Goedemiddag,

Wij laten de documenten altijd beoordelen door een vakinhoudelijk specialist/senior (beoordelaar), vervolgens hebben wij als autorisator een hoofdverantwoordelijke voor de afdeling. Bij ons is dat een teamleider/manager, hoofdanalist of een arts-microbioloog.

Als de documentbeheerders een controle taak krijgen dan delegeren zij het altijd naar de beoordelaar. Zij hebben inhoudelijke kennis en zijn direct op de hoogte dat het document mogelijk gereviseerd moet worden. Zij kunnen in gesprek met de auteur en/of autorisator of het daadwerkelijk aangepast moet worden of niet.

Met vriendelijke groet,

Khar-Cheong

Goedemiddag Khar-Chong,

bedankt voor je reactie

Als een beoordelaar het document o.k. vindt, dan keurt hij/zij het document goed.

Het document is dan goedgekeurd door een beoordelaar: een vakinhoudelijk iemand maar nog steeds is het document dan niet goedgekeurd door een autorisator, bij ons is dat een manager/leidinggevende of arts.

Is goedkeuring van een vakinhoudelijk iemand, in dit geval een beoordelaar, voldoende?

Moet de eindverantwoordelijke van een document: een autorisator dan niet het document goedkeuren bij een controletaak?

Alvast bedankt,

Groet Selbi,

Goedemorgen Khar-Chong,

Bij ons is het zo ingesteld, dat de auteur van het protocol de eerste controle doet. Ook al zijn er geen wijzingen, toch wordt een nieuwe beoordeling opgestart. Wat wij vaak zien, is dat het toch regelmatig voorkomt dat er nog opmerkingen van beoordelaars zijn. De termijn is bij ons 3 jaar.

De autorisator is bij ons meestal een teamleider, manager of arts. 

Groetjes,

Ria

Bij ons hebben de beoordelaars (vakspecialist/senioren) de bevoegdheid om dit te doen omdat ze wekelijks overleg hebben met de autorisatoren. En het is duidelijk in onze SOP beschreven dat ze altijd moeten overleggen met de autorisator bij twijfel/onduidelijkheden. We willen er ook naar toe dat ze een opmerking plaatsen als het document OK vinden (opmerking zou kunnen zijn: In overleg met de autorisator is het document ok en hoeft niet aangepast te worden). Ik wil dit nog als een “idee” aankaarten dat een reden verplicht is als je hiervoor kiest.

In het begin hadden we dit ook. Maar dan zag je vaak dat het document een versie ophoging kreeg zonder vakinhoudelijke aanpassingen. En als je dan versie gaat vergelijken zie je geen veranderingen. 

Afhankelijk van soort documentatie kan termijn variëren van 1-3 jaar. 

Hoi Khar-Chong en Ria,

bedankt voor jullie reacties, ik kan hier zeker wat mee en ga het voorleggen bij de verantwoordelijken. 

Zo kunnen wij een éénduidege werkwijze gaan aanhouden.

Werkse….

Groet Selbi Saritas

Bij ons is we de auteur diegene met de meeste inhoudelijke kennis en deze evalueert jaarlijks de inhoud, eventueel i.o.m. de achterban.