Welke ziekenhuis heeft ervaring met een goede documentbeheer structuur?

Hallo @liandabakker,

Met mijn ervaring als consultant weet ik dat een goede en herkenbare structuur nodig is om je eindgebruikers gemakkelijk hun documenten te kunnen laten vinden. Echter waar je heel snel resultaat mee kunt krijgen is het juist inzetten van synoniemen in iProva.
Vaak staan hier zoveel synoniemen in dat er bij het zoeken bijv. resultaten in beeld komen die niets met het zoekwoord te maken hebben. Mijn tip is om te zorgen dat er enkel woorden in deze lijst staan die ook echt synoniem zijn van elkaar. Je kunt beter een kleine lijst hanteren dan een grote synoniemenlijst omdat dit zorgt juist ook voor veel resultaten.

Maken jullie gebruik van (meta)velden? En zo ja, hoe?
Wanneer je bijv. onderwerpen of thema's aan documenten ‘hangt’ en dit te fanatiek doet (“volgens mij is het ook wel handig als een document onder dit thema gevonden kan worden want soms gebruiken ze deze daar ook”) krijgt een eindgebruiker onlogische documenten bij zijn/haar zoekactie in beeld. Wees hier streng en strikt in; enkel koppelen als het document er ook echt bij hoort en anders niet.

Jullie inrichting ken ik niet, dus dit zijn een tweetal algemene tips. 

@Kelly de Jong bedankt voor je uitgebreide reactie. Is er vanuit infoland een basissynoniemen lijst beschikbaar? Onze synoniemenlijst is inmiddels inderdaad erg groot geworden.

Het gebruik van metavelden is inderdaad ook bij ons nog wel een aandachtspunt. We hebben veel documentbeheerders die inderdaad zelf de documenten aan kunnen hangen. We zijn nog zoekende hoe we dit het best kunnen inregelen en onderhouden.

Hallo @liandabakker ,

Mijn advies is om de bestaande synoniemenlijst kritisch en grondig te bekijken en op te ruimen. Een nieuwe lijst importeren en niet je oog er over heen te laten gaan zal dat probleem niet oplossen.

Een lastige is altijd om de vele documentbeheerders ‘in het gareel’ te houden. Hoe je dat wil doen is ook afhankelijk van de hoeveelheid beheerders en je inrichting van de software. Heb je ooit overwogen om met minder documentbeheerders te werken?
Documentbeheerders kunnen schrijvers uitnodigen die op hun beurt verantwoordelijk zijn voor enkel de inhoud. Dit is een exercitie die ik de afgelopen jaren heb gezien; van decentraal beheer naar (iets) centraler beheer.

Bedankt Kelly. We zijn er inderdaad nu mee bezig om zelf de lijst op te schonen.. leuk om te zien hoeveel dat scheelt!

Werken met minder documentbeheerders is zeker is wat we graag willen, alleen is dat organisatorisch nu helaas geen optie omdat er dan waarschijnlijk ergens FTE vandaan moet komen terwijl het nu allemaal al in de afdelingen meegenomen is.. Wel iets wat op ons lijstje blijft staan! 

Bedankt voor je tips!