Ben inderdaad benieuwd hoe deze functie gebruikt wordt.

De mogelijkheid om document op inactief te kunnen zetten is ooit bedacht omdat een document soms tijdelijk niet geldig is, bijvoorbeeld een handleiding bij een apparaat dat, omdat het in onderhoud is, tijdelijk vervangen is door een ander model of zo.

Het voorbeeld van een werkwijze die tijdelijk niet geldig is vanwege COVID past hier heel goed in. Zodra de situatie weer verandert kan het document snel gereactiveerd worden, zonder dat het uit het archief gevist hoeft te worden en opnieuw beoordeeld moet worden en zo.

In het geval dat een document fouten bevat lijkt het mij zaak zo snel mogelijk (afhankelijk van de ernst van de fouten) deze te herstellen en een nieuwe, correcte versie te publiceren. Het deactiveren is dan niet ideaal, omdat mensen toch op zoek gaan naar het document.

Ik gebruik deze functie wel eens als de auteur = eigenaar wil testen of medewerkers het document wel nodig hebben binnen processen en zullen missen als het er niet meer is.

Er zijn documenten die bestaan al 10 jaar en vanuit de filosofie Less=More kan de documentatie soms afgebouwd worden zonder dat processen of medewerkers daar last van hebben. Ook als het rapport “Aantal hits per doc”  oplevert dat een doc nauwelijks bekeken wordt zetten we het uit om,…….reacties te horen, of niet.

Ook tijdelijke pilots waarbij documenten gebruikt worden lenen zich voor deze functie.

Verder zelden gebruikt aangezien recovery vanuit archief mbv instellingen ook goed werkt.  

Ik zet het document op inactief als het nu niet van toepassing is maar misschien in de toekomst wel weer.

Er is een voordeel tov archiveren, voor de documenten met veel aangelegde linken naar andere documenten. De linken werken nog als je het document weer op actief zet. Als je een document gearchiveerd hebt en daarna weer terug zet, werken de linken niet meer.

Groet Silke