Wij hebben hiervoor uiteindelijk gewoon vaak gebruikersfeedback / vragen verzameld. Als ergens veel vragen over zijn, of veel problemen mee zijn, is het vaak onvoldoende uitgelegd of onduidelijk in de software / onduidelijk ingericht.

Zonder het bij de gebruikers te peilen, kan je natuurlijk een rapportage draaien over keuze opties. Als er een splitsing is in de workflow, of de optie om te heropenen, hoe vaak wordt die gebruikt? Worden optionele tekstvelden gebruikt? 

Daarnaast hebben we eens een uitdraai gemaakt van mensen die de meeste meldingen insturen, en hebben we met hen afgesproken in groepjes voor feedback. En eens een algemene vragenlijst aan iedereen uitgezet over invullen en afhandelen van meldingen.

Hangt dus een beetje af van de cultuur binnen eigen organisatie. Komen ze snel met vragen / problemen? Is het zinvol om informatie anoniem via vragenlijsten te halen bij je gebruikers? Maar je kunt redelijk snel achterhalen welke opties veel gebruikt worden en welke praktisch niet.

Helemaal in het begin hebben wij de meeste “winst” gemaakt door bij een aantal gebruikers informatie te gaan halen uit 1:1 gesprekken en dan vervolgens de knelpunten en ideeën voor te leggen aan een grotere groep. Dat kan alleen pijnlijk uitpakken als iemand een sterke mening heeft dat iets een bepaalde richting op moet en er vervolgens geen medestanders zijn.

Wat wij zelf ook toepassen is een ‘gebruikersonderzoek'. Je kunt dan een aantal gebruikers een fictieve of echte melding laten invullen en observeren hoe dat gaat. Wanneer die gebruiker dan hardop denkt tijdens het invullen, merk je waar problemen zijn met invullen.