Beantwoord

Wie controleert een document: auteur of autorisator?

  • 29 June 2022
  • 7 reacties
  • 104 Bekeken

Badge

Goedemiddag,

Ik heb een vraag en ben benieuwd hoe anderen hiermee omgaan.

De controletaak: wie is controleur een auteur of autorisator?

Wie kun je het beste nemen want een autorisator weet soms inhoudelijk niet of er dingen veranderd zijn en of het document daarop moet aangepast worden.

Maar als je een auteur als controleur neemt van een document en het document wordt goed bevonden dan wordt het document voor 2 jaar goedgekeurd door een auteur, de flow van beoordelaar en autorisator wordt dan overgeslagen. Is dit wenselijk?

Een autorisator blijft toch eindverantwoordelijke van een document, zijn/haar goedkeuring ontbreekt dan.

Is goedkeuring van een document door een auteur voldoende?

Hoe wordt hier mee omgegaan aub?

Groet Selbi,

Dcumentbeheerder 

 

icon

Antwoord op het topic Khar-Cheong 29 June 2022, 13:35

Bekijk origineel

7 reacties

Reputatie 4
Badge +5

Goedemiddag,

Wij laten de documenten altijd beoordelen door een vakinhoudelijk specialist/senior (beoordelaar), vervolgens hebben wij als autorisator een hoofdverantwoordelijke voor de afdeling. Bij ons is dat een teamleider/manager, hoofdanalist of een arts-microbioloog.

Als de documentbeheerders een controle taak krijgen dan delegeren zij het altijd naar de beoordelaar. Zij hebben inhoudelijke kennis en zijn direct op de hoogte dat het document mogelijk gereviseerd moet worden. Zij kunnen in gesprek met de auteur en/of autorisator of het daadwerkelijk aangepast moet worden of niet.

Met vriendelijke groet,

Khar-Cheong

Badge

Goedemiddag Khar-Chong,

bedankt voor je reactie

Als een beoordelaar het document o.k. vindt, dan keurt hij/zij het document goed.

Het document is dan goedgekeurd door een beoordelaar: een vakinhoudelijk iemand maar nog steeds is het document dan niet goedgekeurd door een autorisator, bij ons is dat een manager/leidinggevende of arts.

Is goedkeuring van een vakinhoudelijk iemand, in dit geval een beoordelaar, voldoende?

Moet de eindverantwoordelijke van een document: een autorisator dan niet het document goedkeuren bij een controletaak?

Alvast bedankt,

Groet Selbi,

 

Badge

Goedemorgen Khar-Chong,

Bij ons is het zo ingesteld, dat de auteur van het protocol de eerste controle doet. Ook al zijn er geen wijzingen, toch wordt een nieuwe beoordeling opgestart. Wat wij vaak zien, is dat het toch regelmatig voorkomt dat er nog opmerkingen van beoordelaars zijn. De termijn is bij ons 3 jaar.

De autorisator is bij ons meestal een teamleider, manager of arts. 

Groetjes,

Ria

 

Reputatie 4
Badge +5

Goedemiddag Khar-Chong,

bedankt voor je reactie

Als een beoordelaar het document o.k. vindt, dan keurt hij/zij het document goed.

Het document is dan goedgekeurd door een beoordelaar: een vakinhoudelijk iemand maar nog steeds is het document dan niet goedgekeurd door een autorisator, bij ons is dat een manager/leidinggevende of arts.

Is goedkeuring van een vakinhoudelijk iemand, in dit geval een beoordelaar, voldoende?

Moet de eindverantwoordelijke van een document: een autorisator dan niet het document goedkeuren bij een controletaak?

Alvast bedankt,

Groet Selbi,

 

Bij ons hebben de beoordelaars (vakspecialist/senioren) de bevoegdheid om dit te doen omdat ze wekelijks overleg hebben met de autorisatoren. En het is duidelijk in onze SOP beschreven dat ze altijd moeten overleggen met de autorisator bij twijfel/onduidelijkheden. We willen er ook naar toe dat ze een opmerking plaatsen als het document OK vinden (opmerking zou kunnen zijn: In overleg met de autorisator is het document ok en hoeft niet aangepast te worden). Ik wil dit nog als een “idee” aankaarten dat een reden verplicht is als je hiervoor kiest.

 

 

Reputatie 4
Badge +5

Goedemorgen Khar-Chong,

Bij ons is het zo ingesteld, dat de auteur van het protocol de eerste controle doet. Ook al zijn er geen wijzingen, toch wordt een nieuwe beoordeling opgestart. Wat wij vaak zien, is dat het toch regelmatig voorkomt dat er nog opmerkingen van beoordelaars zijn. De termijn is bij ons 3 jaar.

De autorisator is bij ons meestal een teamleider, manager of arts. 

Groetjes,

Ria

 

In het begin hadden we dit ook. Maar dan zag je vaak dat het document een versie ophoging kreeg zonder vakinhoudelijke aanpassingen. En als je dan versie gaat vergelijken zie je geen veranderingen. 

Afhankelijk van soort documentatie kan termijn variëren van 1-3 jaar. 

Badge

Hoi Khar-Chong en Ria,

bedankt voor jullie reacties, ik kan hier zeker wat mee en ga het voorleggen bij de verantwoordelijken. 

Zo kunnen wij een éénduidege werkwijze gaan aanhouden.

Werkse….

 

Groet Selbi Saritas

Reputatie 5
Badge +8

Bij ons is we de auteur diegene met de meeste inhoudelijke kennis en deze evalueert jaarlijks de inhoud, eventueel i.o.m. de achterban.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring