Vraag

FLOW (Melden & Analyseren) rechten instellen

  • 3 March 2021
  • 6 reacties
  • 565 Bekeken

Badge

Goedemorgen,

onze organisatie maakt sinds kort gebruik van Melden & Analyseren.
In de huidige situatie is het volgende ingericht:

-    Iedere medewerker kan een melding aanmaken, de rol ‘melder’;
-    Medewerkers zien alleen incidenten van de afdeling waarop zij werkzaam zijn en incidenten die zij zelf hebben aangemaakt;
-    De afdelingen uit het contract met het hoogste inzetpercentage is nu leidend. Dit betekent dat wanneer de medewerker werkzaam is op meer dan een afdeling, deze niet van alle afdelingen de incidenten kan inzien; (das lastig)
 

Problemen in de huidige situatie die (wellicht met jullie hulp) opgelost kunnen worden:
-    Bij wijzigingen in de afdeling van de cliënt, is de historie van meldingen niet in te zien voor de nieuwe afdeling (deze staan immers op de oude afdeling);
-    Er zijn geen lees-accounts;
-    Medewerkers die verbonden zijn aan meerdere afdelingen (bijv. teammanagers, locatiehoofden) worden organisatie-brede rollen toegekend, het is wenselijk dit te beperken tot de afdelingen/locatie waar men werkzaam is; (maar hoe?!)
-    Mogelijkheid tot toevoegen toegang op incident-categorie (zodat bijvoorbeeld hoofden facilitair de incidenten van het type ‘Brand’ kunnen inzien;
-    Vervanging kan nu ingesteld worden op medewerker-niveau, niet op afdelingsniveau. Gevolg: aspirant teammanager ziet ook de andere afdelingen van teammanagers.
 


6 reacties

Reputatie 5
Badge +8

Welke onderwerpenboom hebben jullie ingesteld? Want ik denk dat hier het probleem zit is en dat dit nl niet de organisatie-eenheid is.

Wat wij nl gedaan hebben is de Organisatie-eenheden ingericht en deze als onderwerpenboom gebruikt. Dan kan je per organsatie-eenheid aangeven wie welke rol moet hebben.

Als volgt:

 

Afdeling/onderwerp Melder Coördinator Actienemer Analist Lezer Overige betrokkenen
Afdeling A Alle gebruikers

Personen die meldingen moeten behandelen en afhandelen

Voorkeurscoördinator: Leidinggevende van de afdeling A

Alle gebruikers (zo voorkom je dat niet iedereen uit de organisatie gekozen kan worden) Zelf in te vullen Management Afdeling A Alle gebruikers (zo voorkom je dat niet iedereen uit de organisatie gekozen kan worden)
Afdeling B Alle gebruikers

Personen die meldingen moeten behandelen en afhandelen

Voorkeurscoördinator: Leidinggevende van de afdeling B

Alle gebruikers (zo voorkom je dat niet iedereen uit de organisatie gekozen kan worden) Zelf in te vullen Management Afdeling B Alle gebruikers (zo voorkom je dat niet iedereen uit de organisatie gekozen kan worden)

 

 

In de workflow geef je vervolgens op de statusovergang van concept → verstuurd aan dat de persoon die verantwoordelijk is voor een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld brand) betrokken moet worden bij de melding. Daarnaast geef je ook in deze statusovergang aan dat er een mail gestuurd moet worden naar deze persoon. Het mailtje sturen is optioneel, maar wij hebben dat wel omdat de persoon anders niet weet dat er een melding gedaan is en dat hij/zij betrokken is gemaakt bij de melding.

Reputatie 5
Badge +6

@Jeske van Gassel 

Fijn dat je dit duidelijk overzicht met ons wil delen.  

Zelf ben ik bezig met inrichting van Flow en ook wij gaan werken met de organisatie-eenheden als onderwerpenboom. 

Graag wou ik u hierbij nog een vraag stellen:

Bij overige betrokkenen geeft u aan alle gebruikers.  Ik ga er van uit dat dit dan enkel alle medewerkers zijn die behoren tot die afdeling.  Dus bij Afdeling A heeft u voor overige betrokkenen alle medewerkers van Afdeling A.  

De instellingen bij statusovergang ga je dan zowel “overige betrokkenen van deze melding wijzigen” als een “e-mailbericht versturen” instellen met hierbij de personen die per type nog extra dienen geïnformeerd zoals bv. wanneer het om een agressie melding gaat ook de voorzitter van de werkgroep rond Agressie op de hoogte gesteld wordt.

 

Het is toch zo dat de overige betrokkenen die je via rechten hebt ingesteld dan eigenlijk overschreven worden?

 

 

 

 

Reputatie 5
Badge +8

Bij overige betrokkenen geeft u aan alle gebruikers.  Ik ga er van uit dat dit dan enkel alle medewerkers zijn die behoren tot die afdeling.  Dus bij Afdeling A heeft u voor overige betrokkenen alle medewerkers van Afdeling A.  → hiermee bedoel ik echt alle medewerkers van de gehele organisatie en niet alleen de medewerkers van afdeling A.

De instellingen bij statusovergang ga je dan zowel “overige betrokkenen van deze melding wijzigen” als een “e-mailbericht versturen” instellen met hierbij de personen die per type nog extra dienen geïnformeerd zoals bv. wanneer het om een agressie melding gaat ook de voorzitter van de werkgroep rond Agressie op de hoogte gesteld wordt.

 

Het is toch zo dat de overige betrokkenen die je via rechten hebt ingesteld dan eigenlijk overschreven worden? → dit staat los van de inrichting in de rechtenstructuur. Er wordt niks overschreven. De overige betrokkenen die in de rechtenstructuur staan kunnen door coördinatoren gekozen worden in een individuele melding. De overige betrokkenen die je regelt in de workflow geldt voor alle meldingen met de aangegeven voorwaarden.​​​​​

 

Reputatie 5
Badge +6

@Jeske van Gassel 

Dag Jeske

Ah, als ik het dan goed begrijp hebben de toegevoegde “overige betrokkenen” onder rechten bij de melding enkel toegang tot de meldingen wanneer ze ook toegevoegd worden aan de statusovergang via voorwaarden.  Het is niet zo dat overige betrokkenen (best alle medewerkers zoals u aangeeft) dan meldingen kunnen inzien of berichten  krijgen bij meldingen wanneer ze niet ergens aan een statusovergang gelinkt worden?

 

Hallo @Els Lowette,

De “overige betrokkenen” op het rechten tabblad van het meldingstype zijn inderdaad de mogelijke overige betrokkenen.  Ze hebben pas rechten om meldingen in te zien zodra ze effectief aan de melding zelf zijn toegevoegd als overige betrokkene.

Je kunt iemand handmatig bij een melding toevoegen als overige betrokkene of in de workflow via de actie “overige betrokkenen van deze melding wijzigen”.

 

Reputatie 5
Badge +6

@Cindy Segers 

Heel duidelijk, dank je wel!

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring