Formulieren verbinden en flow inrichten in Zenya

Hoi ​@E Willemsen,

Kun je toelichten wat je bedoelt met ‘de workflow met elkaar verbinden'?

Misschien helpt dit stappenplan je alvast op weg:

Bedankt die had ik gevonden inderdaad.

Wat ik eigenlijk wil weten is:

Als ik een nieuw meldingstype heb gemaakt en formulieren heb toegevoegd. Hoe zorg ik dan dat deze in de workflow op de juiste plek staan zodat als formulier 1 ingevuld is, de flow automatisch naar stap 2 gaat? En bij de juiste personen terecht komt.

Hi ​@E Willemsen,
 

In FLOW "verbind" je formulieren niet met pijltjes aan elkaar, maar koppel je ze via de statussen en statusovergangen in de workflow. Door het verzenden van een formulier laat je de melding automatisch naar de volgende stap doorschuiven, en met een actie op die stap bepaal je bij wie de melding terechtkomt. Ik leg beide onderdelen hieronder uit.

Even het grote plaatje

Een meldingstype bestaat uit drie samenhangende onderdelen:

• De formulieren (het meldformulier + eventuele extra workflow-/actieformulieren).

• De workflow (statussen, statusovergangen en automatische acties daarop).

• De rechten-/rollenverdeling (melder, coördinator, actienemer, enz.).

Een formulier hang je altijd óf aan een status, óf aan een statusovergang. Dát is de koppeling.

Deel 1 - Zorgen dat de melding na formulier 1 automatisch naar stap 2 gaat

1. Ga naar Applicatiebeheer > Meldingen > Meldingstypen en open je meldingstype.

2. Open het tabblad Workflow.

3. Het meldformulier (stap 1) hangt aan de startstatus "Concept". Klik op het potloodje achter het meldformulier om in te stellen of/wanneer er na het verzenden automatisch een statusovergang plaatsvindt. Zo komt de melding na verzenden automatisch in de volgende status (bijv. "In behandeling").

4. Selecteer vervolgens de status waarin formulier 2 ingevuld moet worden en ga naar het paneel Formulieren bij de status.

5. Klik op de knop om een formulier toe te voegen, kies formulier 2, kies wie het moet invullen, en zet de optie aan dat het verzenden van dit formulier een (voorwaardelijke) statusovergang veroorzaakt.

6. Werk je met een voorwaarde? Kies dan het veld waarop de voorwaarde gebaseerd is en versleep de veldwaarden naar de juiste statusovergang. Daarmee bepaalt het antwoord naar welke volgende status de melding gaat.

Bestaat de gewenste overgang nog niet in je workflow? Activeer die dan eerst: klik op de vertrekstatus > Wijzigen > vink bij "Overgang naar" de gewenste aankomststatus aan, en klik daarna op de nieuwe verbindingslijn om die verder in te richten.

Let op: een statusovergang die je volledig automatisch laat uitvoeren (op basis van voorwaarden) kan niet óók nog een losse actie "Formulier invullen" bevatten - die twee sluiten elkaar uit. Gebruik voor de combinatie "formulier invullen → doorstromen" daarom de route via "Formulieren bij de status" hierboven.

Deel 2 - Zorgen dat de melding bij de juiste persoon terechtkomt

Dit regel je met een automatische actie op de statusovergang. Je hebt grofweg drie opties:

Optie A - Vaste coördinator/rol
Klik op de statusovergang > Wijzigen > de + (Nieuwe actie toevoegen) > kies "Melding toewijzen". Standaard gaat de melding dan naar de voorkeurscoördinator. In een volgende overgang kun je 'm desgewenst opnieuw toewijzen.

Optie B - Toewijzen aan wie op het formulier is gekozen (flexibel - vaak het handigst)

1. Maak bij Velden een veld aan van het type Gebruiker (eventueel beperkt tot bijv. alleen coördinatoren of actienemers).

2. Plaats dit veld op het formulier dat vóór de toewijzing wordt ingevuld.

3. Voeg op de statusovergang de actie "Melding toewijzen" toe en kies "Gebruiker ingevuld in het veld" / "Toevoegen vanuit het veld", en selecteer je gebruikersveld.
   De melding wordt dan automatisch toegewezen aan de persoon die op het vorige formulier is geselecteerd.

Optie C - Automatisch op basis van organisatie-eenheid
Gebruikt je meldingstype de organisatiestructuur? Dan kun je op het tabblad Rechten de rechten "linken" per organisatie-eenheid, zodat meldingen/actiepunten automatisch bij de coördinator of actienemer van die eenheid terechtkomen.