Hoe omgaan met incidenten die niet-zorgafdelingen betreffen?

  • 4 February 2020
  • 7 reacties
  • 174 Bekeken

Reputatie 4
Badge +7

In Bernhoven hebben we het incidentmelden zo ingericht dat er alleen op afdelingen in de directe patiëntenzorg gemeld kan worden. Dit levert nog wel eens problemen op in situaties waarbij de melder (of coördinator) van mening is dat de melding thuishoort bij bijv. ICT of transport/logistiek. Voorbeeld: een polikliniek maakt een VIM-melding omdat ze geen schone instrumenten hebben ontvangen van de CSA. In dit geval wordt ‘op de CSA’ gemeld, maar de coördinator is van mening dat het aan de afdeling transport ligt. De melding kan echter niet toegewezen worden aan transport, omdat dit, volgens onze begrippen, geen afdeling in de directe patiëntenzorg is. 

Ik ben benieuwd hoe andere ziekenhuizen hiermee omgaan. Hoe hebben jullie de organisatie-indeling vertaald naar de rechtenstructuur in iTask? Wat zijn hierbij de uitgangspunten?

Alvast dank voor jullie feedback.

Groet,

Michel Pot

Bernhoven


7 reacties

Reputatie 6
Badge +7

Wie hebben meldlocaties en bijbehorende DIM-commissies. Sommige DIM-cies hebben meerdere meldlocaties onder zich. De meldlocaties zijn niet gelijk aan afdelingen maar zijn gerelateerd aan werkplekken (soms onder meerdere afdeling vallend) of diensten die dwars door de afdelingsstructuur heen gaan.

Dit betekent dat wij bijvoorbeeld een meldlocatie ‘patiëntentransport’ hebben. Patiënten transport valt onder ‘Logistiek en Services', een productgroep van het Servicebedrijf.

Reputatie 5
Badge +8

Bij ons worden tot nu toe alleen incidenten gemeld waar direct een klant (MIK) en/of medewerker(MIM) bij betrokken is.

Incidenten t.a.v. ondersteunende/facilitaire diensten/producten worden via TOPdesk gemeld.

Ik kan me echter voorstellen dat je iTask als meld- en actiesysteem hiervoor wilt inrichten, Ik zou dan echter altijd een apart meldtype inrichten voor facilitaire en ondersteunende diensten.

Bij de inrichting van rechten en actiepunten iTask gebruiken we bij alle meldtypes de organisatieboom binnen iProva die gebaseerd is op de specifieke Organogrammen van de totale organisatie.

Wellicht heb je iets aan deze info voor jullie vraagstuk :kissing::sweat_smile:

Reputatie 4
Badge +7

@Silvia van Gils @Emile Korver dank voor jullie reacties. Ik ga kijken wat ik met deze nieuwe inzichten kan ...

Reputatie 5
Badge +8

Wij hebben alle afdelingen in de Organisatie-eenheden (onderwerpenboom) zitten.

In het meldtype VIM hebben we bij de patiëntgerelateerde afdelingen de rol melder wel ingericht en bij de niet-patiëntgerelateerde afdelingen niet. Wel hebben we bij alle afdelingen de rol coördinator ingericht. Bij de patiëntgerelateerde afdelingen is dit de decentrale VIM-commissie en bij de niet-patiëntgerelateerde afdelingen is dit alleen het afdelingshoofd.

Hierdoor kan een melding altijd doorgezet worden naar een niet-patiëntgerelateerde afdeling en kan het afdelingshoofd de melding oppakken, maar er kan niet op deze afdelingen een melding gemaakt worden.

Voor ons werkt dit perfect.

Reputatie 3
Badge +5

Goedendag,

Bij onze organisatie spelen dezelfde vraagstukken. We gebruiken Zenya FLOW voor MIC-MIM meldingen (Meldingen Incident Cliënt/Medewerker) en Topdesk voor meldingen naar ondersteunende afdelingen als ICT, Technische Dienst etc.

Voorbeeld van vraagstuk die wij nu hebben

Er worden meldingen gedaan die cliënt gerelateerd zijn over Voeding. Vaak betreft dat een melding over de cliënt zelf zoals verkeerde consistentie, maar ook wel meerdere cliënten of een hele afdeling, bijvoorbeeld dat alle Voeding (avondeten) koud is aangeleverd of andere zaken die misgaan.

Het voorstel van de verpleegkundige was om de melding dan te laten afhandelen door een coördinator van de Centrale keuken i.p.v. de verpleegkundige als coördinator. Echter het blijft dan een cliënt (of medewerker) gerelateerde melding.

Wat je zou willen is:

  1. de MIC-MIM (cliënt en medewerker gerelateerde) meldingen kunnen doen
  2. meldingen voor locatie, afdeling of groep aan ondersteunende diensten en/of vakgroepen/expertiseteams

De oplossing van @Jeske van Gassel spreekt me overigens wel aan. En ik ben het eens met @Emile Korver om dan een apart meldingstype in te richten.

Daarbij opgemerkt om dan voor beide meldingstypen wel zo veel mogelijk dezelfde (globale) velden te gebruiken om integrale rapportage en/of analyse mogelijk te maken.

Overigens hebben wij nu de ondersteunende diensten (nog) niet in de organisatie-eenheid structuur opgenomen.

Sinds Zenya 7.2.0 hebben we ook de mogelijkheid om een mede-eigenaar toe te voegen. Zie ook de opmerkingen hierover in 🎁 Wat is er nieuw in Zenya 7.2.0? | Infoland Community

Overigens speelt bij veel organisatie het vraagstuk van waar doen we meldingen: Zenya, Topdesk, AFAS (ticketsysteem), ONS NEDAP, etc. Mijn mening is dat je eigenlijk alle meldingen in 1 systeem zou moeten hebben waarbij je ook een bevindingen en verbeter flow inricht. 

Wij gaan daar in ieder geval mee bezig en hebben al verschillende voorbeelden gezien.

M.vr.gr.

Klaas Pompstra

Reputatie 4
Badge +6

Hoi,

In Zuyderland worden meldingen toegewezen aan de afdeling waar het incident heeft plaats gevonden. Dit kan de hele organisatiestructuur zijn. Voor de inrichting van onze organisatie-eenheden maken we gebruik van de kostenplaatsen zoals die door onze afdeling Finance zijn ingericht (dit houden we zoveel mogelijk gelijk aan elkaar). 
Dus indien een melding gerelateerd is aan een niet-patiëntgebonden/ondersteunende afdeling kan deze daar worden neergelegd. Op basis van de rechten bepalen we op welk niveau in de organisatie-eenheden dit is, zo kan bij het Facilitair bedrijf alleen op het niveau Facilitair bedrijf een melding worden ingelegd en bepaalt de coördinator daar welke teamleider de melding verder op moet pakken (melding toewijzen).

Als een melding op een patiënt-gerelateerde afdeling heeft plaatsgevonden en er is (ook) actie nodig van een ondersteunende afdeling werkt dit als volgt:

  1. Op basis van het onderwerp van de melding kan in een aantal gevallen aangegeven worden dat ondersteuning van een sleutelfiguur met betrekking tot een bepaald aandachtsgebied gewenst/noodzakelijk is. Deze persoon krijgt dan een actieformulier toegewezen bij de betreffende melding.
  2. Ook kunnen PIM-teams zelf extra acties uitzetten naar andere collega's in de organisatie voor ondersteuning bij de afhandeling van een melding.

Op deze manier kunnen we alle patiënt-gerelateerde meldingen in een meldingstype houden (ter info: Onze MIM-meldingen zitten in een apart meldingstype).

Groetjes

Annemari

Reputatie 3
Badge +6

Hier in het ETz in basis hetzelfde ingeregeld al Zuyderland

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring