Beantwoord

Automatische mail bij afsluiten melding niet opnieuw versturen na heropenen.

  • 27 August 2021
  • 3 reacties
  • 34 Bekeken

Badge

Goedemorgen,

Bij het afhandelen van een klacht wordt bij het afsluiten een automatische mail gegeneerd.

Onze klachtenfunctionaris wilde een aantal oude meldingen heropenen om nog iets toe te voegen, waardoor bij opnieuw afsluiten die mail ook opnieuw verstuurd werd.

Is dat het in te stellen dat bij heropenen die mail niet opnieuw verstuurd wordt?

Groet Elke

icon

Antwoord op het topic Inge Kuijpers 31 August 2021, 13:16

Bekijk origineel

3 reacties

Hoi @Elke de Boer,

Je zou dat op kunnen lossen met een veld waarvoor je de waarde instelt bij de statusovergang naar ‘Afgesloten'. Bijvoorbeeld een veld ‘Melding is afgesloten (geweest)’ met de waardes Ja en Nee. Bij de statusovergang naar afgesloten zet je de waarde van dit veld dan op ‘Ja’ en bij de actie voor het versturen van de e-mail voeg je een voorwaarde toe ‘veldwaarde is ongelijk aan Ja'. Het e-mailbericht wordt dan alleen verstuurd als de melding nog niet in status ‘Afgesloten’ is geweest.

Reputatie 6
Badge +7

Wij hebben in verschillende meldtypes een extra status.

Je kan de melding heropenen naar bijvoorbeeld de laatste status, dan volgt het reguliere afsluitproces. In dit geval gaan we er vanuit dat je iets wezenlijks aan de melding of inhoud veranderd en dat het logisch is dat afsluitstappen, zoals het verzenden van een e-mail met mogelijke nieuwe conclusie, worden uitgevoerd.

Daarnaast hebben wij de status ‘stil heropenen’. Deze gebruiken we voor als je geen fundamentele wijzigt in de melding, maar bijvoorbeeld een spelfout wil verwijderen of er blijkt nog een bijlage gekoppeld te moeten worden etc, Bij het afsluiten vanuit deze status vinden geen activiteiten plaats.

Bij ons werkt dit onderscheid heel goed.

Reputatie 5
Badge +8

Wij hebben net als Sylvia vaak ook een extra status. Het voordeel hiervan is dat je door middel van een actie in de workflow de melding kan toewijzen aan de persoon die de melding naar die status brengt. Anders krijg je nl dat de melding automatisch toegewezen wordt aan de voorkeurscoördinator die daar vervolgens een (systeem)mail van krijgt.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring