Vraag

Welke rol doet niet-inhoudelijke check op documenten?

  • 19 January 2023
  • 1 reactie
  • 19 Bekeken

Badge

Wij zijn bezig de rollen mbt documentbeheer opnieuw in te richten. Het idee is dat documenten tijdelijk nog door de afdeling Kwaliteit worden gecheckt op een aantal (niet-inhoudelijke) punten voordat het document gepubliceerd wordt. Denk aan het nagaan of er niet al een dergelijk document bestaat, checken of de links allemaal goed werken, etc. Het is mij niet duidelijk hoe ik dat het best kan inrichten. Krijgt kwaliteit dan de rol van beoordelaar, of autorisator? Het verschil tussen deze twee rollen is mij ook niet helemaal duidelijk. 

Hebben andere organisaties ook een dergelijke check op documenten? Wij hebben geen behoefte aan een inhoudelijk beoordelaar van documenten, die verantwoordelijkheid leggen we bij de documentbeheerders. 


1 reactie

Badge +1

Hoe wij dit hebben ingericht: 

We hebben weinig documentbeheerders, maar wel een aantal (2) Zenya administrators die alle rechten hebben en zorgen dat er nieuwe documenten gemaakt worden, juiste labels er aanhangen (in overleg met schrijver) en de goedkeuringsrondes inrichten . Elk document gaat door hun handen, dus zij kunnen prima checken op dergelijke niet inhoudelijke zaken. Werkt vooral goed voor nieuwe documenten.

Voor sommige documenten is er een 1e goedkeuringsronde: QA die door een van die Zenya administrators wordt gedaan, Daarbij wordt er naar de niet-inhoudelijke zaken gekeken: werken de linkjes, klopt de lay-out. Daarna wordt het document op inhoud beoordeeld door vakmensen. Deze oplossing werkt vooral goed voor nieuwe versies van bestaande documenten  

Autorisator is bij ons de laatste beoordelaar en dat lijkt me niet de aangewezen persoon om dit soort dingen te laten checken (ook niet het moment om een document af te keuren, wegens fout linkje)

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring