Actie statusovergang - alleen bij wijziging in formulier
In ons VIM-meldformulier hebben we aan bepaalde antwoorden acties gekoppeld.
Zo wordt er bijv. een atuomatische email verstuurd naar de Privacy officer indien de melder 'ja’ antwoord op de vraag ‘Betreft het een datalek?’.
Dit alles zit verwerkt in de statusovergang concept → beoordelen (versturen van de melding)
Nu komt het wel eens voor dat de melder ‘nee’ aanvinkt en dat er bij beoordelen van de melding blijkt dat het wel een datalek betreft. Als de coördinator het meldformulier dan aanpast, wordt er (natuurlijk) geen email verstuurd met terugwerkende kracht. De coördinator denkt van wel, omdat dat dat in het meldformulier staat. (Dit is alleen voor de melder, niet voor de coördinator bedoelt die mogelijk iets in het meldformulier aanpast.)
Er is wel gemeld bij de coördinatoren dat ze zelf een email moeten versturen, maar dat wordt vaak vergeten.
Ik dacht, misschien lukt het mij dit achter een volgende pijl in de workflow in te richten. Het lukt mij niet om als nog een mail te versturen, zonder dat het dubbel wordt gestuurd aan de Privacy officer. Ik had gehoopt dat je in de actievoorwaarden aan kon vinken ‘indien gewijzigd’, zodat er alleen een mail wordt verstuurd indien dit veld in het meldformulier is gewijzigd. Dit is er helaas niet.
Kunnen jullie meedenken dit op een andere manier in te richten?
Bladzijde 1 / 1
Is er een aparte beoordelingsformulier? Je zou hier dan een Veld - Datalek ingevuld coördinator (Datalek geconstateerd door de coördinator) kunnen maken en op basis hiervan acties uitvoeren.
Concept: Op meldformulier zit veld - datalek ingevuld door melder
Beoordeling: Op beoordelingsformulier zit veld - datalek ingvuld door coördinator
Mooie hiervan is dat je dit naast elkaar kunt houden. Wat vult de melder in en wat vult de coördinator in.
Melder: Nee - Coordinator: Ja → betekend dat de melder dit ziet als geen datalek maar de coördinator wel en kan je eventueel bv de melder/afdeling bijscholen als dit vaker voorkomt?
Probleem zit hem dat je de melding niet terug kan zetten naar concept ….maar dat zou betekenen dat alles wat op dat pijltje zit opnieuw af gaat als concept weer wordt ingediend. Je krijgt dan dubbele acties/mails m.u.v. datalek mail.
Dag Khar-Cheong,
bedankt voor je reactie.
Ik heb dit item en je reactie overgedragen aan een collega. Zij pakt dit verder op en komt bij je terug indien er nog vragen of onduidelijkheden zijn.
Met vriendelijke groet,
Iris
Ik kom bij deze vraag van Iris uit omdat ik eigenlijk op zoek was naar hetzelfde.
Ook zouden wij graag bij wijziging in een meldformulier door melder graag opnieuw een mailbericht willen versturen aan overige betrokkenen. Graag echter zonder tussenkomst van bv. een coördinator zoals ook voorgesteld door Khar-Cheong.
Zelf kan ik ook niet dadelijk een mogelijke werkwijze terugvinden vandaar dat ik graag nog even reageer op dit item om te horen of er misschien nog tips of trics zijn die iemand met ons wil delen.
Alvast dank!
Voor dit soort zaken gebruik ik altijd onzichtbare velden in het coördinatorformulier.
In dit geval is het dus belangrijk om te weten wat de originele waarde was bij een melding. Maak éénzelfde veld, zet dit als een alleen lezen veld in het coördinatorformulier en verberg de regel waar het veld in staat.
Kopieer bij de statusovergang het antwoord naar het nieuwe (onzichtbare) veld.
In de andere statusovergang richt je in dat er een mail wordt uitgestuurd wanneer “Betreft het een datalek” = “Ja” EN “betreft het een datalek melder” = Nee
In het geval dat de melder origineel al heeft aangegeven dat het een datalek betreft wordt er dus geen tweede mail verstuurd.
Groet,
Kees
@Kees van Roijen
Dag Kees, dank je wel voor je snelle reactie.
Vraag
Kopieer bij de statusovergang het antwoord naar het nieuwe (onzichtbare) veld = statusovergang concept verzenden
In de andere statusovergang richt je in dat er een mail wordt uitgestuurd wanneer “Betreft het een datalek” = “Ja” EN “betreft het een datalek melder” = Nee
= welke statusovergang?
Ik wou een heel eenvoudige workflow inrichten waarbij de melding na verzenden naar een eindstatus gaat zonder te worden afgesloten (zodat er geen tussenkomst van coördinator nodig is) gezien het mogelijk moet blijven dat melders nog kunnen wijzigen.
Extra info
Wat ik nog vergeten ben erbij te vermelden is dat het bij ons gaat om tekstvelden waaraan nog info kan toegevoegd worden.
Ik dacht er al aan om een tweede tekstveld op het meldformulier te zetten dat de 1ste keer als niet verplicht blanco mag blijven. Echter zodra de melding al verzonden is en de melder nog wijzigt door het 2de veld in te vullen, kan je vanuit de statusovergang concept geen nieuwe mailing laten versturen gezien deze al verzonden is.
Het meldformulier wordt immers aangepast via het tabblad “formulieren” bij inzage van de melding.
Wijziging van de melding
Jou werkwijze zou ik hiervoor kunnen gebruiken door van zodra het 2de veld is ingevuld - zonder tussenkomst van de coördinator - toch vanuit het coördinatorformulier een melding kan verzonden worden. Gezien tekst geen ja/nee is maar het veld wel leeg of gevuld zou het dan ook moeten werken. Alleen - zoals mijn vraag - heb ik dan geen statusovergang op deze actie op te plaatsen of zie ik het verkeerd?
Hallo @Els Lowette,
eerlijk gezegd heb ik jouw vraag niet gelezen bij mijn antwoord aan Iris, hoewel jou vraagstuk anders is dan die van Iris, is ook hiervoor wel een oplossing.
Kan je het bedenken, dan kan je het maken is het motto!
Het bewerken van een coördinatorformulier kan alleen gedaan worden door een coördinator, jouw oplossing zal dus niet lukken omdat diegene die de informatie wil toevoegen (via extra info) hier geen rechten voor heeft.
Op het moment dat de melding overgaat naar een eindstatus wordt de melding altijd afgesloten, dat is per definitie de betekenis van een eindstatus. Het betekent niet dat je er niks meer in kan doen.
Voor het automatisch versturen van nieuwe berichtgeving is er altijd een faseovergang nodig. Wat je zou kunnen doen is een voorwaarde inbouwen met het systeemveld “Laatst gewijzigd”. Op deze manier kan je een melding nog wijzigen in een eind status, door informatie toe te voegen bij het tabblad “Extra info”, zonder dat daar een coördinator aan te pas komt!
Hiervoor zijn de volgende zaken benodigd.
Extra veld aanmaken datum laatst gewijzigd = Datum veld
dit veld zou ik inderdaad onzichtbaar maken in coördinatorformulier
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.
Bestand scannen voor virussen
Sorry, we zijn de inhoud van dit bestand nog aan het controleren om er zeker van te zijn dat het veilig is om te downloaden. Probeer het nog een keer over een paar minuten.
