Skip to main content

In het UMC Utrecht willen we een deel van de documenten vanuit Zenya van het Prinses Máxima Centrum (PMC) inladen in onze iProva middels een webshare. Nu lopen we er tegenaan dat we in iProva dan niet goed duidelijk kunnen maken welke documenten van het PMC zijn en welke van het UMC. Het liefst willen we dat PMC-documenten een andere kleur krijgen oid. 

De mogelijkheden die we nu hebben is dat er bij het tonen van de zoekresultaten links gefilterd kan worden op type (webshare document) of verzameling (PMC) of dat we alle titels van de documenten wijzigen (er UMC of PMC in verwerken). Het filteren op type of verzameling vinden we niet veilig genoeg. Als er vanuit het PMC een protocol is wat lijkt op een UMC protocol en filteren op type de enige mogelijkheid is om onderscheid te maken vinden we de kans op fouten te groot. 

We hebben ook de optie besproken om alle documenten inhoudelijk zo aan te passen dat het duidelijk is vanuit welk ziekenhuis het komt, maar dan zie je dit dus pas bij het openen van een document en wij willen graag dat het bij het tonen van de zoekresultaten al duidelijk is. 

Tot nu toe lijkt het aanpassen van alle titels de enige duidelijke optie, maar ik ben benieuwd wat de ervaringen zijn van anderen.

Hoe hebben jullie dit aangepakt?

 

Extra info:

Wij zitten op iProva versie 5.15.3.0. Ik weet dat er bij Zenya de mogelijkheid is om onder de documenten in de zoekresultaten de samenvatting te tonen (waarin dan webshare document kan staan), maar voorlopig staat de overgang naar SAAS/Zenya nog niet op de planning bij het UMC Utrecht. 

 

In het UMC Utrecht willen we een deel van de documenten vanuit Zenya van het Prinses Máxima Centrum (PMC) inladen in onze iProva middels een webshare. Nu lopen we er tegenaan dat we in iProva dan niet goed duidelijk kunnen maken welke documenten van het PMC zijn en welke van het UMC. Het liefst willen we dat PMC-documenten een andere kleur krijgen oid. 

De mogelijkheden die we nu hebben is dat er bij het tonen van de zoekresultaten links gefilterd kan worden op type (webshare document) of verzameling (PMC) of dat we alle titels van de documenten wijzigen (er UMC of PMC in verwerken). Het filteren op type of verzameling vinden we niet veilig genoeg. Als er vanuit het PMC een protocol is wat lijkt op een UMC protocol en filteren op type de enige mogelijkheid is om onderscheid te maken vinden we de kans op fouten te groot. 

We hebben ook de optie besproken om alle documenten inhoudelijk zo aan te passen dat het duidelijk is vanuit welk ziekenhuis het komt, maar dan zie je dit dus pas bij het openen van een document en wij willen graag dat het bij het tonen van de zoekresultaten al duidelijk is. 

Tot nu toe lijkt het aanpassen van alle titels de enige duidelijke optie, maar ik ben benieuwd wat de ervaringen zijn van anderen.

Hoe hebben jullie dit aangepakt?

 

Extra info:

Wij zitten op iProva versie 5.15.3.0. Ik weet dat er bij Zenya de mogelijkheid is om onder de documenten in de zoekresultaten de samenvatting te tonen (waarin dan webshare document kan staan), maar voorlopig staat de overgang naar SAAS/Zenya nog niet op de planning bij het UMC Utrecht. 

 

In het Prinses Máxima centrum werken we ook samen met een groot aantal shared care centra. Een deel daarvan heeft ook iProva / Zenya. Mogelijk willen we in de toekomst daarmee ook documenten via webshares in elkaars iProva / Zenya beschikbaar maken.

 

Alleen de toevoeging ‘webshare document’ onder de zoekresultaten is dan volstrekt onvoldoende: 

Als al deze organisaties in de titels de instellingsnaam toevoegen is dat wel duidelijk, maar als we de verschillende webshares met kleur kunnen onderscheiden zou wat ons betreft het mooist zijn, Toevoegen van de naam van de webshare omgeving aan ‘webshare document’ zou (daarnaast?) ook handig zijn. Ben net als Hester benieuwd hoe andere organisaties dit zien / de webshare ingericht hebben om onderscheid beter te tonen.

Hoi @HesterH 

Bij ons zijn alle gedeelde documenten (webshared) voorzien met titel gevolgd met (bedrijfs naam/initialen). Zo kan iedereen direct zien waar het vandaan komt.  Dit is echter een aanpassing die de externe partijen zelf moeten gaan beheren.

Een document die we geshared krijgen van ZGT. Zij hebben dus van al die documenten “(ZGT)” achter de titel geplaatst 

Idem voor Saxenburgh

En documenten die wij sharen naar externe partijen staat dus “titel (LabMicTA)”

 

Een andere optie is:

Een portaal “webshare” aanmaken en daar de verzamelingen van webshare documenten/mappen tonen en die verzamelingen uitsluiten van andere portalen. 

Men moet dus echt naar een specifiek portaal gaan om webshared documenten te gaan raadplegen.

 

Hoi @Khar-Cheong,

Bedankt voor je reactie! Hebben jullie dit destijds allemaal handmatig gedaan? Het ziet er inderdaad duidelijk uit, maar vanuit verschillende kanten is de wens uitgesproken om de titels niet aan te passen. Ik neem het in iedergeval mee! 

Het is inderdaad een handmatige actie.

Wij hadden precies dezelfde problemen en onze externe klanten ook. Dus hebben we besloten om dit toe te passen. Is een eenmalige aanpassen en  goed te beheren.

@mvalken4 @Khar-Cheong  @HesterH 

Je kunt eigen (meta)velden toepassen op webshare documenten die je ontvangt van anderen.

Normaliter heb je voor iedere webshare die je ontvangt een separate map aangemaakt in je documentbeheer.

Dat opent de mogelijkheid tot het volgende:

  • Maak 1 lijst veld aan met alle namen van de externe partners die webshares met jou delen
  • Pas dat veld toe op alle webshare import mappen
  • Stel via de mapeigenschappen een standaardwaarde voor dat veld in die correspondeert met de externe partner die de webshare documenten aanlevert - dat zorgt ervoor dat alle nieuwe documenten die via die webshare binnen komen standaard van die waarde worden voorzien 
  • Label alle bestaande documenten in die map met de juiste lijstwaarde
  • Zorg ervoor dat dat veld zichtbaar is op web (dus in de documenteigenschappen van het document) of zelfs als filteroptie in de zoekresultaten (In het laatste geval is het wellicht handig om je eigen organisatienaam ook in de lijst te zetten en al je eigen documenten met die lijstwaarde te labelen).

Als je het betreffende veld toepast op alle mappen in het documentbeheer, ben je zelfs vrij om de documenten na ontvangst te verplaatsen naar een andere map.

Je bent dan minder afhankelijk van de beheerder van de verzendende partij.

Zie ook dit idee:

 

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring