Wie krijgt er meldingen over opmerkingen bij een document?

berichten over opmerkingen bij documenten gaan naar de documentbeheerders. Deze kunnen echter wel  aan- of uit-gezet worden via abonnementen.

Dag Job,

Bedankt voor je snelle reactie!
Begrijp ik goed dat het dan niet mogelijk is dat deze meldingen direct terecht komen bij de schrijvers?

Groeten, Lisa 

De opmerking voor de schrijver kan de schrijver lezen bij het document als hij er aan gaat schrijven. Bij het uitnodigen van schrijvers kun je wel specifieke instructies opnemen die dan (ook) in de taak vermeld staan. Een schrijver kan echter geen abonnement hebben op opmerkingen bij een document.

@Job Kramer Klopt het dat er recent een aanpassing is gedaan in Zenya waardoor een opmerking die een beheerder bij een document plaatst waar hij zelf beheerder van is, deze niet langer daar zelf ook een mail / bericht van ontvangt in de takenlijst? Zo ja, dan vinden wij dit heel onhandig want soms bemerk je als beheerder dat iets aangepast dient te worden en plaats je een opmerking als reminder: deze ‘functie’ kunnen we nu niet meer gebruiken.

@mvalken4 ik ben niet bewust van zo'n wijzigingen, maar ik sluit het niet uit. Over het algemeen hanteren we namelijk het uitgangspunt dat je geen berichten krijgt van gebeurtenissen die je zelf hebt veroorzaakt.

@mvalken4 Dit klinkt als een bekende bug - ik heb daarom een melding aangemaakt voor de Infoland Servicedesk. We komen hier op terug.

@mvalken4 Normaliter worden er vanuit Zenya alleen berichten verstuurd naar gebruiker A als gebruiker B een handeling uitvoert waar gebruiker A belang bij heeft. Maar niet als gebruiker A zowel de veroorzaker als de ontvanger is. Gebruiker A weet dan namelijk al dat de handeling is uitgevoerd.

Voorbeeld: documentbeheerder nodigt zichzelf uit als schrijver en levert de conceptversie in. In dat geval zal die documentbeheerder daar geen bericht van krijgen.

Dit principe hebben we ook toegepast op de situatie die jij schetst, maar uit reacties is gebleken dat veel organisaties zijn gaan vertrouwen op deze uitzondering.

We hebben het herstel van deze functionaliteit daarom op de backlog gezet van onze Software ontwikkelaars. We hebben daarvoor een bug geregistreerd, omdat dat het beste past in ons proces en in weerwil van het feit dat het geen bug is vanuit het perspectief van bovenstaande regel.

Het bugnummer is 64519

@Chaim Leunissen Snap de logica dat je geen bericht ontvangt als je zelf de veroorzaker bent.

Toch zijn er meer uitzonderingen want als ik mezelf uitgenodigd heb als schrijver, ontvang ik hier een notificatie van en staat deze gelukkig ook in mijn takenlijst. En als deze uitnodiging nog actief is en ik vervolgens het document in beoordeling zet, dan ontvang ik ook bericht dat ik mijn eigen uitnodiging ingetrokken heb…... fijn dus dat je het opheffen van de uitzondering dat je bij plaatsen van een opmerking hier zelf ook een notificatie van ontvangt, als bug geregistreerd hebt! Dank!

Hm, ik heb een slecht voorbeeld gekozen, want in mijn voorbeeld gaat het om een taak (schrijversuitnodiging). En het beslismodel om te berichten over het afronden / intrekken / vervallen van een taak verschilt van het beslismodel om te berichten over zogeheten gebeurtenissen zoals "Opmerking bij een document geplaatst”.

@Chaim Leunissen Geen probleem. Het is helder dat er verschillende workflows zijn. Hoop dat voor de workflow m.b.t. ‘opmerking geplaatst’ we weer snel een notificatie gaan ontvangen, ook als degene die een opmerking plaatst zelf de beheerder is. Work around die we nu afgesproken hebben is dat je jezelf gelijk daarna uit moet nodigen om de opmerking te verwerken, maar dat kan gemakkelijk worden vergeten.

Dat is het mooie van het feit dat we er een bug voor geregistreerd hebben: je kunt dan namelijk de status van de bug eenvoudig nakijken, zie:

• 64519 voor meer info over deze specifieke bug
• https://mijn.infoland.nl/bugs/ voor het complete overzicht van alle bugs

Let op: deze links zijn alleen toegankelijk voor personen met een account op mijn.infoland.nl, zoals functioneel beheerders of IT medewerkers!

@mvalken4 Overigens zou je kunnen overwegen om inhoudelijk deskundigen (schrijvers) de rol van (decentrale) documentbeheerder te geven - dan komen de berichten over opmerkingen direct bij de door jullie gewenste personen.

Wellicht goed om te vermelden: we hanteren tegenwoordig een licentiemodel op basis van het aantal gebruikers van een module (in plaats van het aantal documentbeheerders). Ik raad je aan om contact op te nemen met jullie Infoland accountmanager als je vragen hebt over de licentiebepalingen.

Om wat voor abonnement gaat het dan? En hoe kunnen meldingen van opmerkingen uitgezet worden bij aanwezigheid van een abonnement? Is dit ook per map in te stellen, of moet dit per document?

Hoor het graag! We krijgen veel meldingen binnen van opmerkingen, terwijl desbetreffende documenten al regelmatig controleren op juistheid.

Hoi @mereldelaat,

Wanneer je bij je abonnementen de module ‘Documenten’ selecteert en daarna zoekt op ‘opmerking’ dan vind je de documenten:

@Inge Kuijpers Dank voor je snelle antwoord! Begrijp ik het goed dat je hiermee een instelling voor álle documenten aanpast? Of is dit per map in te stellen? 

Update:

Deze instelling is per account? Dus mijn collega kan hier andere instellingen hebben staan dan ik?

De instelling geldt voor alle documenten in alle mappen en je kunt dit voor jezelf instellen. Een andere gebruiker kan eigen persoonlijke voorkeuren instellen.

In applicatiebeheer kun je bij Gebruikers voor meerdere gebruikers tegelijk abonnementen voor notificaties wijzigen, gebruikers kunnen dat daarna dan wel altijd weer zelf aanpassen.