DOC (Documenten)

Stel je vraag over documentmanagement, Documenten, Processen en Interactieve Documenten

  • 581 Topics
  • 1,822 Reacties

581 Topics

C
Charissa6889Ervaren Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Hyperlink in webbrowser url balk delen met anderen - werkt dat ook wanneer het document wijzigt?

Wij vroegen ons af of de weblink die bovenin in de browser staat bij kwaliteitsdocumenten of je die ook kan delen op externe sites? Werkt deze ook wanneer het document wijzigt (nieuwe titel of nieuwe versie) of wordt dit dan een gebroken link? Wij vroegen ons af wat er dan zou gebeuren. Is dit bij jullie bekend?We weten dat de deelfunctie en hyperlink module opties zijn die je kan gebruiken, maar merken binnen het ziekenhuis dat men de link bovenin de webpagina deelt.Wij horen het graag.Vriendelijke groet, CharissaCentraal Documentbeheer

1
Job Kramer
6 uur geleden
I
ifaesStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

Hyperlinks naar Zenya documenten gaat mis bij een # in de hyperlink

We gebruiken hyperlinks vanuit een LMS om naar een document in Zenya te gaan.Hyperlinks aangemaakt in Zenya bevatten een # (bijvoorbeeld https://medewerkerzgt-kis.zgt.nl/iProva/Portal/#/document/74b0adcd-9de6-4ae4-b2d3-9d8526dce05f).Doordat wij gebruik maken van een medewerkersportaal die opnieuw de hyperlink verzend, na inloggen, gaat het gebruik van een # niet goed.Alle informatie achter de # gaat niet mee naar de webserver en de hyperlink die opnieuw verzonden wordt door het portaal gaat dan naar de startpagina van Zenya ipv naar juiste document.Is er een mogelijkheid om een hyperlink zonder # te maken?

1
Inge Kuijpers
1 dag geleden
Lisa Voesenek
Lisa VoesenekStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

Wie krijgt er meldingen over opmerkingen bij een document?

Dag,Ik vroeg me af wie er een meldingen krijgt/of iemand een melding krijgt wanneer er een opmerking wordt geplaatst bij een document. Voorbeeld: 2 collega's schrijven een document. Een collega schrijft een opmerking naar de andere collega, maar deze ontvangt hier geen bericht van waardoor de opmerking gemist wordt.Kan dit wel zo worden ingesteld?Groeten, Lisa 

3
Job Kramer
8 dagen geleden
L
LydiaReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Toggle Blokken (dichtklappen van tekstdelen die je niet nodig hebt)

het ligt misschien aan onze documenten maar soms staat er veel in en een hoop “extra” toelichtende informatie. Fijn als je net begint, maar als je het document vaker gebruikt is deze informatie weer en extra blok om doorheen te scrollen. Zou fijn zijn als je deze open of dicht kon klappen.

7
Inge Kuijpers
5 dagen geleden
A
Anita BoensmaReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Processen met gelijktijdige / parallelle activiteiten

In veel processen vinden op een gegeven ogenblik parallelle activiteiten plaats.Bijv. iemand wordt aangemeld voor poliklinische OK, vervolgens wordt patiënt preoperatief gescreend door de anesthesist, én de apotheker doet een medicatie check. Deze 2 activiteiten vinden onafhankelijk van elkaar plaats, maar moeten beide gedaan zijn voordat de vervolgactie kan worden uitgevoerd. Hierbij volgen dus twee activiteiten uit één voorgaande activiteit.Nu tekenen we dat als onderstaand voorbeeld Probleem is dat ‘Plannen ..’ een activiteit is, die maar één uitgaande lijn mag hebben. Bij het valideren krijgen we een foutmelding. We willen een aantal processen wel kunnen valideren om de tijd en/of kosten te kunnen berekenen.Heeft iemand een creatieve oplossing voor het weergeven van parallelle activiteiten? 

1
Inge Kuijpers
7 dagen geleden
Harald
HaraldStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

Beveiligingsclassificatie Office documenten overnemen in Zenya

Office documenten worden bij ons voorzien van een vertrouwelijkheid classificatie, bijvoorbeeld:Bij het uploaden naar Zenya geven de documenten met “Public” geen problemen, maar de andere classificaties geven problemen.Heeft iemand een idee of ik instellingen in Zenya kan aanpassen zodat dit zonder problemen kan?

1
Chaim Leunissen
13 dagen geleden
A
anthonywOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)

Extra informatie toevoegen aan het systeem venster om een opmerking te plaatsen

Hallo,Is het voor functioneel beheerders mogelijk om in het venster waar gebruikers opmerkingen plaatsen nog extra informatie toe te voegen?Bijvoorbeeld een herinnering om de naam te vermelden wanneer ze een opmerking maken vanuit een procesaccount.

1
Inge Kuijpers
14 dagen geleden
R
RenesOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)

Bij delegeren taak verschijnt tekst: geen andere gebruikers beschikbaar

Bij het delegeren taak verschijnt soms de tekst: kan de taak niet delegeren want er zijn geen andere gebruikers beschikbaar. Terwijl er wel andere gebruikers zijn. Bij eenzelfde soort document met zelfde beheerders, schrijvers en beoordelaars verschijnt die tekst niet en kan ik kiezen. Hoe kan dat?Vriendelijke groet S Renes

1
Inge Kuijpers
14 dagen geleden
M
M. CuijtenStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

Document controleren: aanpassen door documentbeheerder

Als documentbeheerder krijg ik in mijn takenoverzicht een signaal dat ik een document moet controleren. Als ik vanuit daar naar het document ga en dan op ‘Document controleren’ klik, en vervolgens klik op de optie 'Het document moet worden aangepast door de documentbeheerders', dan verdwijnt vervolgens het document uit beeld en ben ik weer in mijn takenoverzicht. Er verschijnt vervolgens geen nieuwe taak voor mij als documentbeheerder om het document ook daadwerkelijk aan te passen, waardoor het makkelijk vergeten wordt. Dit is anders wanneer ik in het document eerst op ‘Bewerken' klik en dan op ‘Controleren document’. Dan krijg ik wél een melding in mail en takenoverzicht dat ik het document moet schrijven. Wat is het idee achter deze workflow? Ik vind het op deze manier verwarrend, maar misschien gebruik ik het verkeerd.

1
Inge Kuijpers
14 dagen geleden
J
Johan DikErvaren Avonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Hoe maak je rapportage over documenten afhankelijk van de afdeling van een medewerker?

Is het mogelijk om een rapport te maken, die voor een medewerker alleen de resultaten van de eigen afdeling laat zien?Bv. welke documenten moeten binnenkort worden gecheckt?Ik wil niet dat ze de resultaten achteraf moeten filteren via kolommen, maar de resultaten vooraf laten bepalen door de afdeling waar de medewerker die het rapport opvraagt werkt.

2
Inge Kuijpers
14 dagen geleden
Michel Pot
Michel PotGenie
gevraagd in DOC (Documenten)

Waarom zit er (soms) zo veel verschil tussen de weergave van een document in de lezers- en beheeromgeving?

Met enige regelmaat krijg ik vragen van documentbeheerders of auteurs hoe het komt dat, wanneer een document aan de beheerkant wordt getoond (of bewerkt) de weergave soms afwijkt van datgene wat lezers zien. Ter illustratie een voorbeeld. Als eerste de weergave aan de beheerkant:Weergave documentbeheer/auteur Hieronder hoe dit zelfde stuk getoond wordt aan de eindgebruiker:Weergave eindgebruikerOm de extra witregels tussen tabel en de kop ‘Stap 3...’ weg te halen, zou in de editor de tekst rechts naast de tabel nog verder omhoog geplaatst moeten worden. Dit is niet zoals je het zou willen. In hetzelfde document gaat het overigens op andere plekken wél goed.Dus de vraag is: waar zit dit nu in en is hier een eenvoudige oplossing voor? 

4
Inge Kuijpers
14 dagen geleden
R
RenesOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)

Ongewenste schuifbalken bij raadplegen van een document

Ongewenste schuifbalk onder het hele document. Het document is in een format van Zenya (dus geen gïmporteerd format). Hoe krijg ik de schuifbalk weg? Schuifbalk in tabellen sinds de overgang van iProva naar Zenya. De tabellen bestonden echter al voor de overgang en het aanpassen van tabel en kolom eigenschappen naar 600 pixels in totaal werkt niet. Ook als er in de tabel gewerkt is met cellen splitsen of samenvoegen werkt het in de nieuwe situatie helemaal niet meer als je wilt aanpassen. |Graag suggesties!

2
Marcel Maertens
20 dagen geleden
Denise
DeniseAvonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Termen zoeken binnen beheermap

Vanuit ons ziekenhuis zijn we ons aan het voorbereiden op een verhuizing naar een nieuw gebouw. Vanzelfsprekend is het stuk documentbeheer daar ook een belangrijk onderdeel van. Ik ben aan het inventariseren welke acties we kunnen uitzetten om documentbeheerder alvast voor te bereiden op de verhuizing.  Nu vroeg ik me het volgende af: is er een mogelijkheid om binnen het applicatiebeheer ‘breed’ te zoeken. Stel ik wil inzicht in waar een bepaald telefoonnummer wordt genoemd, dat ik dan zoek op ‘06-123’ en dan direct alle gepubliceerde documenten in beeld krijg waar deze term gebruikt wordt (ik ken de functie zoeken & vervangen, maar ik wil niet nu al een telefoonnummer in productie vervangen die pas over een paar maanden daadwerkelijk gaat veranderen. Ik wil wél weten waar ik deze wijziging alvast in concept kan doorvoeren) Is er een mogelijkheid om het tijdstip van de publicatie (eind)datum aan te passen. Stel de IC verhuist 1-1-2023 om 8u 's ochtends, dan wil ik niet dat de verni

3
Inge Kuijpers
22 dagen geleden
MariskaIJzendoorn
MariskaIJzendoornAllesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Document 'mag gearchiveerd' na controle gemist door documentbeheerder

Afgelopen week merkten wij dat wanneer een document in een revisieronde gemarkeerd wordt als ‘mag gearchiveerd’ hier geen controledatum meer aangehangen wordt. Dit is op zich ook logisch. Nu had alleen de documentbeheer het bericht van de auteur gemist en is het document langere tijd (meerdere jaren) op Zenya blijven staan. In geen enkele rapportage is dit document opgevallen. We gaan nu actief kijken of dit vaker is voorgekomen.Hebben andere beheerders hier ook wel eens mee te maken gehad? Of ondervangen jullie dit op een andere manier? Ik kan me voorstellen dat het kan helpen dat wanneer een auteur kiest voor de optie ‘mag gearchiveerd’ in de controle wizard dat het document dan ook automatisch de status verlopen krijgt. Hiermee voorkom je dat niet actuele documenten per ongeluk toch blijven staan. 

1
Inge Kuijpers
28 dagen geleden
E
Eveline Janssen - Op 't EijndeAllesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Overzicht van contactpersonen bijhouden

Hallo, Ik ben op zoek naar een manier om een overzicht bij te houden van een specifieke groep contactpersonen. In dit eerste geval gaat het om alle Privacy en Security officers van alle dochter organisaties binnen onze groep. Dit is tot nu toe een document dat na veel bellen en mailen weer aangepast kan worden. Wat ik wil is dat er per kwartaal een opdracht naar alle managers gaat om het overzicht na te kijken en aan te passen indien nodig. En vervolgens voor alle medewerkers er een overzicht te raadplegen is wie de PO/SO is.  Heeft iemand ervaring hiermee of een idee op welke wijze dit het makkelijkst zou kunnen in Zenya? Met een meldingstype, vragenlijst of kaarten bak misschien? Alvast bedankt (weer) voor meedenken.Eveline

3
Job Kramer
29 dagen geleden
C
Charissa6889Ervaren Reiziger
geplaatst in DOC (Documenten)

Rapport status documenten - beoordelaars en autorisator

Goedemorgen,Wanneer wij een rapport maken om de Workflow status te tonen van Documenten, dan geven we aan dat we zowel de beoordelaars als de autorisator getoond willen hebben.Nu zien we dat bij het draaien van dit rapport enkel de beoordelaars worden getoond en niet altijd de autorisator. Terwijl de autorisator altijd ingevuld is. Soms is het veld beoordelaars leeg en is enkel autorisator gevuld, maar dan nog toont het rapport de beoordelaars en zet een - bij autorisator. Kunnen jullie ons laten weten hoe we ervoor kunnen zorgen dat beide velden juist getoond worden?Onderstaand onze velden, bij geselecteerde kolommen staat ook nog: ‘Beoordelaars die de huidige beoordeling hebben’ overschreden en de kolom ‘Map’. We horen het graag.Mvg, Charissa

2
C
28 dagen geleden
D
danakamsteegReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Link naar Lorenz richtlijn toevoegen vanuit het opstellen van een kwaliteitsdocument

Vooralsnog werken wij nog met een oudere versie van Iprova, 5.14. Mogelijk is de vraag die ik nu heb dus niet mogelijk in deze versie, maar wel in de toekomst, dus toch snel ik 'm! Als je een kwaliteitsdocument opstelt, kun je onder het kopje verwijzingen een hyperlink toevoegen. Bij ons portaal is ook de Lorenz databank gekoppeld. Is het mogelijk om vanuit het document direct naar de juiste richtlijn van Lorenz te koppelen? Of kan dit alleen door vanuit de Lorenz databank de juiste hyperlink te kopiëren en te plakken in Iprova in het kwaliteitsdocument?

1
Inge Kuijpers
28 dagen geleden
J
Johan DikErvaren Avonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Tijdelijke waarneming tijdens vakantie / ziekte

Hoe kun je tijdelijk de taken van iemand overnemen tijdens ziekte/ vakantie? Ik zie wel een out of office melding en hoe je taken definitief over kunt nemen.

5
Job Kramer
1 maand geleden
G
G.KoningsStarter
geplaatst in DOC (Documenten)

Update Zenya en stroomschema's in de editor MxGraph

Goedemorgen allemaal,Sinds de update van iProva naar Zenya constateren we de volgende dingen:In MxGraph gemaakte stroomschema’s worden tijdens een beoordelingsronde van documenten niet goed/erg klein en niet leesbaar getoond. (In de “beheerskant” worden ze goed weergegeven) Hyperlinks in strooomschema's werken niet in de beoordelingsronde en niet of niet altijd als het doument gepubliceerd is.Ter aanvulling: wij werken in documentbeheer met de editor MxGraph van Infoland, in iProva werkte dit goed, maar sinds de update lopen we dus tegen bovenstaande dingen aan.Uiteraard is dit al gemeld bij Infoland en in onderzoek.Maar ik ben vooral benieuwd of er meer organisaties zijn die deze problemen herkennen en hier mogelijk al een oplossing voor hebben?ALvast dank en vriendelijke groetGonny Konings

0
G
1 maand geleden
kpompstra
kpompstraAvonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Documentbeheer door externen (buiten organisatie), wel iProva/Zenya gebruiker

Goedendag,We hebben een document dat regelmatig moet worden bijgewerkt. Dit document is opgesteld door het ziekenhuis waar wij mee samenwerken. Dit ziekenhuis maakt ook gebruik van iProva/Zenya.Situatie/werkwijze nu: document downloaden, mailen naar ziekenhuis, na ontvangst bijgewerkte versie weer uploaden en publiceren in ons portaal.Vraag 1:  wat zijn de mogelijkheden om het document te laten bewerken door een externe medewerker van het ziekenhuis?Vraag 2: welke uitwisselingsmogelijkheden zijn er tussen twee organisatie die beide Zenya gebruiken?Voor mezelf had ik de volgende opties in gedachten:Extern gebruikersbeheer? Maar hierover kan ik geen informatie vinden?  Delen van het document via Webshare, maar bewerking is niet mogelijk! Fictieve gebruiker aanmaken en (schrijvers)rechten geven om specifieke documenten te beheren. Dus uitwisseling gebruikersnaam en wachtwoord met externe gebruiker, die dan toegang heeft tot onze iProvaBij optie 3: onze iProva applicatie draait binnen onze

6
Inge Kuijpers
14 dagen geleden
Judith1989
Judith1989Starter
gevraagd in DOC (Documenten)

Icoontje wanneer alle taken zijn afgehandeld

Als je alle documeten hebt gelezen krijg je een icoontje te zien. Wat moet dit voorstellen? Een frituurpan? Bubbelbad? Het houdt al lang de gemoedren hoog. 

1
Job Kramer
1 maand geleden
E
Eveline Janssen - Op 't EijndeAllesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Soort leesbevestiging voor publicatie

Hallo community. Heeft iemand ervaring met procedures delen met medewerkers voordat deze gepubliceerd wordt? Nu wordt een document gepubliceerd en volgt een leesbevestiging waarme medewerkers te lezen/leren krijgen wat de nieuwe werkwijze is. Dit is eigenlijk te laat. Op het moment van publiceren zouden alle medewerkers al moeten weten wat de nieuwe werkwijze is, maar een leesbevestiging is op dit moment de beste manier die we hebben om iedereen te informeren. Heeft iemand ervaing met een work-around of een idee hoe dat we een grote groep medewerkers kunnen informeren van nieuwe werkwijze en bij afronden van deze ‘leesbevestiging’ het document pas publiceren? Ik zit te denken of we de beoordelingsrond hiervoor kunnen misbruiken, maar dat lijkt me niet wenselijk. Alvast bedankt voor het meedenken. 

10
Chaim Leunissen
1 maand geleden
Denise
DeniseAvonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Hyperlinks automatisch laten vervangen

Onze protocollencommissie heeft een nieuwe protocol gepubliceerd: “Vitale functies, EWS”, hierin staan veel (sub) handelingen zoals bloeddruk, hartfrequentie, ademhaling, saturatie en temperatuur. In veel bestaande protocollen, wordt nog verwezen naar oude hyperlinks met hierin de losse subhandelingen. Is het mogelijk om deze automatisch eten laten vervangen door het nieuwe gebundelde “vitale functies” protocol? Of is het anders mogelijk om te vinden wáár (welke documenten) in het portaal hyperlinks zijn gemaakt naar bepaalde protocollen?  Bedankt alvast! 

4
E
1 maand geleden
K
Kathleen NolletReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Beschermd veld - logica achter reden wijziging

Beste, Binnen onze organisatie zijn we een nieuwe categorisatie-structuur aan het uitrollen omtrent de documenten. Dit opdat de ‘voorkant’ van opdelingen van de bibliotheek inhoudelijk relevanter wordt. Er is een nieuw beschermd veld toegevoegd. Dit veld dient nu voor ieder bestaand document ingevuld te worden. Echter merk ik op dat men soms botst tegen onderstaande pop-up, waarbij gevraagd wordt om een reden voor een wijziging op te geven. Echter gaat het steeds om een eerste invulling van dit veld (dat anders gewoon leeg blijft). Wat is de logica achter wanneer deze pop-up al dan niet tevoorschijn komt? Het blijkt soms wel en soms niet door te komen bij documenten, ookal gaat het om dezelfde documentbeheerder, en lijken de benodigde rechten voor ieder document van eenzelfde documentbeheerder dezelfde te zijn… Bijkomend zou ik graag meer zicht krijgen op het precieze voordeel (en eventueel nadeel) omtrent dergelijke beschermde velden. Waarvoor is dit precies nodig? En wie krijgt er ee

1
Chaim Leunissen
1 maand geleden
T
TactusOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)

Proces document met achtergrond

Ik heb een sjabloon gemaakt voor het documenttype proces (Microsoft Visio) met een achtergrond erin. Deze wordt echter niet geaccepteerd als ik een nieuw documentsjabloon aan maak (melding Achtergronden zijn niet beveiligd). Is er een werkwijze om achtergronden te beveiligen? 

3
T
27 dagen geleden

Badges

Toon alle badges
Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring