Wie kent er een praktische werkwijze bij meerdere documentbeheerders?

  • 8 April 2019
  • 5 reacties
  • 346 Bekeken

Reputatie 1
Badge +2
Ons laboratorium heeft meerdere documentbeheerders op mappen toegewezen om elkaar beter te kunnen waarnemen. Als op een document meerdere documentbeheerders zijn ingesteld, krijgt elke documentbeheerder een bericht/notificatie (afhankelijk van de persoonlijke instellingen) als bijvoorbeeld een schrijver een conceptversie heeft ingediend. Als documentbeheerder A het document vervolgens in de beoordelingsstatus zet, blijft de notificatie bij documentbeheerder B staat.

Hoe weet documentbeheerder B dat de actie al is uitgevoerd? Je kunt wel doorklikken naar het betreffende document en dan zie je dat het document reeds in de beoordelingsstatus is gezet, maar dat is niet handig.
Wat is hier een praktische werkwijze. Zijn er ervaringen?

Groet, Rudi Evers

5 reacties

Reputatie 2
Badge +6
Goedemiddag,

Wij hebben een groep idocument beheer aangemaakt en een apart blauw poppetje idoc.
aan dit blauwe poppetje hangt het email adres van een gezamelijke mail box. De groep bestaat uit collega beheerders

Het blauwe poppetje hebben wij als beheerder aan alle documenten gekoppeld als beheerder.
De mails komen binnen op een gezamenlijk mail adres. Maar alle beheerders kunnen er wel bij om de taken af te handelen.

Vriendelijke groet
Rosanne
Reputatie 1
Badge +2
Hallo Rosanne,
mooi. Maar dan kun je dus niet herleiden wie wat wanneer? Het is dus een algemeen account, en dat willen we juist niet. Of begrijp ik je niet goed.
Groet, Rudi
Reputatie 2
Badge +6
Zeker wel.
Omdat alle beheerders aan de groep zijn toegevoegd en op naam werken is in het log op naam te zien wie wat heeft gedaan.
Het blauwe beheerderpoppetje is er alleen om alle mail op 1 mailadres binnen te laten komen.
Reputatie 1
Badge +4

Hallo Rosanne,
mooi. Maar dan kun je dus niet herleiden wie wat wanneer? Het is dus een algemeen account, en dat willen we juist niet. Of begrijp ik je niet goed.
Groet, Rudi

Hallo Rudi,

 

Wij werken bij centraal documentbeheer met 2 beheerders, en hebben bij documentbeheer onze namen en het poppetje documentbeheer. Er gaan mails naar onszelf en naar de aparte emailmap voor documentbeheer. Hier hebben we categorieën toegevoegd zodat we kunnen zien wie de melding in behandeling heeft. Daarnaast kun je in het document altijd bij activiteitenlog zien, wie wat in het document gedaan heeft, omdat we in iProva onder onze eigen naam werken.

 

groet,

Anita Kelleners

centraal documentbeheer VieCuri

Reputatie 1
Badge +2

Dank voor jullie reacties.

Inmiddels overgestapt op het pijler licentiesysteem en dan is er geen beperking met beheerders. Elke afdeling heeft nu eigen beheerder(s) en dat werkt prima. Duidelijke logging wie wat wanneer.

Groet, Rudi

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring