Het is goed dat je let op de titel van een document, deze moet kort omschrijven waar het over gaat en mag niet te specifiek zijn maar ook niet te algemeen.

Soms is het een overweging waar een gebruiker mee zoekt om een procedure te vinden, veelal probeer ikzelf niet te veel wetenschappelijke termen te gebruiken in de titel. Daar zoeken mensen veelal niet op, deze kun je uiteraard wel vermelden in de samenvatting, of opnemen in een syniemenlijst.

De zoekmachine doorzoekt volgende zaken:

Wat wordt doorzocht?
1.Titel van document
2.Organisatie-specifieke metavelden die zijn gemarkeerd als 'doorzoekbaar'
3.Samenvatting van het document
4.Namen van auteurs van het document
5.Beschrijving van de wijzigingen sinds de voorgaande versie
6.Volledige tekst van html, word, excel, powerpoint en pdf documenten.

In welke volgorde worden zoekresultaten getoond?
1.Documenten waarbij de titel exact overeenkomt met de zoekfrase
2.Documenten waarbij de titel overeenkomt met synoniemen van de zoekfrase
3.Documenten waarbij het Document ID exact overeenkomt met de zoekfrase
4.Documenten waarbij de exacte zoekfrase voorkomt in de titel
5.Documenten waarbij synoniemen van de zoekfrase voorkomen in de titel
6.Documenten waarbij het Document ID begint met een van de zoektermen
7.Documenten waarbij alle zoektermen voorkomen in de titel
8.Documenten waarbij de gehele zoekfrase voorkomt in de samenvatting of de inhoud van het document

9.Documenten waarbij losse zoekwoorden voorkomen in de titel, samenvatting, inhoud of metagegevens. Als er meer dan één document voldoet aan dit criterium, wordt de onderliggende volgorde bepaald door te kijken wáár de zoekwoorden voorkomen. Als een van de zoekwoorden voorkomt in de titel of het Document ID, telt dat zwaarder dan wanneer een zoekwoord enkel voorkomt in de samenvatting, inhoud, of metagegevens van het document.

Ook is het interessant om in ‘zoeken beheer’ te kijken, waar mensen veel op zoeken, daar kun je dan aanbevolen linken aan koppelen.

Wij hebben titelbeleid in ons documentbeheerbeleid opgenomen. Je begint de titel met een kernwoord, gevolgd door een dubbele punt en dan een heel korte toelichting. Dit hebben we zo afgesproken zodat er goed wordt nagedacht over de titel en verwachte zoektermen en om meer uniformiteit in de opbouw te verkrijgen.

Voorbeeld: 

Infuus: inbrengen, verzorgen en verwijderen.
Mammacare: nazorggesprek.

Daarnaast geven wij in elk geval aan ziekenhuisbreed geldende documenten een aanbevolen link mee, zodat deze boven de streep komen te staan.

Wij geven onze makers de volgende tips mee: