In het Dijklander Ziekenhuis willen we kijken of we onze structuur op het gebied van documentbeheer strakker kunnen gaan inrichten.
Op dit moment wordt door de medewerkers het zoeken als redelijk lastig ervaren doordat er bv. veel hits komen bij een aantal zoektermen.
Is er een (fusie) ziekenhuis waarbij het zoeken naar documenten goed is ingericht waarbij ik een keer mag meekijken?
Welke ziekenhuis heeft ervaring met een goede documentbeheer structuur?
Hallo
Met mijn ervaring als consultant weet ik dat een goede en herkenbare structuur nodig is om je eindgebruikers gemakkelijk hun documenten te kunnen laten vinden. Echter waar je heel snel resultaat mee kunt krijgen is het juist inzetten van synoniemen in iProva.
Vaak staan hier zoveel synoniemen in dat er bij het zoeken bijv. resultaten in beeld komen die niets met het zoekwoord te maken hebben. Mijn tip is om te zorgen dat er enkel woorden in deze lijst staan die ook echt synoniem zijn van elkaar. Je kunt beter een kleine lijst hanteren dan een grote synoniemenlijst omdat dit zorgt juist ook voor veel resultaten.
Maken jullie gebruik van (meta)velden? En zo ja, hoe?
Wanneer je bijv. onderwerpen of thema's aan documenten ‘hangt’ en dit te fanatiek doet (“volgens mij is het ook wel handig als een document onder dit thema gevonden kan worden want soms gebruiken ze deze daar ook”) krijgt een eindgebruiker onlogische documenten bij zijn/haar zoekactie in beeld. Wees hier streng en strikt in; enkel koppelen als het document er ook echt bij hoort en anders niet.
Jullie inrichting ken ik niet, dus dit zijn een tweetal algemene tips.
![Kennisdeler Badge](https://uploads-eu-west-1.insided.com/infoland-nl/attachment/998cfd1c-a8db-42d1-b9e5-8c44da99a55f_thumb.png)
Het gebruik van metavelden is inderdaad ook bij ons nog wel een aandachtspunt. We hebben veel documentbeheerders die inderdaad zelf de documenten aan kunnen hangen. We zijn nog zoekende hoe we dit het best kunnen inregelen en onderhouden.
Hallo
Mijn advies is om de bestaande synoniemenlijst kritisch en grondig te bekijken en op te ruimen. Een nieuwe lijst importeren en niet je oog er over heen te laten gaan zal dat probleem niet oplossen.
Een lastige is altijd om de vele documentbeheerders ‘in het gareel’ te houden. Hoe je dat wil doen is ook afhankelijk van de hoeveelheid beheerders en je inrichting van de software. Heb je ooit overwogen om met minder documentbeheerders te werken?
Documentbeheerders kunnen schrijvers uitnodigen die op hun beurt verantwoordelijk zijn voor enkel de inhoud. Dit is een exercitie die ik de afgelopen jaren heb gezien; van decentraal beheer naar (iets) centraler beheer.
![Kennisdeler Badge](https://uploads-eu-west-1.insided.com/infoland-nl/attachment/998cfd1c-a8db-42d1-b9e5-8c44da99a55f_thumb.png)
Bedankt Kelly. We zijn er inderdaad nu mee bezig om zelf de lijst op te schonen.. leuk om te zien hoeveel dat scheelt!
Werken met minder documentbeheerders is zeker is wat we graag willen, alleen is dat organisatorisch nu helaas geen optie omdat er dan waarschijnlijk ergens FTE vandaan moet komen terwijl het nu allemaal al in de afdelingen meegenomen is.. Wel iets wat op ons lijstje blijft staan!
Bedankt voor je tips!
Reageer
Word lid van de Infoland Community
Heb je al een account? Log in
Welkom!
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Inloggen met sociaal netwerk
Inloggen met Facebook Inloggen met LinkedInEnter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.