Directe hyperlink naar afdrukken vanuit mail (Meldingen)

  • 30 November 2018
  • 3 reacties
  • 227 Bekeken

Reputatie 2
Badge +1
Hallo allen,

Wij maken gebruik van 'Meldingen' (iTask) voor personeelsmutaties, en in een aantal scenario's lopen we tegen een issue aan rondom gebruiksvriendelijkheid:

Bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker worden zaken als sleutels e.d. aangevraagd. Dit maken we kenbaar aan de beveiliging door middel van enerzijds toegang tot het mutatieformulier en anderzijds een mail dat er bijv. sleutels zijn aangevraagd + een link naar de melding. Dit gaat dus slechts om een mail en niet om een actie.
In veel gevallen is het voor de uitvoerders handig dat ze een afdruk maken van het aanvraagformulier, soms staan er 4-5 dingen in die ze uit moeten voeren. Dit afdrukken gaat nu echter wat omslachtig, je moet het knopje maar net zien te vinden. Normaliter is het wel te trainen, maar in dit geval gaat het om een grote groep medewerkers die er mee moet werken. Het is gewoon niet intuïttief (schijnbaar).

Nu heb ik zelf gezocht naar een manier om een hyperlink in de mail te krijgen waarmee direct de afdrukknop geselecteerd wordt, en ook heb ik een weg verkend via het aanbieden van een gegenereerd Word document (met een samenvatting van de aanvraag, specifiek voor het type aanvraag). De hyperlink heb ik niet gevonden, en het word document kan ik niet versturen als bijlage in een latere workflow stap (Was anders nog zeer bruikbaar geweest voor andere meldingstypes).
Helaas beide geen oplossing.

Is er een manier waarop dit gebruiksvriendelijk aangeboden kan worden? Hoe kan ik zo eenvoudig mogelijk het afdrukken aanbieden aan een uitvoerder van een melding. Het gaat (denk ik) niet werken om een hele instructie te moeten sturen voor het vinden van de afdrukknop 🙂.
In feite wil je namelijk gewoon een hyperlink naar 'Afdrukken meldingsformulier'.

Dank alvast!

3 reacties

Reputatie 4
Hoi Thomas,

In plaats van gebruikers (proberen) op te leiden om de print knop te vinden is het misschien ook mogelijk om ze de informatie die ze nodig hebben makkelijker te geven. Is het in jullie geval mogelijk om een actiepunt aan te maken voor een gebruiker indien veld X is gevuld waarbij veld X het veld is waarin staat wat gedaan moet worden?

Je kan het aanmaken van een actiepunt op een status overgang voorwaardelijk maken met welke waardes er op een formulier zijn ingevuld. Zo kan een medewerker ook eenvoudiger aangeven dat hij/zij klaar is met het afhandelen van de actie.

Mocht je meer informatie willen over het instellen van deze acties bij een statusovergang dan hoor ik het graag.
Reputatie 2
Badge +1
In de ideale wereld zou dat zo werken. In de praktijk helaas (bij ons) niet. Acties heb ik ook wel overwogen, maar dat is in onze organisatie nog lang niet mogelijk, dat is nog veel te vroeg in de ‘transitie’ van een papierorganisatie 🙂. We gaan dat stapsgewijs proberen te implementeren per functiegroep.
We proberen op dit moment in kleine stapjes mensen mee te krijgen door het voor hun bekende systeem/werkwijze te automatiseren. Dat betekent voor een aantal functionarissen dat ze letterlijk nog steeds een meldformulier willen printen, de voor hun relevante velden kunnen markeren en het opslaan in een klapper voor de afhandeling. En vanuit hun perspectief valt er ook wat voor te zeggen. Van een meldformulier (personeelsmutatie) moeten zij gedurende een periode van meestal 4-6 weken, ca. 8 zaken afhandelen. Hoe makkelijk het systeem voor mij als beheerder ook is, voor hun is het een boel klikwerk (en het zijn geen functies waarbij je continu achter je pc zit). Zij hebben er een voor hun eenvoudige werkwijze voor bedacht, en dat is voorlopig prima en werkbaar.

Iedere klik extra, of het moeten uitleggen waar een print knop zit, zijn extra handelingen wat weer een drempel op werkt. Soms moeten we daarom een stap richting hun zetten, voor we ze mee kunnen nemen richting oplossingen als acties. Dat vind ik daarom nog wel eens storend om te lezen, dat gebruikers altijd naar het systeem toe moeten bewegen, terwijl dat in de praktijk in mijn optiek niet werkt.

Het kunnen faciliteren van een link naar de afdrukpagina (net als een link naar de melding) in een emailsjabloon is overigens in meerdere gevallen toepasbaar bij ons.

Dag allen,

Ik heb eigenlijk hetzelfde probleem als hierboven is omschreven. In dit geval gaat het om de aanvraag voor een scholing. Aan het eind van de melding moet een samenvatting in het personeelsdossier. Deze zijn bij ons digitaal en gaan voorlopig niet gedigitaliseerd worden.

Ik heb nu dan ook een formulier gemaakt waarop P&O een samenvatting ziet van de aanvraag. Deze samenvatting moet geprint worden en dan gearchiveerd in het personeelsdossier. Vervolgens kan P&O hier voor aftekenen (vinkje met akkoord) en krijgt de aanvrager een bevestiging dat de aanvraag goedgekeurd is en opgenomen is in het personeelsdossier. De melding is dan afgehandeld. Ik zou daarom ook graag een afdruklink ergens in een e-mailsjabloon of in een formulier willen. @Thomas de Roos hoe hebben jullie dit uit eindelijk opgelost?

 

Groeten,

Anne

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring