel gereactiveerd worden, zonder dat het uit het archief gevist hoeft te worden en opnieuw beoordeeld moet worden en zo.

In het geval dat een document fouten bevat lijkt het mij zaak zo snel mogelijk (afhankelijk van de ernst van de fouten) deze te herstellen en een nieuwe, correcte versie te publiceren. Het deactiveren is dan niet ideaal, omdat mensen toch op zoek gaan naar het document.

Reputatie 5
Badge +9

Ik gebruik deze functie wel eens als de auteur = eigenaar wil testen of medewerkers het document wel nodig hebben binnen processen en zullen missen als het er niet meer is.

Er zijn documenten die bestaan al 10 jaar en vanuit de filosofie Less=More kan de documentatie soms afgebouwd worden zonder dat processen of medewerkers daar last van hebben. Ook als het rapport “Aantal hits per doc”  oplevert dat een doc nauwelijks bekeken wordt zetten we het uit om,…….reacties te horen, of niet.

Ook tijdelijke pilots waarbij documenten gebruikt worden lenen zich voor deze functie.

Verder zelden gebruikt aangezien recovery vanuit archief mbv instellingen ook goed werkt.  

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring