Het juist actieformulier koppelen aan de juiste melding

Ik weet niet zeker of ik je vraag goed begrijp, maar hieronder wat uitleg. Ik hoop dat je er daarmee uitkomt.

Workflow- en actiepuntformulieren kunnen op 2 manieren gebruikt worden:

1. In de workflow (gekoppeld aan een status, invullen bij statusovergang, of actiepunt aanmaken om in te vullen op een statusovergang)
2. In de melding, mits het formulier nog niet in de workflow gebruikt wordt

Je kunt dus ofwel in de workflow ervoor zorgen dat onder bepaalde condities een formulier wordt ingevuld of een actiepunt wordt aangemaakt voor het invullen van een bepaald formulier. Dat wordt elke keer dat een statusovergang plaatsvindt waarop zo’n actiepunt wordt geëvalueerd op basis van de dan aanwezige informatie. Je moet dus ofwel correcties doorvoeren voordat de statusovergang doorlopen wordt, of de mogelijkheid bieden om een status terug te gaan om een overgang opnieuw uit te voeren. Je kunt ook op dezelfde statusovergang onder verschillende voorwaarden verschillende actiepunten aanmaken.

Het alternatief is het niet in de workflow te regelen. Dat geeft meer flexibiliteit (want op elk moment zijn alle formulieren beschikbaar) maar daarmee ook meer kans op fouten, als men het verkeerde formulier kiest.

@Job Kramer begrijp ik het goed, dat als ik het actieformulier alleen maar aanmaak,  iedereen met coordinatorrechten het actieformulier kan bewerken en aanvullen?

@Job Kramer, het is mij (collega van Lida Bruinen) toch nog niet helemaal duidelijk want ik kan het actieformulier op een status zetten zodat iedere coördinator het formulier kan in- en aanvullen. 

Maar als ik het niet doe zie ik als coördinator het actieformulier niet.

Ik denk dat het handig is dat jullie even contact hebben met een consultant van Infoland. Die kan waarschijnlijk makkelijker jullie vragen rechtstreeks beantwoorden dan via dit community topic. Ik heb het intern in ieder geval even doorgezet.

Hallo @Stephanie van der Veen,

In het meldformulier staat een veld waarin het soort wordt aangegeven (vallen of Medicatie etc). Op basis van de keuze in dit veld kun je de workflow ‘dingen’ laten doen. Mag ik vragen wat jullie reden is om met actieformulieren te werken?

In ieder geval is mijn advies om niet x (actie)formulieren te maken maar met zogenoemde voorwaardelijke secties te werken in 1 actieformulier. Door het zelfde veld waarin de soort wordt aangegeven in het meldformulier nog eens te plaatsen op het actieformulier als een ‘al gebruikt veld’ en als ‘alleen lezen’ in te stellen zodat de ingevulde waarde vanuit het meldformulier wordt overgenomen, kun je in het actieformulier allerlei voorwaardelijke secties maken en zodoende de juiste vragen bij de juiste soort in beeld plaatsen. Desgewenst kun je zelfs de vraag met de soort uit beeld zetten door de rij te verbergen. Dit is beter te beheer(s)en. en je workflow wordt er eenvoudiger van.