Hoi @Gerlof, wij hebben voor de recall ook zo'n soort formulier.
En voor meerdere formulier gebruik ik het volgende:
Op het recallformulier een veld inbouwen waar je afdelingen kunt aanvinken die voor die recall van toepassing zijn (meerdere opties mogelijk). In de workflow verschillende acties uitzetten: als afdeling is aangevinkt, dat die afdeling dan een actiepunt krijgt om een formulier in te vullen. Dit is één keer best veel werk om te bouwen, maar daarna heb je er geen omkijken meer naar.
De afdelingen waar in dit geval nog medicatie ligt (dus die aangevinkt zijn op het formulier), krijgen een actiepunt om een formulier in te vullen. Op dit formulier moet de afdeling invullen hoeveel medicatie er daadwerkelijk nog op de afdeling ligt en dus wordt teruggestuurd (is soms anders dan dat men denkt bij bijv. logistiek of voorraadbeheer) en op dit formulier geeft de afdeling ook ‘akkoord’ (aanvinkvakje dat ze formulier naar waarheid hebben ingevuld en de acties van het formulier (in dit geval medicatie terugsturen) hebben uitgevoerd). Op het formulier van de apotheek kun je dan de aanvinkvelden (dus of afdeling gedaan heeft wat ze moeten doen) als alleen-lezen inbouwen. En als je op dat formulier ook het veld van de afdelingen neerzet als alleen lezen welke afdelingen allemaal aangevinkt waren, krijg je op deze manier voor de apotheek snel overzicht in wat al gereed is en welke afdelingen nog actie moeten uitvoeren. Voordeel is dat afdelingen heel bewust iets moeten doen en moeten invullen.
Enige nadeel met deze werkwijze is dat je in het formulier van de apotheek alle afdelingen inbouwt met een alleen-lezen veld voor het akkoord-aanvinkvakje. En niet alle afdelingen zijn altijd bij elke recall betrokken. Maar door ook het veld ‘afdelingen' erbij te zetten, kan de apotheek snel zien welke afdelingen aangevinkt waren en welke afdelingen al akkoord hebben gegeven.
Het is vast niet de meest ideale en mooie oplossing, maar bij ons werkt het wel op deze manier. Misschien ook iets voor jullie, maar ik ben ook heel benieuwd hoe andere organisaties dit hebben opgelost!
