Het onzichtbaar maken van ontvangers vanuit acties binnen een workflow

​@Chaim Leunissen 

Wij hebben de verschillende rollen vanuit de organisatie nu allemaal in gebruik dus is verder opsplitsen niet een directe mogelijkheid. Binnen een van de rollen staat nu een gebruikersgroep die maakt dat er vanuit een overkoepelend rol en functioneel beheer snel kan worden meegekeken. De collega's in deze groep ontvangen nu ook op naam mails voor deze rol en worden  meegenomen bij reacties op deze mail. Echter is de informatie voor deze collega's niet van meerwaarde. Vandaar het idee om de ontvangers onzichtbaar te maken. Gekeken naar de voorwaarden is dit naar ons idee niet anders in te richten. Maar mochten daar andere ideeën over zijn hoor ik dat graag. 

Hoi ​@Hester Bonné 

Uit je omschrijving maak ik op dat de medewerkers heel goed in staat zijn om te bepalen wie er wel en niet belang hebben bij het e-mail bericht. Dat geeft zicht op een directe oplossing: vraag de medewerkers om de irrelevante namen uit de mail te halen voordat ze de mail doorsturen of beantwoorden. Maar het is natuurlijk prettiger als de eerste mail alleen aankomt bij de personen die er belang bij hebben.

En dat brengt me op het volgende: welke criteria passen medewerkers toe om te bepalen welke meldingen wel en niet belangrijk zijn voor hen?
Als je dat heel helder hebt, dan kun je nagaan of dat direct te automatiseren is o.b.v. de huidige inrichting of dat je wellicht een aantal zaken expliciet dient te registreren in meldingen.

Daarnaast is het goed om te weten dat je mails kunt verzenden naar specifieke gebruikers en/of gebruikersgroepen:

1. Kies bij het actietype "e-mail versturen” in de tweede stap voor de optie "De volgende ontvangers” en selecteer de gewenste ontvangers via het Zenya adresboek:
    

   

    

2. In de volgende stap van de mailactie kun je een (of meer) voorwaarde(n) benoemen bij die actie, bijvoorbeeld een combinatie van een bepaalde organisatie-eenheid en een risico-score:
    

   

     3. Voeg een tweede mail actie toe als je anderen een mail wil sturen over een melding met een hoge score voor dezelfde organisatie-eenheid. Of een mail aan andere personen van een andere afdeling, maar met dezelfde score.

Je kunt er tot slot voor kiezen om de rechten en rollen te laten staan. Ik hoop echter dat dit voldoende mogelijkheden biedt om doelgerichter mails uit te sturen.