Vraag

Welke documenttypen gebruik je?

  • 11 January 2019
  • 9 reacties
  • 1050 Bekeken

Reputatie 3
Badge +5
Wij gebruiken relatief veel documenttypen waardoor ik merk dat het voor de documentbeheerders niet altijd even duidelijk is welk type nu moet worden gebruikt. Denk hierbij aan typen als protocol, reglement of voorschrift, die voor de gebruiker erg op elkaar lijken en die in de praktijk dus ook vaak oneigenlijk worden gebruikt.

Ik wil dit graag opschonen, wellicht zelfs gaan werken met een processenhuis met bepaalde standaard documenttypen als afgeleide van de processen.

Hoe zit dit bij anderen? Welke documenttypen gebruiken jullie en welk idee zit daar achter?

9 reacties

Reputatie 5
Badge +8
Dag Ron,

wij maken voornamelijk gebruik van één specifiek html-sjabloon genaamd 'procedure' met een bepaalde structuur. Naast deze wordt er gebruik gemaakt van word, excel, pdf, en vrij web documenten.

Om documentstypen te categoriseren, gebruiken wij een ander metaveld dat aan 95% van onze kleine 5000-tal documenten is ingesteld. Daar maken we een onderscheid in volgende documentstypen :

Brochure
Checklist
Formulier
Functiebeschrijving
Handboek
Handleiding
Instructiekaart
Lijst
Procedure
Programma
Veiligheidskaart
Verslag
Zorgdossier
Zorgpad
Reputatie 3
Badge +5
Dag Andrej,

Dank voor je reactie.

Ik zie in jouw lijstje documenttypen die in ieder geval makkelijk van elkaar te onderscheiden zijn voor de gebruiker!
Reputatie 5
Badge +8
Onder voorschrift zou ik 'staand order' begrijpen, of gaat hier effectief over 'lege' voorschriften?

protocol/reglement vind ik inderdaad te gemeenschappelijk. Intern zouden beide onder procedure zijn beland.
Reputatie 4
Badge +7
@Ron la Lau wij hebben binnen VieCuri vier jaar geleden het besluit genomen om afscheid te nemen van een heleboel termen. Wij werken nog met de volgende vier type documenten:
  • beleidsnotitie
  • protocol
  • proces (iProcess document)
  • bijlage
Hebben hier ook geen verder verbijzondering gemaakt zoals Andrej dat heeft gedaan met de metavelden.
Dit heeft bij ons heel veel discussie bespaart over welk documenttype nu gebruikt moet worden.
Reputatie 3
Badge +5
Beste Andre,

Dank voor je reactie. Zo lean ingestoken ga ik er hier waarschijnlijk niet doorheen krijgen, maar 'keep het simple' moet wel het uitgangspunt gaan worden.
Reputatie 4
Badge +7
Beste Andre,

Dank voor je reactie. Zo lean ingestoken ga ik er hier waarschijnlijk niet doorheen krijgen, maar 'keep het simple' moet wel het uitgangspunt gaan worden.


Is ook het resultaat van het doorlopen van een lang proces. Succes @Ron la Lau
Wij zijn momenteel ook aan het kijken of het zinvol is om documenttype toe te voegen. Uitgangspunt is dan inderdaad "keep it simple" want in de praktijk blijkt het lastig welk type te kiezen. Momenteel ziet de lijst er als volgt uit:
  • Checklist
  • Formulier
  • Organogram
  • Protocol medisch/zorg inhoudelijk
  • Werkwijze (=beleid, handleiding, proces, procedure, richtlijn, werkinstructie; protocol overig => evt. koppeling met titelbeleid)
  • Zorgpad
  • Overig
Vraag is wel nog voor ons of het toevoegen van dit type aan documenten de gebruikers echt zal gaan helpen bij het vinden van documenten.
Reputatie 3
Badge +5
Beste Annet,

Dank voor je reactie. Ik denk dat dit beperkt invloed heeft op de vindbaarheid van documenten. Maar het is wel deel van het eenduidig en beheerbaar houden van het systeem. Hoe eenvoudiger het kan voor de gebruiker, hoe beter wat mij betreft.
Reputatie 5
Badge +8
Ik volg de redenering 'keep it simple' niet helemaal, tenzij dit niet gebruikt wordt als zoekveld.

Ik ga akkoord dat er een duidelijk verschil dient te zijn tussen alle documentstypes. Ervaring verteld mij echter dat gebruikers steeds zoeken zoals in bv. google. Er wordt dus niet gestart met gebruik van de zoekvelden, maar met het gebruik van zoektermen.

Door het ingeven van een zoekterm, worden er al een heel pak documenten uit de resultaten gefilterd. Welk soort type document er wordt gezocht, is dan de eerst volgende criteria. Indien hier maar 4 verschillende soorten in bestaan, zal dit de gebruiker minder goed helpen dan bij een duidelijke, grotere uitsplitsing van types.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring