Vraag

Actie statusovergang - alleen bij wijziging in formulier

  • 2 February 2024
  • 2 reacties
  • 36 Bekeken

Badge +1

In ons VIM-meldformulier hebben we aan bepaalde antwoorden acties gekoppeld.

Zo wordt er bijv. een atuomatische email verstuurd naar de Privacy officer indien de melder 'ja’ antwoord op de vraag ‘Betreft het een datalek?’.

Dit alles zit verwerkt in de statusovergang concept → beoordelen (versturen van de melding)

 

Nu komt het wel eens voor dat de melder ‘nee’ aanvinkt en dat er bij beoordelen van de melding blijkt dat het wel een datalek betreft. Als de coördinator het meldformulier dan aanpast, wordt er (natuurlijk) geen email verstuurd met terugwerkende kracht. De coördinator denkt van wel, omdat dat dat in het meldformulier staat. (Dit is alleen voor de melder, niet voor de coördinator bedoelt die mogelijk iets in het meldformulier aanpast.)

Er is wel gemeld bij de coördinatoren dat ze zelf een email moeten versturen, maar dat wordt vaak vergeten.

Ik dacht, misschien lukt het mij dit achter een volgende pijl in de workflow in te richten. Het lukt mij niet om als nog een mail te versturen, zonder dat het dubbel wordt gestuurd aan de Privacy officer. Ik had gehoopt dat je in de actievoorwaarden aan kon vinken ‘indien gewijzigd’, zodat er alleen een mail wordt verstuurd indien dit veld in het meldformulier is gewijzigd. Dit is er helaas niet.

Kunnen jullie meedenken dit op een andere manier in te richten?


2 reacties

Badge +1

Dag Khar-Cheong,

bedankt voor je reactie.

Ik heb dit item en je reactie overgedragen aan een collega. Zij pakt dit verder op en komt bij je terug indien er nog vragen of onduidelijkheden zijn.

Met vriendelijke groet,

Iris

Reputatie 5
Badge +6

Is er een aparte beoordelingsformulier? Je zou hier dan een Veld - Datalek ingevuld coördinator (Datalek geconstateerd door de coördinator) kunnen maken en op basis hiervan acties uitvoeren.

  • Concept: Op meldformulier zit veld - datalek ingevuld door melder
  • Beoordeling: Op beoordelingsformulier zit veld - datalek ingvuld door coördinator 

Mooie hiervan is dat je dit naast elkaar kunt houden. Wat vult de melder in en wat vult de coördinator in.

Melder: Nee - Coordinator: Ja → betekend dat de melder dit ziet als geen datalek  maar de coördinator wel en kan je eventueel bv de melder/afdeling bijscholen als dit vaker voorkomt?

Probleem zit hem dat je de melding niet terug kan zetten naar concept ….maar dat zou betekenen dat alles wat op dat pijltje zit opnieuw af gaat als concept weer wordt ingediend. Je krijgt dan dubbele acties/mails m.u.v. datalek mail.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring