Vraag

E-mail sturen naar actienemer bij verstrijken deadline

  • 7 November 2019
  • 9 reacties
  • 421 Bekeken

Is er een mogelijkheid om automatisch een e-mail uit te sturen naar een actienemer bij het verstrijken van de deadline van de actie (<> deadline van de melding)?

Zo ja, hoe en waar kan ik dit configureren?

Ik weet wel waar ik de deadline kan instellen, maar waar en hoe automatische herinneringen instellen vind ik niet.

Alvast bedankt voor de feedback.


9 reacties

Hoi @evads ,

Notificaties over het naderen en het verstrijken van de deadline van een actiepunt worden automatisch naar de actienemers verstuurd. Je hoeft daar zelf niets voor in te stellen.

Je kunt de tekst van het e-mailbericht en de notificatie wel aanpassen via Applicatiebeheer > Systeeminstellingen > Systeemsjablonen.

Het gaat dan om de sjablonen:

  • Deadline van een aan mij toegewezen actiepunt nadert.
  • Deadline van een aan mij toegewezen actiepunt is verstreken.

 

Het aantal dagen vanaf wanneer een deadline voor een actiepunt ‘nadert', kun je instellen via Applicatiebeheer > Meldingen > Instellingen (op tabblad Algemeen).

Gebruikers kunnen via hun abonnementen zelf aangeven of ze deze notificaties willen ontvangen als taak en/of als e-mailbericht en met welke frequentie.

 

 

Reputatie 2
Badge +6

Wat ik hierbij jammer vind, is dat je deze mails (herinnering deadline actiepunt) niet terug kunt vinden bij de extra info of in het activiteitenlog. Voor een coördinator is niet te zien of er vanuit het systeem een herinneringsmail verstuurd is of niet. Je weet immers niet of iemand dit bij zijn/haar abonnement aan of uit heeft staan.

Het zou voor ons heel fijn zijn wanneer dit aangepast werd en inzichtelijk werd bij de extra info en in het activiteitenlog.

Hoi @J.Vantricht,

Voor het niet loggen van het versturen van de herinneringsmail; onze servicedesk pakt dit verder op.

Reputatie 2
Badge +6

Klopt het dan wel dat de eigenaar van de melding ook hetzelfde email bericht krijgt als de acienemer?

Hoi @Jenny,

Het zijn verschillende berichten:

 

Reputatie 2
Badge +6

Hoi @J.Vantricht,

Voor het niet loggen van het versturen van de herinneringsmail; onze servicedesk pakt dit verder op.

Hi @Inge Kuijpers  ik zie deze logging nog steeds niet. Is dit iets wat nog gerealiseerd is / wordt? Of is dit niet van toepassing?

Hoi @J.Vantricht,

Voor het niet loggen van het versturen van de herinneringsmail; onze servicedesk pakt dit verder op.

Hi @Inge Kuijpers  ik zie deze logging nog steeds niet. Is dit iets wat nog gerealiseerd is / wordt? Of is dit niet van toepassing?

 

We hebben dit nog met onze product owners besproken. Binnen heel Zenya worden de mails die automatisch door het systeem worden gestuurd zoals herinneringen dat een deadline nadert of is overschreden niet gelogd.

Het zou veel impact hebben om dit aan te passen. Bovendien worden de 'hoofdacties' wel altijd gelogd en is het proces dus te volgen.
Potentieel zouden er veel berichten bij kunnen komen die gelogd moeten worden, dit zou ook geen gunstige invloed hebben op de performance.

Reputatie 2
Badge +6

Hi @Inge Kuijpers ,

 

Is het op een andere manier mogelijk inzichtelijk te maken? D.m.v. een rapportage bijvoorbeeld? 

En wij hebben de instellingen ‘Deadline van actiepunt nadert’ op 5 dagen staan. Het is mij niet duidelijk wanneer de systeemmails dan gestuurd worden. Is dat éénmalig een mail op 5 dagen voor de deadline? Of zijn dat 5 emails (elke dag één) voor de deadline? En wat gebeurt er dan op de dag dat de deadline verstreken is? En in de dagen erna? 

Hopelijk kun je mij hier antwoord op geven.

Hallo @cverschuur,

 

Nee via rapportage kun je het ook niet inzichtelijk maken. Of de abonnement notificaties verstuurd zijn wordt nergens bijgehouden.

Als je  ‘Deadline van actiepunt nadert’ op 5 dagen hebt ingesteld en de notificatie onder abonnementen hebt ingeschakeld dan zal er eenmalig 5 dagen voor de deadline een e-mail verstuurd worden. 

Als je de notificatie ‘Deadline van actiepunt verstreken’ hebt ingeschakeld dan zal je als actienemer een e-mail ontvangen zodra de deadline datum vestreken is.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring