Vraag

Afhankelijke startdatum actie: Actie starten na voltooien andere actie

  • 9 August 2022
  • 5 reacties
  • 39 Bekeken

Reputatie 2
Badge +5

Hallo allemaal,

Mijn collega's en ik zoeken naar een goed oplossing voor het uitwerken van een complexe verbetermaatregel in Flow. Om een verbetermaatregel uit te voeren is er soms een volgorde afhankelijkheid van taken. Eerst moet A een taak afronden voordat B zijn taak kan starten, waarna de volgende taak gedaan kan worden door iemand anders als B klaar is enz.. 

Als je in het begin iedereen tegelijk de taken geeft verslapt de aandacht. Als je de taken na afronding van de voorgaande taak invoert, moet je zelf elders een lijst bijhouden. Dus wij willen onze actiehouders helpen.

Je kunt een actiepunt in flow een deadline geven. Je kunt ze niet afhankelijk van elkaar starten of een startdatum geven in de toekomst. We denken er aan om te werken met een sub-meldingen, waarin de actiehouders eigenaar worden van die sub--meldingen. Elke submelding kun je dan wel een startdatum geven die aansluit op de deadline van de melding die eerst moet zijn afgehandeld, maar dat is erg statisch én het gaat ervan uit dat de deadline van de eerste actie gehaald wordt. Bovendien is het overzicht niet erg duidelijk over de hoofdmelding en de sub-meldingen.

Heeft er iemand een andere goede oplossing? Zenya Flow is geen planningstool, maar het zou handig zijn als we de taken een bepaalde (afhankelijke) volgorde kunnen geven waarbij B geïnformeerd wordt als A klaar is met zijn taak, zodat B weet dat hij kan beginnen met de vervolgstap.

Ik ben benieuwd,

Rinske


5 reacties

Reputatie 2
Badge +5

Beste Job,

Dank voor je reactie. Ik kan het helaas niet inbouwen in de workflow want elke verbetermaatregel heeft verschillende acties en die moet soms wel en soms niet in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd. sommige verbetermaatregelen hebben maar 1 actienemer en maar 1 stap, dat is overzichtelijk. Maar hoe kunnen we het goed inrichten als je voor een verbetermaatregel bijvoorbeeld de volgende situatie hebt.

  1. actie 1 door actiehouder 1
  2. actie 2, door actiehouder 2, maar die kan pas beginnen als 1 klaar is.
  3. actie 2, door actiehouders 1 en 2 samen en dat kan parallel aan actie 

Dit kan dus niet in de standaard workflow want de acties, het aantal acties en de betrokken actiehouders verschilt per verbetermaatregel. Het uitwerken van een verbetermaatregel kan soms een klein projectje zijn. En die volgorde van stappen die zouden we ook graag in Zenya verwerken. Heb je daar ook een idee voor? Eigenlijk zou het handig zijn als je een actie of de start van een nieuwe melding afhankelijk kunt maken van het afhandelen van een voorgaande actie of melding. Dus submelding 2 gaat automatisch van start als submelding 1 is afgehandeld enz. Kan dat?

Groet,

Rinske

Reputatie 4
Badge +5

Hoi @Rinkse

Ik denk dat je moeilijkheid zit in het automatiseren - zo te horen kun je niet voor iedere situatie de juiste voorwaarden bepalen op grond van de reeds aanwezige velden in je meldingstype.
Vanuit dat perspectief: heb je onderzocht om via de “Wat moet ik doen?”-tabel per status te beschrijven welk beslismodel er toegepast dient te worden, op basis waarvan een medewerker met coördinator rechten de juiste actiepunten kan toewijzen?

Als de actiepunten op zichzelf een statusverloop anders dan "nieuw - in behandeling - afgehandeld” dienen te hebben, dan zou je dat via submeldingen kunnen inrichten. Je kunt voor alle situaties de juiste knoppen toevoegen aan de "Wat moet ik doen?”-tabel (dus zowel voor het aanmaken van 1 of meer actiepunten als voor het aanmaken van submeldingen).

Zie De WAT MOET IK DOEN- Tabel voor het afhandelen van je meldingen | Infoland Community voor meer informatie over deze suggestie. 

Reputatie 2
Badge +5

Dankjewel Chaim,

Dankjewel voor het meedenken! Ik heb je antwoord bestudeerd en besproken met mijn collega's, maar ik denk dat mijn collega's eigenlijk een soort MS project willen bij elke verbetermaatregel. Daarmee kun je de grote verbetermaatregelen, die in feite bestaan uit een heleboel kleine stappen, met verschillende actiehouders, verschillende deadlines en afhankelijkheden, gedetailleerd volgen. Ik vermoed daarom Zenya daar momenteel niet de geschikte tool voor is. Maar het zou heel mooi zijn als het dat in de toekomst wel kan zijn.

Groet,

Rinske

Reputatie 4
Badge +5

Hoi @RinskeS 

Ik ben nieuwsgierig: heb je de mogelijkheden van het aanmaken van submeldingen in detail onderzocht? In dat geval registreer je vanuit 1 hoofdmelding verschillende submeldingen.

  • Vanuit die hoofdmelding is er toegang tot de verschillende submeldingen, zodat je die kunt volgen.
  • Een submelding is altijd gebaseerd op een meldingstype. Dat betekent dat je een submelding kunt voorzien van een eigen workflow, afwijkende rechten, deadlines etc.
  • Je bent niet beperkt tot het gebruik van maar 1 meldingstype voor het aanmaken van submeldingen vanuit een hoofdmelding
  • Je kunt overzichten van submeldingen klaarzetten voor iedere specifieke groep van actiehouders
  • Vanuit de hoofdmelding kun je zien hoe de voortgang is en er is een rapportoptie genaamd "Meldingen met lijst van submeldingen” beschikbaar in de Zenya Rapportage module

Als je deze route in de praktijk wil testen, dan zijn dit de eerste twee stappen:

  1. Richt minimaal twee meldingstypen in: 1 meldingstype waarin je de overkoepelende melding registreert en 1 waar je de submelding in vast legt
  2. Leg vervolgens een relatie tussen beide meldingstypen, zie Relatie aanmaken en toevoegen bij een melding

Mocht dit niet aansluiten bij je doelstellingen, dan kun je overwegen om een idee te registreren. Infoland gebruikt ideeën als inspiratie voor verdere doorontwikkelingen, zie Alles over statussen van ideeën en meer
Belangrijk detail: beschrijf je idee in termen van onderstaande aandachtspunten:

  • Wat is het probleem en wat je wil bereiken? 
  • Probeer het doel zo duidelijk mogelijk te omschrijven, zodat duidelijk wordt wat de uitdaging is die we samen proberen op te lossen.
  • Voor wie probeer je iets op te lossen?
  • Beschrijf welke voordelen dit idee de gebruiker oplevert, zodat de toegevoegde waarde duidelijk naar voren komt. 

 

Reputatie 4

Volgens mij is de meest voor de hand liggende oplossing dit met de workflow te regelen, waarbij je verschillende statussen gebruikt voor wanneer bepaalde actiepunten zijn afgehandeld, en je op de statusovergang automatisch actiepunten aanmaakt (al dan niet onder bepaalde voorwaarden).

Het woordje 'soms’ in je omschrijving is een complicerende factor. Als je dit niet altijd wilt doen kan het een uitdaging zijn om dit handig in te richten. Niettemin is de workflow typisch je instrument om een bepaalde volgordelijkheid af te dwingen.

NB: als je workflow erg ingewikkeld wordt, kun je eventueel ook combineren met je eigen submelding idee. Maar dan zou ik de standaard workflow voor verbetermaatregelen laten zoals het is en een submelding toevoegen met een workflow die alle volgordelijkheid van taken regelt in de workflow van die submelding.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring